В 2026 году правила оформления записей в трудовой книжке изменились. По разъяснениям Роструда и КонсультантПлюс, подпись работника под записью об увольнении больше не требуется. Вместо этого документ заверяется подписью и (при необходимости) печатью работодателя или уполномоченного лица.

Основные положения

Ниже перечислены ключевые моменты, которые должны быть учтены при оформлении увольнения в трудовой книжке:

• Запись о прекращении трудового договора вносится в графу 3 (или другую установленную графу) согласно Порядку № 320н.
• Запись заверяется подписью ответственного лица работодателя (например, специалиста по кадрам) и, при наличии, печатью организации.
• Подпись работника под этой записью не требуется. Она может быть поставлена только в случае, если работодатель явно указал иной порядок.
• Если в книжке требуется подтверждение ознакомления сотрудника с записью, это оформляется отдельным пунктом (графа 4) и также подписывается только работодателем.
• При переходе на электронный трудовой договор (ЕФС‑1) сведения о трудовой деятельности отражаются в подразделах 1 и 1.1 раздела 1.

Как правильно оформить запись об увольнении

Следующий алгоритм поможет избежать ошибок:

1. Внести в трудовую книжку запись о увольнении (дата, основание, место работы и т.д.).
2. Подписать запись подписью ответственного лица (кадрового специалиста) и, при необходимости, приложить печать организации.
3. Не ставить подпись работника под этой записью, если в нормативных актах не указано иное.
4. Если требуется подтверждение ознакомления сотрудника с записью, оформить это в отдельной графе (обычно графа 4) подписью работодателя.
5. Сохранить копию записи в электронном виде (форма ЕФС‑1) и отправить её в Социальный фонд.

Пример оформления

В графе 3 записывается:

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию.

Под записью ставится подпись и должность:

• Иванов И.И., Начальник отдела кадров.

Печать организации (если используется) ставится рядом с подписью.

Что изменилось в 2023‑2026 годах

По информации из открытых источников:

• 27 марта 2023 г. – в Порядке уточняется, что подпись работника больше не нужна при увольнении.
• 13 декабря 2024 г. – официальное разъяснение Роструда: подпись работника под записью об увольнении не требуется.
• 8 апреля 2025 г. – подтверждение, что все записи заверяются подписью и печатью работодателя.
• 3 марта 2023 г. – ввод новых требований к оформлению электронных трудовых книжек (форма ЕФС‑1).

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли ставить подпись работника в графе 3 после записи об увольнении?
Ответ: Нет, подпись работника не требуется, если только внутренний регламент организации не предусматривает иной порядок.

Вопрос: Как оформить запись, если в книжке уже есть подпись работника от предыдущего места работы?
Ответ: Подпись предыдущего работодателя остаётся, но при новом увольнении подпись работника не добавляется.

Вопрос: Можно ли оформить увольнение только подписью работодателя без записи в книжке?
Ответ: Нет, запись обязательна, но её подпись ставит только работодатель (или уполномоченное лицо).

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Роструд – разъяснения по форме ЕФС‑1.
• Портал КонсультантПлюс – актуальные нормативные акты.
• Видео‑инструкция от кадровых специалистов: Оформление увольнения.

Помните, что правильное оформление записей в трудовой книжке – важный элемент при расчёте пенсии и защите прав работника. Следуйте текущим рекомендациям, чтобы избежать ошибок и штрафов.