С 1 сентября 2025 года в России вступают в силу важные изменения, касающиеся ведения и оформления трудовых книжек. Эти изменения связаны с приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 8 августа 2025 года № 489н, который вносит существенные коррективы в форму сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работникам. Несмотря на то, что трудовые книжки в бумажном виде остаются официальным документом, их содержание и порядок оформления кардинально меняются — в сторону большей прозрачности, цифровой интеграции и защиты прав работников.

Основные изменения с 1 сентября 2025 года

Новая форма сведений о трудовой деятельности

С 1 сентября 2025 года работодатели обязаны предоставлять работникам сведения о трудовой деятельности в новой утверждённой форме. Это не просто изменение бланка — это переход на стандартизированный цифровой формат, который будет соответствовать требованиям Единой информационной системы трудовой деятельности (ЕИСТД).

• В форму включены новые обязательные реквизиты: номер записи, дата приёма/увольнения, наименование должности с указанием квалификации, коды профессий по Общероссийскому классификатору профессий (ОКПД), наименование организации с ИНН и ОГРН.
• Убраны устаревшие формулировки, такие как «по собственному желанию» или «в связи с переводом», теперь требуется указывать точную причину в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 77, 81).
• Добавлено поле «Электронная трудовая книжка» — работодатель обязан указывать, ведётся ли трудовая деятельность работника в электронном виде.

Обязательное ведение электронных трудовых книжек

С 1 сентября 2025 года все новые трудовые отношения (включая временные, сезонные и дистанционные) обязательно оформляются только в электронном виде. Это означает:

• Работодатель не имеет права предлагать бумажную трудовую книжку новому сотруднику, если работник не подал письменное заявление о желании сохранить бумажный вариант.
• Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, он может выбрать: оставить её или перейти на электронный формат. В этом случае работодатель обязан в течение 10 рабочих дней передать данные в Пенсионный фонд РФ (ПФР).
• Электронные записи хранятся в ЕИСТД и доступны работнику через портал Госуслуги или личный кабинет ПФР.

Отмена внесения записей в бумажные трудовые книжки при переходе на электронный формат

С 1 сентября 2025 года работодатели не вносят новые записи в бумажные трудовые книжки, если работник уже перешёл на электронный формат. Все изменения (приём, перевод, увольнение, награды) фиксируются только в ЕИСТД.

Важно: если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажный вариант продолжает действовать, но с рядом ограничений:

• Записи вносятся только при первичном трудоустройстве и при увольнении.
• Все промежуточные изменения (переводы, повышения, награды) теперь фиксируются исключительно в электронном виде — и работник может запросить выписку из ЕИСТД в любое время.

Упрощённый порядок выдачи выписок

Работник имеет право запросить выписку из трудовой книжки в любое время — как в электронном, так и в бумажном виде. С 1 сентября 2025 года:

• Выписка выдаётся в течение 3 рабочих дней (ранее — 5 дней).
• Выписка оформляется на бланке с электронной цифровой подписью (ЭЦП) работодателя и заверяется ПФР.
• Выписка может быть получена через Госуслуги, личный кабинет ПФР или лично в отделе кадров — без необходимости приходить в Пенсионный фонд.

Ответственность работодателя

С 1 сентября 2025 года усиливается ответственность работодателей за нарушения ведения трудовых книжек:

• Несвоевременное внесение записи — штраф от 30 000 до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Непредоставление выписки в установленные сроки — штраф до 20 000 рублей.
• Непередача данных в ЕИСТД, штраф до 100 000 рублей и возможная приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Что делать работникам?

1. Проверьте статус своей трудовой книжки: если вы работаете с 2020 года, у вас, скорее всего, уже есть электронная запись в ПФР. Проверить это можно на портале Госуслуги или в личном кабинете ПФР.
2. Подайте заявление: если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку — подайте заявление в отдел кадров до 31 августа 2025 года. Это гарантирует, что все ваши трудовые данные будут корректно переданы в ЕИСТД.
3. Сохраните бумажную трудовую книжку: даже если вы перешли на электронный формат, бумажная книжка остаётся вашим документом. Не выбрасывайте её — она подтверждает трудовой стаж до 2020 года.
4. Запрашивайте выписки регулярно: особенно перед увольнением, при оформлении кредита или при переезде в другой регион — выписка из ЕИСТД имеет ту же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка.

Что делать работодателям?

Работодателям необходимо срочно:

• Обновить кадровую документацию и бланки в соответствии с приказом № 489н.
• Обучить сотрудников кадровой службы новым правилам ведения трудовых книжек.
• Настроить интеграцию с ЕИСТД через специализированные программы (например, 1С, СБИС, Контур.Кадры).
• Организовать информационную кампанию среди сотрудников: разъяснить преимущества электронной трудовой книжки и порядок перехода.
• Создать внутренний регламент по выдаче выписок и срокам их предоставления.

Преимущества новой системы

• Защита от потери документов: электронная трудовая книжка не может быть утеряна, повреждена или подделана.
• Ускорение процессов: при трудоустройстве не нужно ждать передачи бумажной книжки — данные доступны мгновенно.
• Прозрачность: работник всегда видит историю своей трудовой деятельности, включая периоды временной нетрудоспособности, отпусков и обучения.
• Интеграция с другими системами: данные из ЕИСТД автоматически передаются в ПФР, ФСС, налоговые органы — снижается нагрузка на бухгалтерию и кадровую службу.

С 1 сентября 2025 года Россия делает решающий шаг к цифровизации трудовых отношений. Изменения в трудовых книжках — это не просто бюрократическая реформа, а важный шаг к созданию современной, прозрачной и защищённой системы учёта трудового стажа. Для работников это означает больше контроля, меньше рисков и удобство. Для работодателей — больше ответственности, но и значительное сокращение административных издержек.

Главное правило: не игнорируйте изменения. Проверьте статус своей трудовой книжки, подайте заявление, если нужно, и убедитесь, что ваш работодатель готов к новым требованиям.

Помните: ваш трудовой стаж, это ваша финансовая и социальная безопасность. И теперь он защищён не только бумагой, но и цифровыми технологиями.

Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Приказ Минтруда № 489н от — основной нормативный акт, регулирующий изменения.