В России в последние годы происходят значительные изменения в оформлении и ведении трудовых книжек. Эти изменения затрагивают как бумажные, так и электронные версии документа, а также правила хранения и использования записей. В статье мы разберём ключевые нововведения, сроки их вступления в силу, а также практические рекомендации для работодателей и работников.

История изменений

• 19 мая 2021 г. – Приказ Минтруда РФ № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» вступил в действие 1 сентября 2021 г. Это был первый шаг к переходу на новый образец трудовой книжки.
• 1 января 2023 г. – Новая форма трудовой книжки (бланк и вкладыш) официально начала применяться. С этого момента старые бланки больше не требуются для новых работников, но остаются действительными для тех, кто уже их использует.
• 13 мая 2022 г. – Постановление Правительства РФ № 867 «О единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений» закрепило правила работы с электронными трудовыми книжками.
• 12 апреля 2023 г. – Приказ Минтруда РФ № 307н «О внесении изменений в порядок ведения трудовых книжек» уточнил детали оформления и внес дополнительные требования;

Что изменилось в новой форме?

Новая бумажная трудовая книжка отличается от старой несколькими ключевыми пунктами:

• ьный лист – теперь в нём уточнено, что отчество вписывается только при наличии; сведения о незаконченном высшем или среднем образовании больше не отражаются.
• Формат дат – все даты в бумажной версии должны быть записаны в формате число.месяц.год с двумя цифрами для дня и месяца, четырьмя для года (например, ).
• Вкладыш – новый вкладыш используется только для новых записей в тех случаях, когда требуется заменить утерянную или испорченную книжку. Для уже существующих записей старый вкладыш остаётся в силе.
• Сведения об образовании и квалификации – добавлены уточнения по указанию специальности и уровня квалификации.
• Запрещено зачеркивание записей – даже если запись была ошибочной, её нельзя перечеркивать. При необходимости корректировки создаётся новая запись.

Переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2023 г. в России вводится обязательное использование электронных трудовых книжек (ЭТК) для всех новых сотрудников, а также для договорных и временных работников. Основные моменты:

1. ЭТК создаются в рамках единой цифровой платформы, утверждённой Постановлением Правительства РФ № 867.
2. Записи в ЭТК автоматически синхронизируются с базой данных работодателя и государственными органами.
3. Для физических лиц, которые ранее использовали бумажные книжки, переход на электронную версию не обязателен, но рекомендуется для удобства и сохранения данных.
4. При увольнении запись о выходе из организации автоматически фиксируется в ЭТК, а бумажная запись в старой книжке может быть оставлена без изменений.

Как действовать с уже существующими книжками?

Согласно приказу Минтруда РФ № 320н и последующим поправкам, имеющиеся у работников трудовые книжки прежнего образца остаются действительными. Обмен на новый образец не требуется, если:

• Книжка не потеряна и не испорчена.
• В ней нет ошибок, которые нельзя исправить без перечеркивания.

Если же книжка потеряна, испорчена или содержит ошибку, которую нельзя исправить, необходимо:

1. Получить новый бланк и вкладыш нового образца.
2. Заполнить дубликат с указанием всех предыдущих записей (с помощью справки о трудовой деятельности).
3. Сохранить оригинал старой книжки в архиве работодателя.

Практические рекомендации для работодателей

• Обучение кадрового персонала – провести инструктаж по новым правилам заполнения и хранению трудовых книжек.
• Обновить систему хранения – обеспечить доступ к электронным копиям и резервное копирование.
• Внедрить проверку дат – все даты должны соответствовать формату Число.Месяц.Год.
• Установить политику замены – определить, в каких случаях необходимо выдавать новый бланк (например, при потере).
• Проверить соответствие законодательству – убедиться, что все записи в старых и новых книжках корректны и не содержат запрещённых изменений.

Что делать работнику?

Если вы – работник, который уже имеет трудовую книжку старого образца, вам не нужно предпринимать никаких действий, если книжка в порядке. Однако стоит обратить внимание на следующее:

• Проверьте, что все записи в вашей книжке корректны и не содержат ошибок.
• Если вы потеряли книжку, обратитесь к работодателю за новым бланком.
• Рассмотрите возможность перехода на электронную трудовую книжку для удобства и сохранности данных.

Где можно скачать образцы?

Образцы новых трудовых книжек и вкладышей доступны на официальном сайте Минтруда РФ и на портале Budgetnik.ru. Там же можно найти инструкции по заполнению и таблицы с примерами.

Новые правила оформления трудовых книжек, вступившие в силу 1 января 2023 г., не требуют обязательного обмена существующих книжек, но вводят ряд важных изменений в структуре и содержании документа. Переход на электронные трудовые книжки ускоряет процесс работы с кадровыми данными и повышает их доступность. Работодатели и работники должны внимательно изучить новые требования, чтобы избежать ошибок в документации и обеспечить соблюдение законодательства.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, связанным с трудовой книжкой, обращайтесь к специалистам по кадровому делопроизводству или к официальным источникам – это поможет избежать недоразумений и сохранить ваш трудовой стаж в надёжном виде.