Дата актуализации: г.
Общие сведения
С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что все новые трудовые отношения оформляются в электронном виде, а традиционные бумажные трудовые книжки сохраняются только в исключительных случаях.
Правовая база
Ключевые нормативные акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), статья 65‑67 (положения о трудовой книжке, её содержании и порядке ведения).
- Приказ Минтруда России от № 452н «Об утверждении Порядка ведения электронных трудовых книжек и журнала учёта их движения» (введён в действие с ).
Что изменилось?
Упразднение избыточных требований
Минтруд сократил перечень обязательных сведений, которые должны фиксироваться в трудовой книжке:
- Убраны сведения о «профильных квалификационных аттестациях», если они не являются обязательными по законодательству.
- Исключены данные о «времени прохождения военной службы», если она уже отражена в личном деле.
- Сокращён объём обязательных записей о «переработках», «отпускных», «компенсациях» – теперь они фиксируются в электронных системах работодателя.
Переход к электронному формату
Электронная трудовая книжка (ЭТК) имеет следующие особенности:
- Хранится в единой государственной информационной системе «Трудовой реестр».
- Доступ к ней получают работник и уполномоченные органы через Личный кабинет ФНС или Госуслуги.
- Все записи в ЭТК подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя.
- В случае увольнения работник получает электронный сертификат о трудовом стаже, который заменяет печатный документ.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек
Для новых трудовых отношений (с )
- Работодатель в течение трёх рабочих дней после заключения трудового договора вносит запись в электронную трудовую книжку работника.
- Запись подтверждается КЭП работодателя и автоматически фиксируется в журнале учёта движения ЭТК.
- Работник получает уведомление на электронную почту и/или в личный кабинет «Госуслуги» о том, что запись внесена.
Для существующих бумажных трудовых книжек
Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, она может быть:
- Переведена в электронный формат – работник подаёт заявление в отдел кадров, после чего данные мигрируют в ЭТК.
- Сохранена в бумажном виде – в этом случае работодатель обязан вести журнал учёта движения бумажных трудовых книжек (см. пункт 40 Порядка).
Журнал учёта движения трудовых книжек
Обязанность работодателя вести журнал (бумажный или электронный) предусмотрена пунктом 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. В журнале фиксируются:
- Дата выдачи/получения трудовой книжки.
- ФИО работника.
- Номер и серия книжки (для бумажных экземпляров).
- Основание выдачи (приём на работу, перевод, возврат и т.д.).
- Подпись ответственного лица.
Хранение и защита данных
Электронные трудовые книжки хранятся в государственном реестре с применением современных средств защиты информации:
- Шифрование данных при передаче и хранении.
- Контроль доступа по ролям (работник, работодатель, инспектор).
- Регулярные резервные копии и восстановление в случае сбоя.
Ответственность работодателя
Несоблюдение требований по ведению и хранению трудовых книжек влечёт за собой административную ответственность:
- Штраф от 10 000 руб. до 30 000 руб. за отсутствие или неполноту записей в ЭТК.
- Штраф от 5 000 руб. до 15 000 руб. за нарушение порядка ведения журнала учёта бумажных трудовых книжек.
- Возможность привлечения к уголовной ответственности в случае умышленного фальсифицирования данных.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от электронного формата?
- Нет. С г. все новые трудовые отношения оформляются только в электронном виде. Исключения возможны лишь при наличии медицинских противопоказаний у работника.
- Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке?
- Необходимо авторизоваться в личном кабинете «Госуслуги» (или в системе ФНС) с использованием подтверждённого аккаунта. После входа в раздел «Трудовой реестр» будет доступна полная история записей.
- Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?
- Работник обращается в отдел кадров работодателя, который в течение 5 рабочих дней вносит исправление и подписывает его КЭП. При необходимости исправление фиксируется в журнале учёта.
- Можно ли распечатать электронную трудовую книжку?
- Да, работник может запросить печатную копию через сервис «Госуслуги». Печатный документ имеет статус справки и не заменяет электронный реестр.
Практические рекомендации для работодателей
- Обновите внутренние регламенты: включите порядок работы с ЭТК и журналом учёта бумажных книжек.
- Обучите персонал отдела кадров работе с КЭП и системой «Трудовой реестр».
- Проведите аудит текущих трудовых книжек: мигрируйте данные в электронный формат, где это возможно.
- Установите автоматические напоминания о необходимости внесения записей в течение трёх дней после приёма на работу.
- Регулярно проверяйте корректность журнала учёта движения бумажных книжек (при их наличии).
Внедрение электронных трудовых книжек – важный шаг к цифровизации трудовых отношений в России. Новый порядок упрощает процесс оформления, повышает прозрачность и защищает интересы как работников, так и работодателей. Соблюдение требований Приказа Минтруда № 320н и последующих нормативных актов позволит избежать штрафов и обеспечить надёжный учёт трудового стажа.
Помните: своевременное внесение записей в ЭТК и правильное ведение журнала учёта – залог безупречной кадровой документации.
Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами на 22 мая 2026 года.