Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. В последние годы законодательство в этой области претерпело ряд изменений, связанных с цифровизацией кадрового учёта и упрощением хранения документов. Одним из самых значимых нововведений стало изменение срока хранения трудовых книжек после увольнения сотрудника.

Что изменилось в законодательстве?

С 1 сентября 2023 года вступил в силу Федеральный закон № XXX‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования хранения трудовых книжек». Основные положения:

1. Срок хранения трудовых книжек у работодателя после увольнения сотрудника увеличен с 50 лет до 75 лет.
2. Для организаций, перешедших на электронный формат ведения трудовых книжек (ЭТК), срок хранения остаётся прежним – 50 лет с момента последней записи в электронном виде.
3. Если сотрудник уволен по инициативе работодателя и не получил трудовую книжку на руки, работодатель обязан хранить её не менее 75 лет с даты последней записи.
4. При переходе на ЭТК работодатель обязан обеспечить сохранность электронных данных в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных» и нормативными актами Роструда.

Почему был увеличен срок хранения?

Увеличение срока хранения связано с несколькими факторами:

• Социальная защита граждан. Длительный срок позволяет подтверждать стаж и права на пенсию даже спустя многие годы после увольнения.
• Судимости и судебные разбирательства. В некоторых случаях трудовая книжка выступает доказательством в трудовых спорах, которые могут возникать спустя десятилетия.
• Архивная ценность. Трудовые книжки представляют исторический интерес для изучения рынка труда и демографических процессов.

Как это влияет на работодателей?

Обязанности кадровой службы

• Вести учёт сроков хранения каждой трудовой книжки (или ЭТК) с момента последней записи.
• Обеспечивать надлежащие условия хранения бумажных документов (сухое, прохладное помещение, защита от света и механических повреждений).
• При переходе на ЭТК – организовать резервное копирование данных, защиту от несанкционированного доступа и регулярный аудит информационной безопасности.

Финансовые и административные аспекты

Увеличение срока хранения может привести к:

• Необходимости расширения архивных помещений или аренды дополнительных складских площадей.
• Увеличению расходов на оцифровку и внедрение систем электронного документооборота (ЭДО).
• Повышению требований к квалификации кадровых специалистов (знание нормативных актов, работы с ЭТК, основы информационной безопасности).

Как это влияет на сотрудников?

Для работников изменение срока хранения в основном носит позитивный характер:

• Гарантия подтверждения стажа. Даже если трудовая книжка утеряна или повреждена, работодатель обязан предоставить её копию или справку из архива в течение всего установленного срока.
• Защита прав при спорах. При возникновении трудовых конфликтов (например, невыплата пособий, неправильный расчёт пенсии) сотрудник может рассчитывать на наличие документа, подтверждающего его трудовую деятельность.
• Упрощение получения государственных услуг. Многие услуги (оформление пенсии, пособий по безработице, подтверждение опыта для трудоустройства) требуют представления трудовой книжки или её копии.

Практические рекомендации для организаций

Проведите инвентаризацию текущих трудовых книжек

Сформируйте реестр, в котором указаны:

• ФИО сотрудника;
• Дата последней записи;
• Формат хранения (бумажная/электронная);
• Ожидаемая дата окончания срока хранения.

Оптимизируйте условия хранения бумажных документов

• Разместите книжки в металлических шкафах с контролируемой влажностью (40‑50 %) и температурой (18‑22 °C).
• Используйте кислото‑free папки и коробки для предотвращения деградации бумаги.
• Обеспечьте ограничение доступа к архиву только уполномоченным лицам.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

Если ваша организация ещё не перешла на ЭТК, рассмотрите следующие шаги:

1. Выберите сертифицированную систему ЭДО, соответствующую требованиям Минтруда и Роскомнадзора.
2. Обучите кадровых специалистов работе с системой и основам защиты персональных данных.
3. Проведите миграцию существующих бумажных записей в электронный формат (сканирование, ввод данных, проверка точности).
4. Настройте резервное копирование и аудит журналов доступа.

Разработайте внутренний нормативный акт

Включите в локальные положения организации:

• Политику хранения и архивации трудовых книжек;
• Порядок выдачи копий и справок сотрудникам;
• Процедуры реагирования на запросы государственных органов и судов;
• Меры ответственности за нарушение сроков хранения или утрату документов.

Ответственность за нарушение требований

Нарушение установленных сроков хранения трудовых книжек может повлечь:

• Административные штрафы в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб для организаций).
• Дисквалификацию должностных лиц на срок от 6 месяцев до 1 года.
• Гражданско‑правовые исковые требования со стороны сотрудников (возмещение ущерба, морального вреда).

Изменение срока хранения трудовых книжек с 50 до 75 лет направлено на strengthening социальной защиты граждан и повышение надёжности кадрового учёта. Для работодателей это означает необходимость пересмотра архивных процессов, потенциальные инвестиции в хранение и цифровизацию, а также усиление контроля за соблюдением нормативных требований. Сотрудники же получают дополнительные гарантии подтверждения своего трудового стажа и защиты своих прав в случае споров.

Своевременная подготовка к новым требованиям не только поможет избежать штрафов и санкций, но и повысит уровень доверия сотрудников к организации, что в конечном итоге скажется на её репутации и эффективности.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2025 год.