В процессе деятельности любой организации неизбежно происходят структурные изменения: оптимизируются бизнес-процессы, внедряются профессиональные стандарты, меняется подчиненность отделов или их наименования. Все эти преобразования напрямую затрагивают кадровый документооборот. Одним из самых частых вопросов у специалистов по кадрам является правильное оформление изменения наименования структурного подразделения и внесение соответствующих записей в трудовую книжку сотрудника.

Нормативная база и общие правила

Согласно пункту 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, в трудовую книжку работника вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, но только при условии, что работа в конкретном подразделении является обязательным условием трудового договора. Если в трудовом договоре указано только наименование должности без привязки к отделу, то и в трудовой книжке отдел можно не указывать.

Однако, если условие о работе в конкретном структурном подразделении (цехе, участке, отделе, департаменте, службе, управлении) включено в трудовой договор, информация о нем обязательно фиксируется в трудовой книжке. Следовательно, при переименовании такого подразделения в документах работника должны быть сделаны соответствующие корректировки.

Переименование подразделения vs. Изменение подчиненности

Крайне важно различать два разных кадровых процесса: непосредственное переименование отдела и изменение его подчиненности (структурной иерархии).

• Переименование подразделения — это изменение его официального наименования (например, «Служба бухгалтерского учета» стала «Управлением бухгалтерского учета»). В этом случае меняется условие трудового договора, а значит, изменения обязательно вносятся и в трудовую книжку.
• Изменение подчиненности — это структурная перегруппировка, при которой отдел сохраняет свое название, но переходит в ведение другого управления или директора (например, «Служба бухгалтерского учета» вошла в состав «Финансового управления»). Поскольку наименование самого подразделения и должности работников не меняются, а данная информация обычно не отражается в трудовом договоре, вносить записи в трудовую книжку не нужно. В этом случае достаточно утвердить изменения в структуре и штатном расписании организации.

Пошаговый алгоритм оформления переименования отдела

Переименование структурного подразделения без изменения трудовой функции работника требует соблюдения определенной процедуры:

1. Издание приказа. Руководитель организации издает приказ о переименовании структурного подразделения и внесении изменений в штатное расписание.
2. Внесение изменений в штатное расписание. Наименование отдела обновляется в штатном расписании (либо утверждается новое штатное расписание).
3. Внесение записи в трудовую книжку. На основании приказа и дополнительного соглашения в трудовую книжку вносится запись о переименовании подразделения.

Как внести запись в трудовую книжку

При переименовании структурного подразделения или должности важно соблюдать правила заполнения раздела «Сведения о работе». Особенность такой записи заключается в том, что графы 1 и 2 (номер записи и дата) не заполняются. Запись вносится в графу 3.

Примеры формулировок записей

Формулировка должна четко отражать суть произошедших изменений и содержать дату, с которой изменения вступили в силу.

• При переименовании отдела:

  «Подразделение служба технической поддержки пользователей с переименовано в Отдел технической поддержки потребителей»

  «Наименование подразделения служба бухгалтерского учета изменено на управление бухгалтерского учета»

• При переименовании должности (если меняется только название должности, а функции остаются прежними):

  «Должность начальник отдела кадров с переименована в менеджер по работе с человеческими ресурсами»

Оформление графы 4

В графе 4 трудовой книжки указывается документ, на основании которого внесена запись — обычно это приказ работодателя. Указывается наименование документа, дата и номер (например: «Приказ от № 45-к»).

Важные нюансы и частые ошибки

• Реорганизация предприятия. Если изменение названия отдела происходит в рамках глобальной реорганизации компании (слияние, присоединение, разделение), в трудовые книжки вносятся записи о реорганизации юридического лица, а затем уже фиксируются изменения структурных подразделений, если они имели место.
• Зачеркивание старых записей. При изменении наименования отдела или должности ранее внесенные записи о приеме на работу в этот отдел не зачеркиваются. Изменения оформляются путем внесения новой самостоятельной записи (как показано в примерах выше).
• Работа с электронными трудовыми книжками (ЕФС-1). Не стоит забывать, что аналогичные сведения необходимо своевременно отражать и в отчетности по форме ЕФС-1, подаваемой в Социальный фонд России.

Изменение наименования структурного подразделения — это кадровая процедура, которая требует внимательного отношения к деталям. Главное правило: если подразделение указано в трудовом договоре, любое изменение его названия влечет за собой оформление дополнительных соглашений и обязательное внесение записи в трудовую книжку. Если же меняется только подчиненность отдела (он становится частью более крупного образования без смены собственного наименования), кадровику достаточно обновить внутренние локальные акты (структуру и штатное расписание), оставляя записи в трудовых книжках работников без изменений.