Дата публикации: 05:05:37 ()
Общий контекст
В 2026 году в России ввели электронные трудовые книжки (ЭТК) в качестве обязательного способа документирования трудовой деятельности работников. Это привело к ряду нововведений:
- Необходимость актуализации локальных нормативных актов.
- Замена приказа о приёме на работу записью о трудовом соглашении.
- Увеличение объёма отчётности для работодателей.
- Снижение затрат на бумажные формы и упрощение контроля со стороны ПФР.
Почему возникла необходимость в новом отчёте?
Согласно материалам КонсультантПлюс, многие организации столкнулись с необходимостью пересмотра внутренних документов, где ранее использовалась формулировка «приём на работу по приказу». Теперь в ЭТК и в отчётах ПФР требуется указывать реквизиты трудового соглашения. Это упрощает проверку и уменьшает количество ошибок.
Ключевые изменения в отчётности
Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1
С года в форму ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности) внесены изменения:
- Увеличена частота подачи отчётов – теперь они должны быть отправлены не позднее 25‑го числа месяца, следующего за отчётным.
- В форму необходимо включить сведения о переводах, даже если они не сопровождаются реальными трудовыми отношениями.
- Для работников, переехавших в районы Крайнего Севера, данные о работе в этих регионах фиксируются как в книжке, так и в сведениях о трудовой деятельности.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК позволяет:
- Отслеживать актуальность записей в режиме онлайн.
- Выявлять ошибки и пропуски сразу же.
- Сократить расходы на печать и хранение бумажных экземпляров.
Работники могут просматривать свою ЭТК через портал Госуслуги или через сервисы, предоставляемые 1С.
Формы и бланки
В 2026 году появился новый образец дубликата трудовой книжки:
- Официальный бланк, оформленный в соответствии с новыми требованиями.
- Возможность использовать старые чистые бланки, приобретённые до 2024 года, либо перейти на новый образец.
- Дубликат оформляется бесплатно, если работодатель предоставляет его сотруднику.
Как правильно оформить отчёт по ЭТК
Пошаговая инструкция для работодателя
- Откройте раздел СФР → Трудовые книжки (ЭТК) в системе 1С.
- Перейдите в список мероприятий и выберите пункт Создать → Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ‑ТД).
- Заполните обязательные реквизиты:
- ФИО работника
- Дата начала работы
- Код подразделения
- Сведения о переводе и соглашении
- Проверьте данные на наличие ошибок.
- Отправьте отчёт в ПФР до 25‑го числа следующего месяца.
Частые ошибки и как их избежать
- Пропуск записи о переводе. Даже если перевод не привёл к новому трудовому договору, его нужно отразить в ЭТК.
- Неправильный срок подачи. Сроки отличаются в зависимости от месяца – в январе и июле отчёт сдаётся 17‑го, в феврале и октябре – 16‑го.
- Несоответствие формата ЕФС‑1. Убедитесь, что используете актуальный бланк, опубликованный в 2024 году.
Что это значит для работников
Для сотрудников электронная форма даёт возможность:
- Контролировать свои данные в реальном времени.
- Сообщать о выявленных несоответствиях работодателю.
- Получать подтверждение о внесении изменений в виде электронного уведомления.
Таким образом, работник может быть уверен, что его трудовая деятельность официально задокументирована и доступна для проверок.
Перспективы и дальнейшие изменения
Согласно прогнозам экспертов, в ближайшие годы планируется:
- Полный переход на электронный формат всех кадровых документов.
- Расширение функционала ЭТК – в т.ч. интеграция с системами учёта рабочего времени.
- Упрощение процедуры получения дубликата через онлайн‑заявку.
Эти изменения помогут сократить бюрократию и повысить прозрачность трудовых отношений.
Внедрение электронных трудовых книжек в 2026 году стало катализатором для реформирования кадровой отчётности. Главное, что:
- Работодатели обязаны актуализировать локальные нормы и использовать форму трудового соглашения.
- Отчётность по форме ЕФС‑1 стала более объёмной и требует строгого соблюдения сроков.
- Электронный формат упрощает контроль и снижает издержки.
Правильное оформление и своевременная подача отчётов позволяют избежать штрафов и обеспечить прозрачность отношений между работодателем и сотрудником.
Автор статьи: кадровый аналитик, специалист по трудовому праву.