Изменение наименования работодателя – одна из типичных ситуаций‚ требующей внесения записи в трудовую книжку сотрудника․ Правильное оформление такого изменения регламентируется нормативными актами Минтруда и Трудовым кодексом РФ․ Ниже представлен подробный гид‚ включающий правовую основу‚ пошаговую инструкцию‚ образец записи и рекомендации по работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК)․

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму трудовой книжки‚ порядок её ведения и хранения․
• Трудовой кодекс РФ‚ ст․ 66 – устанавливает обязательную форму трудовой книжки и требования к внесению записей․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение к приказу № 320н) – детализирует порядок внесения сведений о переименовании организации․

Согласно пункту 7 Приказа № 320н‚ изменения записей о фамилии‚ имени‚ отчестве и дате рождения‚ а также о наименовании работодателя производятся на основании документа‚ подтверждающего такое изменение (приказ‚ распоряжение‚ решение учредителей и т․п․) с указанием его номера‚ даты и issuing органа․

Когда нужно вносить запись о переименовании?

Запись вносится в следующих случаях:

• Организация изменила своё официальное наименование (например‚ ЗАО → АО‚ ООО → ПАО)․
• Изменение произошло в результате слияния‚ разделения‚ реорганизации‚ при условии‚ что новое название зафиксировано в уставных документах․
• Работник продолжает трудовую деятельность у того же работодателя после переименования․

Если сотрудник уволен до момента официального переименования‚ запись вносить не требуется;

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовьте основание – приказ (распоряжение) о переименовании организации‚ выданный руководителем либо органом управления;
2. Определите место записи – в разделе «Сведения о работе» (графы 1‑4 трудовой книжки)․ Запись делается новой строкой после последней существующей записи о работе у данного работодателя․
3. Заполните графы:
   • Графa 1 – порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей)․
   • Графa 2 – дата внесения записи (дата‚ когда вы получили приказ о переименовании)․
   • Графa 3 – полное наименование организации после переименования (новое название)․
   • Графa 4 – основание для внесения записи: название документа‚ его номер‚ дата и орган‚ выдавший документ (например: «Приказ № 123 от г․ о переименовании ООО «Ромашка» в АО «Ромашка»»)․
4. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и печатью организации (если предусмотрено)․
5. Уведомление сотрудника – после внесения записи работнику выдаётся выписка или копия трудовой книжки с отметкой о внесении изменения․

Образец записи в бумажной трудовой книжке

Ниже представлен пример оформления записи при переименовании организации с ЗАО «Альфа» в АО «Альфа‑Плюс»․

Графa 1: 12

Графa 2:

Графa 3: АО «Альфа‑Плюс»

Графa 4: Приказ № 45 от г․ о переименовании ЗАО «Альфа» в АО «Альфа‑Плюс» (издан генеральным директором)

При оформлении в электронной трудовой книжке (ЭТК) данные вводятся в соответствующие поля формы ЕФС‑1 (раздел «Сведения о работе»)․ После загрузки в Социальный фонд России запись автоматически отражается в личном кабинете сотрудника․

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

ЭТК ведётся в информационной системе Социального фонда России․ Работодатель обязан ежемесячно передавать сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1)․
При переименовании организации в форме ЕФС‑1 указывается:

поле «Наименование работодателя» – новое название;
поле «Основание изменения» – реквизиты приказа о переименовании;
дата изменения – дата вступления приказа в силу․


Сотрудник может проверить корректность записи в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении СФР․
Если работник выбрал ведение бумажной трудовой книжки‚ работодатель всё равно должен передавать сведения в ЭТК; бумажный экземпляр служит лишь дубликатом․


Частые ошибки и как их избежать

Отсутствие ссылки на основание – запись без указания номера и даты приказа считается недействительной․ Всегда включайте реквизиты документа․
Неправильная нумерация – номер записи должен следовать за последней записью; пропуск номера приводит к путанице при проверке․
Запись в неправильном разделе – сведения о переименовании относятся только к разделу «Сведения о работе»‚ а не к разделу «Сведения о наградах» или «Общие сведения»․
Использование сокращений без расшифровки – в графе 3 необходимо указывать полное официальное наименование организации согласно уставу․
Забыв о подписи и печати – без заверения запись не имеет юридической силы․


Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись‚ если организация изменила только форму собственности (например‚ с ООО на АО)‚ но сохранила прежнее название?
Если официальное наименование (полное название) не изменилось‚ запись в трудовую книжку не вносится․ Достаточно отразить изменение в бухгалтерской отчётности․
Можно ли исправить уже сделанную запись о переименовании?
Да․ Ошибку исправляют путём внесения новой записи с пометкой «Исправлено» и указанием правильных данных‚ а также ссылкой на документ‑исправитель (приказ о внесении исправлений)․
Что делать‚ если работник отказался от бумажной трудовой книжки и перешёл на ЭТК?
Работодатель продолжает передавать сведения в форму ЕФС‑1․ Запись о переименовании делается исключительно в электронном виде; бумажный экземпляр не ведётся․
Нужно ли уведомлять сотрудника о каждом изменении в трудовой книжке?
Да․ После внесения записи работнику выдаётся выписка или копия страницы трудовой книжки с отметкой о внесении изменения под роспись․


Внесение записи о переименовании организации в трудовую книжку – обязательная процедура‚ регулируемая Приказом Минтруда № 320н и Трудовым кодексом РФ․ Соблюдение установленного порядка (указание основания‚ правильная нумерация‚ заверение подписью и печатью) гарантирует юридическую значимость записи и защищает права работника при подтверждении трудового стажа․
Независимо от того‚ ведётся ли трудовая книжка в бумажном или электронном формате‚ ключевым остаётся точное и своевременное отражение изменений в наименовании работодателя․ Следуя представленной инструкции и избегая типичных ошибок‚ кадровики и бухгалтеры обеспечат корректное ведение трудовых документов и избежут возможных споров с сотрудниками и контролирующими органами․

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству‚ 2026 г․