2021 год стал переломным моментом в истории трудовых отношений в России․ В этом году вступили в силу фундаментальные изменения, связанные с введением электронных трудовых книжек и обновлением правил ведения и хранения бумажных трудовых книжек․ Эти изменения были продиктованы стремлением к цифровизации государственных услуг, повышению прозрачности учёта трудового стажа и упрощению процессов для работников и работодателей․ В этой статье мы подробно разберём все ключевые изменения, которые коснулись трудовых книжек в 2021 году, и объясним, как они влияют на работников и кадровые службы․
С 1 января 2021 года в России официально начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Это не означает, что бумажные книжки сразу отменили — они остались в силе, но стали не единственным вариантом․
Согласно изменениям в Трудовом кодексе РФ (ст․ 66, 66․1), работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности сотрудников в электронном виде через Пенсионный фонд России (ПФР)․ Все сведения о трудовом стаже, должности, переводах, увольнениях и других событиях теперь передаются в ПФР в формате ЕФС-1 (вместо устаревшей СЗВ-ТД)․
Важно: Электронная трудовая книжка — это не приложение или сайт, а реестр данных, хранящийся в информационной системе ПФР․ Работник может получить доступ к своим данным через:
- Личный кабинет на сайте www․pfrf․ru
- Портал Госуслуги (gosuslugi․ru)
- В офисе Пенсионного фонда по запросу
Что изменилось при приёме на работу в 2021 году?
С 2021 года процедура приёма на работу была адаптирована под новые реалии․ При оформлении нового сотрудника работодатель запрашивает следующие документы:
- Паспорт или иное удостоверение личности, стандартный документ для идентификации․
- Трудовая книжка (бумажная) ИЛИ выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р)
Если сотрудник не предоставляет бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:
- Зарегистрировать его в системе ПФР как нового работника с электронной трудовой книжкой;
- Сформировать и выдать ему выписку из ЭТК (форма СТД-Р) — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж․
Важно! Работник имеет право выбрать: оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную․ Ни один работодатель не может принудительно заменить бумажную книжку на электронную без согласия сотрудника․
Новые правила ведения и хранения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 года․ Эти изменения касаются как бумажных, так и электронных книжек․
Новый бланк трудовой книжки
С 1 сентября 2021 года началось постепенное внедрение нового бланка трудовой книжки — он отличается от старого:
- Улучшенная защита от подделок (водяные знаки, микротекст, защитная нить);
- Изменённая структура страниц;
- Новые реквизиты и форматы записей․
Однако старые бумажные книжки остаются действительными․ Новый бланк используется только при:
- Выдаче новой трудовой книжки при утрате или порче;
- Заполнении новой книжки при окончании всех страниц старой․
Изменения в порядке ведения записей
С 1 сентября 2021 года:
- Записи в бумажной трудовой книжке должны вестись только на русском языке;
- Исправления ошибок теперь допускаются только путём внесения дополнительной записи с указанием причины и даты;
- Запрещено использовать корректоры, закрашивание или зачёркивание;
- Все записи должны быть заверены печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя)․
Хранение трудовых книжек
Работодатели обязаны обеспечить:
- Безопасное хранение бумажных трудовых книжек в специальных сейфах или металлических шкафах;
- Создание реестра трудовых книжек с присвоением уникальных номеров;
- Соблюдение сроков хранения — не менее 75 лет после увольнения сотрудника (в соответствии с архивными нормами)․
Электронные трудовые книжки: как работают и кто может отказаться
Электронная трудовая книжка — это не замена бумажной, а альтернатива․ Работник может:
- Оставить бумажную книжку — тогда работодатель продолжает вести её в бумажном виде и передавать данные в ПФР (для формирования реестра)․
- Перейти на электронную — для этого нужно подать заявление в кадровую службу․ После этого бумажная книжка остаётся у работника, но все новые записи ведутся только в электронном виде․
- Не иметь бумажной книжки вообще — если сотрудник устраивается на работу впервые, ему выдают только электронную книжку․
Заявление о переходе на ЭТК подаётся в произвольной форме, но рекомендуется использовать утверждённый образец․ Работодатель обязан обработать заявление в течение 5 рабочих дней и направить сведения в ПФР․
Что будет с бумажными трудовыми книжками после 2021 года?
Бумажные трудовые книжки не отменяются․ Они остаются юридически значимыми документами․ Однако:
- С 1 января 2023 года все новые бумажные книжки, выдаваемые при утрате, порче или окончании страниц, должны быть оформлены по новому бланку (№ 320н)․
- С 2025–2026 годами ожидается полный переход на цифровую систему — бумажные книжки постепенно выйдут из употребления, но останутся в архивах как исторические документы․
Обязанности работодателя в 2021 году
Работодатель обязан:
- Оформить и передать в ПФР сведения о каждом работнике в форме ЕФС-1 ежемесячно (до 15 числа следующего месяца);
- Вести учёт трудовой деятельности в электронном виде для всех новых сотрудников, не имеющих бумажной книжки;
- Выдавать выписку из ЭТК (форма СТД-Р) при увольнении или по запросу работника;
- Сохранять бумажные трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на электронный формат;
- Обеспечить обучение кадровых работников новым правилам и форматам․
Практические советы для работников
- Проверяйте свои данные в Личном кабинете ПФР хотя бы раз в год, убедитесь, что все записи о работе и стаже верны․
- Не теряйте бумажную трудовую книжку — она остаётся вашим документом, подтверждающим историю работы до 2021 года․
- Подавайте заявление о переходе на ЭТК, если хотите упростить процесс трудоустройства в будущем․
- Запросите выписку СТД-Р при увольнении — это ваш официальный документ, который можно предъявить новому работодателю․
Для работников это означает:
- Меньше рисков потери документов;
- Быстрый доступ к информации о стаже;
- Упрощённые процедуры при смене работы․
Для работодателей — больше ответственности, но и меньше ошибок в документах, автоматизация процессов и снижение рисков штрафов за нарушения․
Главный принцип 2021 года: выбор остаётся за работником․ И это — главное преимущество новой системы․
Если вы — работник, проверьте свои данные в ПФР․ Если вы — кадровик — обновите инструкции, обучите команду и начните использовать новые формы․ Время цифровых трудовых книжек наступило — и оно необратимо․