С переходом на электронный документооборот и введением ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД)‚ вопрос правильного ведения трудовых книжек в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) стал критически важным. Ошибка в настройках может привести к неправильному формированию отчетности и проблемам при проверках.
В данной статье мы подробно разберем‚ как изменить способ ведения трудовой книжки для сотрудника и на что обратить внимание при настройке.
Понимание способов ведения трудовой книжки
В современной версии 1С:ЗУП существует несколько вариантов ведения учета трудового стажа. Выбор зависит от того‚ какой документ сотрудник предоставил работодателю:
- Бумажная трудовая книжка: Традиционный вариант‚ когда оригинал документа хранится в отделе кадров.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Когда сотрудник подал заявление о переходе на электронный формат.
- Без трудовой книжки: Актуально для совместителей или лиц‚ работающих по договорам ГПХ (хотя последние обычно не вносятся в трудовые).
Пошаговая инструкция по изменению способа ведения
Чтобы изменить способ ведения трудовой книжки‚ выполните следующие действия:
- Перейдите в карточку сотрудника:
Откройте раздел «Кадры» $
ightarrow$ «Сотрудники». Выберите нужного работника из списка‚ дважды кликнув по его фамилии. - Откройте раздел «Персональные данные»:
В открывшейся карточке сотрудника перейдите на вкладку «Персональные данные». - Найдите блок «Трудовая книжка»:
Прокрутите страницу вниз до раздела‚ где указаны сведения о трудовой книжке. Там вы увидите поле «Способ ведения трудовой книжки». - Измените значение:
Нажмите на выпадающий список и выберите подходящий вариант:- Бумажная
- Электронная
- Сохраните изменения:
Нажмите кнопку «Записать и закрыть».
Важные нюансы при переходе на ЭТК
Если вы меняете способ ведения с бумажной книжки на электронную‚ помните о следующих моментах:
Заявление сотрудника
Изменение в программе должно основываться на официальном заявлении работника о переходе на электронную трудовую книжку. С этого момента работодатель перестает вносить записи в бумажный бланк.
Коды ОКЗ и трудовые функции
При ведении электронной трудовой книжки и подаче сведений в ЕФС-1‚ 1С требует максимальной точности данных. Очень важно:
- Проверьте правильность заполнения кодов ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий).
- Убедитесь‚ что трудовая функция прописана четко‚ так как эта информация передается в Социальный фонд России (СФР).
Влияние на отчетность ЕФС-1
Способ ведения трудовой книжки напрямую влияет на то‚ какие данные будут подтягиваться в отчет ЕФС-1. Если указано «Электронная»‚ программа будет строго контролировать наличие всех необходимых классификаторов для корректной выгрузки XML-файла.
Резюме и рекомендации
Для обеспечения корректного кадрового учета рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:
- Регулярно обновляйте программу: 1С часто выпускает патчи для соответствия новым требованиям СФР.
- Проверяйте справочники: Используйте встроенные классификаторы для выбора должностей и функций.
- Сверяйте данные: Перед отправкой отчетности проверьте‚ совпадает ли способ ведения книжки в 1С с фактическим документом (заявлением) в личном деле сотрудника.
Помните: Неправильный выбор способа ведения трудовой книжки может привести к тому‚ что сведения о стаже сотрудника не будут корректно отображены в его индивидуальном лицевом счете в СФР.