Важно! Данная статья основана на информации, актуальной на 23 мая 2026 года. С начала 2026 года в России вступают в силу масштабные изменения, касающиеся оформления и ведения трудовых книжек; Основное нововведение, переход на электронный формат.

Ключевые изменения: что именно меняется?

Правительство РФ утвердило новую форму бумажной трудовой книжки и вкладыша к ней, но главное — принят пакет законов о безбумажном документообороте в сфере труда. Основные положения:

• Бумажная книжка становится дубликатом. По заявлению работника работодатель обязан выдать ему на руки бумажный вариант (нового образца) на основе данных из электронной системы. Бумажная книжка больше не является основным документом.
• Новый унифицированный образец. Утверждена новая форма бумажной книжки и вкладыша. Они содержат защитные элементы, QR-код для быстрой проверки подлинности и поля для электронных записей.
• Непрерывность стажа. Все записи из старых бумажных книжек будут перенесены в электронную базу. Стаж будет считаться непрерывно, независимо от формата хранения информации.

Почему это нужно? Цели реформы

Как это будет работать на практике?

Для нового сотрудника (с 2026 года):

• При приеме на работу работодатель создает запись в электронной системе.
• Если работник хочет получить бумажный вариант, он подает письменное заявление.
• Работодатель в течение 5 рабочих дней обязан выдать новую бумажную книжку (или вкладыш для старого варианта) с первой записью.

Для действующих сотрудников (на ):

• Все имеющиеся бумажные трудовые книжки будут «оцифрованы» автоматически на основе данных из СЗВ-ТД и других отчетов.
• Данные из старой книжки перенесут в электронный профиль гражданина.
• По запросу работника ему будет выдана новая бумажная книжка (или вкладыш) с актуальными записями на дату выдачи. Старая книжка возвращается работодателю и уничтожается.

Что нужно делать работнику?

1. Активировать личный кабинет на портале «Госуслуги» (или другом утвержденном портале) для доступа к своей электронной трудовой книжке.
2. Проверить актуальность записей. Регулярно сверять данные в электронном профиле с реальными событиями (прием, увольнение, ввод в должность).
3. При необходимости запросить бумажный дубликат у текущего или последнего работодателя.
4. Не терять старую книжку до окончания периода. Она может понадобиться для сверки при переносе данных.

Переходный период и сроки

Полный переход на электронный формат запланирован к 2030 году. До этого времени:

• Работодатели обязаны вести учет в электронном виде.
• Бумажные книжки (как старого, так и нового образца) продолжают выдаваться по заявлению.
• При увольнении или по иным основаниям выписка из трудовой книжки будет предоставлятся преимущественно в электронном виде (подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что будет со старыми книжками, выданными до 2026 года?

Они остаются у граждан. При первом обращении за дубликатом после 2026 года их данные переносятся в электронную систему, а старая книжка изымается. Можно хранить как исторический документ, но юридическая сила будет у электронной записи.

Как доказать стаж, если нет доступа к интернету?

По заявлению работодатель (последний или любой предыдущий) обязан выдать бумажный дубликат на основании данных из электронной системы. Также можно получить выписку через МФЦ.

Будут ли платить за выдачу бумажного дубликата?

Выдача первого дубликата (в т.ч. при замене старой книжки на новую) должна быть бесплатной. Плата может взиматься только за повторные дубликаты в соответствии с законодательством.

Как подтвердить трудовой стаж для пенсии?

Пенсионный фонд (ПФР) будет получать данные напрямую из единой электронной системы. Дополнительные справки с места работы в большинстве случаев не потребуются. Однако на случай спорных ситуаций бумажный дубликат или выписка остаются доказательством.

Реформа трудовых книжек — это серьезный шаг к цифровизации кадрового учета. Главный принцип: «электронно, по умолчанию, бумажно — по заявлению». Рекомендуется всем работникам:

• Зарегистрироваться на «Госуслугах» и активировать сервис «Трудовая книжка».
• Регулярно проверять correctness записей.
• Хранить старую книжку в надежном месте до завершения переноса всех данных.

Внимание! Информация может уточняться. Для получения самой актуальной информации и разъяснений обращайтесь к кадровым службам своих организаций, в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или на официальный портал правовой информации (pravo.gov.ru).