Изменения в наименовании организации, её подразделений или должностей требуют соответствующего оформления в трудовой книжке сотрудника. Правильное оформление обеспечивает юридическую корректность записей и simplifies работу с кадровыми документами.
Нормативно‑правовая база
Для регулирования процесса внесения изменений в трудовые книжки используются два ключевых акта:
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей»;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждена Постановлением Минтруда РФ от № 69.
Основные принципы внесения изменений
Запрещается зачеркивать неправильные записи. При необходимости исправления делается отметка «Исправленное верно» (п. 52 Инструкции).
При переименовании организации, её реорганизации, смене собственника или передаче имущества в аренду вносятся данные в графы 3 и 4 трудовой книжки.
При переименовании отдела или должности запись о переводе в другой отдел не делается, если функции сотрудника не меняются.
Процедура оформления записи
Следующие шаги позволяют правильно оформить изменение в трудовой книжке:
- Подготовка документа – издаётся приказ (распоряжение) о переименовании организации, отдела или должности. В приказе указываются:
- Новое наименование;
- Дата и номер приказа;
- Обоснование изменения (например, изменение штатного расписания).
- Заполнение графа 3 – в разделе «Сведения о работе трудовой книжки» в графу 3 вносится запись:
«Организация … с … г. переименована в …». - Заполнение графа 4 – указываются реквизиты документа, ставшего основанием изменения:
наименование приказа (распоряжения), дата, номер. - Обновление трудовых договоров – при необходимости заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам работников, чьи функции изменены.
- Внесение записи в трудовую книжку – в соответствующее поле вносится запись о переименовании, подпись ответственного лица и печать организации.
Пример записи в трудовой книжке
Для наглядности рассмотрим типовой образец записи о переименовании организации:
Графа 3: «Организация «Старый Наименование» с г. переименована в «Новое Наименование»». Графа 4: «Приказ № 15 от г. о переименовании организации».
Особенности при переименовании отдела или должности
Если изменяется только название отдела или должности, но не функции работника, оформляется запись только в графе 3, без указания перевода в другой отдел. При этом:
- Не требуется оформлять перевод в штатном расписании;
- Вносятся изменения только в трудовые книжки и, при необходимости, в трудовые договоры;
- Приказ о переименовании подписывается руководителем подразделения.
Что делать, если изменение не отражено в нормативных актах?
В некоторых источниках (например, в материалах «Современный предприниматель») указывается, что запись о переименовании отдела оформляется аналогично записи о переименовании организации. Это означает, что:
- Заполняются только графы 3 и 4;
- Не оформляется отдельная запись о переводе;
- Все изменения фиксируются в приказе и отражаются в трудовых документах.
Полезные рекомендации для HR‑специалистов
Для избежания ошибок рекомендуется:
- Ведить журнал всех приказов, связанных с переименованием;
- Проверять соответствие новых наименований официальным документам;
- Своевременно обновлять трудовые договоры и карточки учёта;
- Консультироваться с юридическим отделом при сложных случаях реорганизации.
Правильная запись об изменении учреждения в трудовой книжке – важный элемент кадрового учёта. Соблюдая нормы ПОЛК № 225 и Инструкцию № 69, можно обеспечить юридическую корректность документации и упростить работу с персоналом.
Для более детального ознакомления с примерами приказов и образцами записей рекомендуем обратиться к официальным источникам и специализированным ресурсам (например, nalog-nalog.ru).