Изменение названия работодателя – одно из самых частых кадровых действий, которое необходимо правильно отразить в трудовой книжке (бумажной или электронной). Неправильная или отсутствующая запись может привести к спорам при подтверждении трудового стажа, при назначении пенсии или при трудоустройстве в новую организацию. Ниже представлен подробный руководство, основанное на актуальном законодательстве и практических материалах (КонсультантПлюс, статьи 2021‑2026 гг.).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – ведение трудовой книжки и внесение в неё записей о работе.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – порядок заполнения разделов и граф.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – детали о графах 1‑4 раздела «Сведения о работе».
• Письма Минтруда и Роструда (2020‑2024 гг.) – разъяснения по внесению записей при переименовании работодателя.

Согласно указанным нормативным актам, при изменении наименования организации запись вносится отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе», а в графе 4 указывается основание – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя с указанием его номера, даты и наименования органа, выдавшего документ.

Что указывать в каждой графе раздела «Сведения о работе»

При ведении электронной трудовой книжки (ЭТК) данные вносятся в соответствующие поля системы, но смысл остаётся тем же: дата, старое и новое наименование, основание.

Пошаговая инструкция для кадровой службы

1. Подготовьте основание: получите копию приказа (распоряжения) о переименовании организации, проверьте наличие номера, даты и подписи уполномоченного лица.
2. Определите порядковый номер: посмотрите последнюю запись в разделе «Сведения о работе» и присвойте следующий номер.
3. Заполните графе 2: укажите дату, с которой изменение вступает в силу (обычно дата государственной регистрации нового названия или дата приказа).
4. Заполните графе 3: сформируйте фразу вида:
   «[Старое наименование организации] с [дата] переименовано в [новое наименование организации]».
   Если изменение касается только организационно‑правовой формы (ОПФ), формулировка аналогична: «ЗАО «Весна» с переименовано в ОАО «Весна»».
5. Заполните графе 4: укажите основание: «Приказ № ___ от ___ «О переименовании организации»» (или «Решение собрания участников от ___»).
6. Подпись и печать: запись заверяется подписью ответственного кадровика и печатью организации (если трудовая книжка бумажная). В ЭТК подпись заменяется электронной подписью уполномоченного лица.
7. Сопроводительные документы: на внутренней стороне обложки трудовой книжки (или в личном деле сотрудника) рекомендуется сделать ссылку на документ‑основание: указать его номер, серию, дату выдачи и название органа, выдавшего документ (см. п. 4.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Образцы записей

Переименование ЗАО в АО

Графа 1: 15
Графа 2:
Графа 3: ЗАО «Весна» с переименовано в АО «Весна»
Графа 4: Приказ генерального директора № 78 от «О переименовании общества»

Смена организационно‑правовой формы (ООО → ПАО)

Графа 1: 22
Графа 2:
Графа 3: ООО «СтройИнвест» с переименовано в ПАО «СтройИнвест»
Графа 4: Решение общего собрания участников № 3 от «О преобразовании общества»

Переименование структурного подразделения (отдела)

Если меняется только название отдела, запись вносится в том же разделе, но в графе 3 указывается изменение подразделения:

Графа 1: 30
Графа 2:
Графа 3: Наименование отдела «Дирекция» изменено на «Аппарат управления»
Графа 4: Приказ директора по персоналу № 15‑к от «О переименовании отдела»

Пример записи в электронной трудовой книжке (поле‑по‑поле)

• Номер записи: 18
• Сведения о работе: «АО «ТехноПром» с переименовано в ПАО «ТехноПром‑Групп»»
• Основание: Приказ генерального директора № 102 от

---

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

В ЭТК поля аналогичны графам бумажной книжки:

• Поле «Номер записи» – автонумерация.
• Поле «Дата» – выбирается из календаря.
• Поле «Сведения о работе» – вводится текст записи (см. образцы выше).
• Поле «Основание» – указывается номер и дата приказа, а также возможность загрузить скан документа.

После сохранения запись автоматически становится доступной сотруднику через его личный кабинет на портале «Работа в России» или через работодателя, если тот предоставляет доступ.

Важно!

Если организация ведет одновременно бумажные и электронные трудовые книжки, запись должна быть внесена в оба вида, иначе может возникнуть несоответствие.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания даты вступления в силу. Всегда указывайте конкретную дату, с которой новое наименование считается официальным (дата регистрации в ЕГРЮЛ или дата приказа).
• Неполная формулировка в графе 3. Недостаточно написать «Переименовано». Нужно указать старое и новое наименование.
• Отсутствие ссылки на основание в графе 4. Без приказа или решения запись считается неоформленной.
• Опечатки в наименовании организации. Проверяйте spelling против ЕГРЮЛ и устава.
• Не проставлена печать/подпись. В бумажной книжке обязательна подпись ответственного лица и печать организации.

Рекомендации для кадровой службы

1. Создайте шаблон приказа о переименовании, включающий реквизиты, необходимые для трудовой книжки (номер, дата, формулировка).
2. Ведите журнал изменений наименования организации с указанием даты вступления в силу и номера приказа – это упростит подготовку записей.
3. Проводите инструктаж для сотрудников отдела кадров по заполнению графам 3‑4 раздела «Сведения о работе».
4. При переходе на ЭТК настройте интеграцию с системой кадрового учёта (1С, SAP и т.п.), чтобы при внесении приказа о переименовании автоматически формировалась запись в трудовой книжке.
5. Регулярно аудитируйте трудовые книжки сотрудников на предмет отсутствия или некорректности записей о переименовании.

Запись о смене наименования организации – обязательный элемент трудовой книжки, который подтверждает непрерывность трудового стажа несмотря на изменения в названии работодателя. Соблюдение порядка заполнения граф 2‑4, использование точной формулировки и наличие документа‑основания гарантируют законность записи и защищают интересы как работника, так и работодателя. Надеюсь, представленные образцы и пошаговая инструкция помогут вам оформить такие записи быстро и без ошибок.

Автор: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г.