В 2026 году в России произошли значительные изменения в порядке ведения, исправления и оформления трудовой книжки. Эти изменения связаны с переходом на электронные формы, новыми нормативными актами и поправками в Трудовой кодекс (ТК РФ). В статье подробно рассматриваются ключевые правовые акты, процедуры внесения изменений и практические рекомендации для компаний.
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регулирующие трудовые книжки в 2026 году:
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – внесение изменений в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Федеральный закон от № 91‑ФЗ – изменения в статье 70 ТК РФ, касающиеся порядка оформления трудовых книжек.
- Федеральный закон от № 108‑ФЗ – поправки в статье 179 ТК РФ, касающиеся ведения бухгалтерии трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей».
- Ст. 66 ТК РФ – основной пункт, определяющий порядок ведения трудовых книжек.
В соответствии с этими актами с года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК), однако переходный период позволяет одновременно использовать бумажный вариант, если работник не подаёт заявления об отказе от него.
Что именно изменилось?
Внесение исправлений и дополнений
Изменения в записях о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии и специальности теперь вносятся только по решению работодателя и только после получения соответствующего заявления от работника. Постановление Правительства РФ от № 225 (пункт 2630) уточняет, что такие изменения оформляются в виде документа, подписанного работодателем и записываются в соответствующее поле трудовой книжки.
Дублирование и переход на электронный формат
С года:
- Работодатель может вести только электронную трудовую книжку, если работник не написал заявление об отказе от бумажной формы.
- Электронные трудовые книжки хранятся в единой информационной системе (ЕИСОТ) и доступны для контроля органов труда и соцзащиты.
- Переход на ЭТК требует подачи заявления о переходе на электронную форму, которое можно отправить через портал Госуслуги или в электронном виде на корпоративный email.
Новые нормативные требования к оформлению
Согласно статье 70 ТК РФ (поправка № 91‑ФЗ), в электронных трудовых книжках должны быть:
- Уникальный идентификатор (UID) работника.
- Цифровая подпись работодателя.
- Сведения о дате и месте рождения, месте работы, заключениитрудового договора.
- Сведения о профессиональном обучении и полученных квалификациях.
Кроме того, в 2026 году введены требования к приходно‑расходной книге по учету бланков трудовых книжек, которые обязывают работодателей вести отдельный учетный документ.
Как правильно внести изменения в трудовые книжки?
Для корректного внесения исправлений необходимо соблюдать следующую процедуру:
- Получение заявления от работника. Заявление должно содержать указание на необходимость изменения конкретных данных.
- Подготовка документа‑приказа. Работодатель оформляет приказ (распоряжение) об изменении записи, подписывает его.
- Внесение изменений в трудовые книжки. В бумажный вариант вносится отметка «Исправление», в электронный – обновление записи в системе.
- Хранение подтверждающих документов. Приказ и копия изменённой записи сохраняются в личном деле работника.
Важно помнить, что любые изменения в трудовых книжках должны быть зафиксированы в течение 5 рабочих дней с даты их внесения.
Практические рекомендации для работодателей
- Обеспечьте переход на электронный формат. Проведите внутреннюю инструкцию по работе с ЭТК и обучите HR‑специалистов.
- Вести приходно‑расходную книгу. Фиксируйте поступление и списание бланков трудовых книжек, а также их электронные копии.
- Контролируйте сроки. Следите за датами окончания переходного периода (до года) и своевременно собирайте заявления от работников.
- Регулярно проверяйте соответствие законодательству. Периодически сверяйте внутренние регламенты с актуальными нормами ТК РФ и последними изменениями.
Что говорят суды и практика 2025‑2026 годов?
Судьи в своих решениях подчёркивают, что незаконное внесение изменений без согласия работника влечёт административную ответственность работодателя. Кроме того, судебные практики 2025‑2026 годов показывают, что:
- Работодатели, отказавшиеся от ведения бумажных книжек без согласия работников, были оштрафованы.
- Суды признали недействительными записи, сделанные без оформления приказа, и потребовали их удаления.
Эти примеры подчёркивают важность строгого соблюдения процедуры изменения записей;
Изменения в трудовой книжке, вступившие в силу в 2026 году, требуют от работодателей внимания к деталям: от выбора формы (бумажная или электронная) до правильного оформления исправлений. Соблюдение новых требований позволит избежать штрафов, упростить работу с персоналом и обеспечить прозрачность ведениятрудовой деятельности.
Для более детального ознакомления с нормативными актами рекомендуется обращаться к официальным источникам: Право.РФ, Министерство труда РФ и использовать сервисы КонсультантПлюс для поиска актуальных правовых актов.