Изменение наименования организации – событие, которое затрагивает не только бухгалтерию и юридический отдел, но и кадровое делопроизводство. В частности, трудовые книжки сотрудников требуют обновления, чтобы отразить актуальное название компании. Ниже – подробный разбор того, когда, как и по каким правилам необходимо вносить запись о смене названия в трудовые книжки.

Правовая основа

Согласно п. 3 ст. 1473 Гражданского кодекса РФ, каждое юридическое лицо обязано иметь официальное название, указанное в уставных документах. При изменении названия (реорганизация, слияние, переименование и т.п.) необходимо:

• внести изменения в ЕГРЮЛ и уставные документы;
• обновить внутренние нормативные акты (протокол, постановление, решение и др.);
• сообщить об изменении сотрудникам и отразить его в их трудовых книжках.

С года действует приказ Минтруда РФ № 320н, утверждающий новые формы и правила ведения трудовых книжек. Приказ действует до  г.

Что именно нужно изменить в трудовых книжках?

В трудовой книжке работника в графе 1 указывается полное наименование организации, а в графе 2 – её сокращённое название (если таковое имеется). При смене названия обе графы должны быть обновлены.

Запись о смене названия вносится в пустую строку после последней существующей записи (например, после записи об увольнении по внешнему совместительству). При этом графы 1 и 2 не заполняются заново – они просто дополняются новой записью.

Как оформить запись?

1. Документ‑основа – внутренний распорядительный акт (протокол, решение, приказ) о смене названия.
2. Цвет чернил – только черные, синие или фиолетовые, световодостойкие (чернила, паста, гель). С допускается использование технических средств (печать, штамп).
3. Разборчивость – подчеркнуть запись, без орфографических и фактических ошибок.
4. Цифры – только арабские цифры: день и месяц – двузначные, год – четырехзначный.
5. Сокращения запрещены – нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и т.п.
6. Исправления – делать нельзя, только полностью перезаписать запись.

Пошаговый алгоритм внесения изменений

1. Подготовка документа – оформить протокол/постановление о смене названия.
2. Обновление учетных данных – внести новое название в ЕГРЮЛ, устав и другие регламенты.
3. Уведомление персонала – рассылка официального распоряжения сотрудникам.
4. Подготовка трудовых книжек – в каждой книжке сотрудника найти пустую строку после последней записи.
5. Запись новой информации – в графе 1 указать новое полное название, в графе 2 – сокращённое (если есть).
6. Подпись и дата – указать дату внесения записи и подпись ответственного лица (например, руководителя отдела кадров).
7. Контроль – проверить, что запись выполнена согласно требованиям к оформлению.

Особенности для разных форм собственности

При переименовании организации могут различаться юридические последствия, однако порядок внесения записи в трудовые книжки остаётся одинаковым. Важно лишь учитывать, что:

• для акционерных обществ смена названия часто сопровождается изменением уставных документов и, соответственно, новых уставных решений;
• для предприятий с ограниченной ответственностью и ИП процесс похож, но уставные документы могут быть менее формализованы;
• при переходе от одной организационной формы к другой (например, от ООО к АО) необходимо полностью обновить все реквизиты, включая название.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли обменивать старые формы трудовых книжек на новые? – С года действует новый образец трудовой книжки. Старые формы можно использовать до их исчерпания, но при необходимости их заменяют на новые.
• Что делать со старыми бланками, оставшимися неиспользованными? – Их можно хранить в архиве организации, но они не должны использоваться для новых записей.
• Можно ли вносить изменения в уже существующие записи? – Нет. Исправления допускаются только путем полной перезаписи новой записи, без зачеркиваний и корректировок.
• Как оформить вкладыш, если изменение названия произошло после увольнения сотрудника? – Вкладыш оформляется так же, как и основная запись, но в графе 1 указывается новое название, а в графе 2 – сокращённое.

Пример оформления записи

Допустим, 15 мая 2026 г. компания «СтарыйПродукт» изменила название на «НовыйПродукт». В трудовой книжке сотрудника Ивана Петрова запись будет выглядеть так:

Графа 1: Общество с ограниченной ответственностью «НовыйПродукт»
Графа 2: НП
Подпись: ______________________ (Руководитель отдела кадров)

Запись выполнена чернилами чёрного цвета, подчеркнута, цифры указаны в арабских цифрах, сокращений нет.

Смена названия предприятия – обязательный повод для обновления кадровых документов. Правильное оформление записи в трудовых книжках обеспечивает:

• соответствие требованиям Трудового кодекса и приказов Минтруда;
• отсутствие юридических рисков при проверках;
• ясность и прозрачность информации для сотрудников.

Следуя описанному выше алгоритму и строго соблюдая требования к оформлению, вы сможете без проблем внести изменения в трудовые книжки и избежать возможных ошибок при последующих аудитах.