С 1 января 2021 года в России полностью перешли к электронному ведению сведений о трудовой деятельности. Это потребовало от работодателей не только технической подготовки, но и внесения изменений в локальные нормативные акты (ЛНА), в частности в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и инструкции по кадровому делопроизводству.
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон от г. № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
- Федеральный закон от г. № 436‑ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О пенсионном обеспечении» (в части передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР)».
- Приказ Минтруда России от г. № … «Об утверждении порядка перехода на электронные трудовые книжки».
- Приказ Минтруда России от г. № … «О внесении изменений в ПВТР и Инструкцию по кадровому делопроизводству в связи с переходом на электронные трудовые книжки».
- Коллективный договор (при его наличии) – дополнения о порядке ведения ЭТК.
Ключевые требования к ПВТР
Для соответствия новому законодательству в ПВТР необходимо добавить (или изменить) следующие пункты:
- Общие положения
- Определить, что сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронном виде в системе ПФР.
- Установить порядок выбора работником формы трудовой книжки (бумажной или электронной) и сроки подачи заявления.
- Права и обязанности работника
- Право работника требовать выдачу бумажной трудовой книжки в любой момент.
- Обязанность работника своевременно уведомлять работодателя об изменении выбранного формата.
- Права и обязанности работодателя
- Обязанность вести электронный учет сведений о трудовой деятельности в соответствии с формой ЕФС‑1.
- Сроки передачи данных в ПФР (не позднее 5 рабочих дней после изменения сведений).
- Ответственность за достоверность и полноту передаваемых сведений.
- Порядок перехода с бумажных трудовых книжек на электронные
- Проведение согласования с работниками до 30 июня 2020 года включительно (уведомление в письменной форме).
- Оформление приказа о переходе, в котором указываются:
- Дата перехода;
- Список работников, согласившихся на электронный формат;
- Порядок выдачи подтверждающих документов (информативное письмо, QR‑код и т.п.).
- Контроль и аудит
- Регулярные проверки соответствия данных в системе ПФР и внутренней кадровой документации.
- Ответственный за электронный учет (обычно HR‑менеджер или специалист по кадрам).
Пошаговый алгоритм внесения изменений в ПВТР
| Этап | Действия | Сроки |
|---|---|---|
| Анализ текущих локальных актов | Проверить существующие ПВТР, инструкцию по кадровому делопроизводству, положения о персональных данных. | до 15 апреля 2020 г. |
| Подготовка проекта изменений | Сформировать новые пункты (см. раздел 2) и подготовить проект приказа о внесении изменений. | до 30 апреля 2020 г. |
| Согласование с профсоюзом/коллективным договором | Если в организации есть коллективный договор – согласовать изменения, внести дополнения. | до 15 мая 2020 г. |
| Уведомление работников | Разослать письменное уведомление о переходе, предоставить форму заявления о выборе формата. | до 30 июня 2020 г. |
| Подписание приказа | Подписать приказ руководителем, утвердить новые ПВТР. | до 10 июля 2020 г. |
| Техническая подготовка | Настроить доступ к сервису ПФР, обучить персонал работе с ЕФС‑1. | до 31 июля 2020 г. |
| Перевод данных | Перенести сведения из бумажных книжек в электронный реестр, загрузить в ПФР. | до 30 сентября 2020 г. |
| Контроль и корректировка | Провести внутренний аудит, исправить выявленные несоответствия. | до 31 декабря 2020 г. |
Пример текста пункта ПВТР о электронных трудовых книжках
Пункт 12. Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде Сведения о трудовой деятельности работников (дата приема, должность, основания прекращения трудовых отношений, сведения о стаже и др.) фиксируются работодателем в электронном виде в системе Федерального фонда обязательного медицинского страхования (ФФОМС) и передаются в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в форме электронного документа ЕФС‑1. Работник имеет право: a) выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную или электронную, подав письменное заявление в течение 30 (тридцати) дней с даты получения уведомления о переходе; b) в любой момент потребовать выдачу бумажной трудовой книжки, при этом работодатель обязан оформить и выдать её в течение 5 (пяти) рабочих дней. Работодатель обязан: a) вести реестр согласий работников на электронный формат; b) обеспечить конфиденциальность и защиту персональных данных в соответствии с Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных»; c) своевременно (не позднее 5 рабочих дней) передавать в ПФР все изменения, внесённые в электронный реестр. При отсутствии заявления работника о выборе формы трудовой книжки считается, что работник согласен на ведение ЭТК. Ответственным за ведение электронных трудовых книжек назначается (ФИО, должность). Его полномочия включают контроль за правильностью заполнения ЕФС‑1, взаимодействие с ПФР и предоставление отчетности в контролирующие органы.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Кому и в какой срок необходимо уведомлять работников о переходе? – Уведомление в письменной форме должно быть разослано каждому работнику не позднее 30 июня 2020 года включительно.
- Можно ли требовать от работника подписать согласие на электронный формат? – Согласие должно быть добровольным; работник вправе выбрать бумажный вариант.
- Какие штрафы предусмотрены за нарушение требований? – За отсутствие обязательного электронного реестра предусмотрены административные штрафы для юридических лиц в размере от 100 000 до 300 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Нужен ли отдельный приказ о каждом переводе отдельного сотрудника? – Нет. Достаточно одного приказа, в котором указаны общие правила и перечень работников, согласившихся на электронный формат.
- Как происходит передача данных в ПФР? – Через единую информационную систему «Электронный кадровый документооборот» (ЭКД) с использованием сертификата электронной подписи организации.
Рекомендации по внедрению
- Назначить ответственного – обычно это HR‑директор или специалист по кадровому делопроизводству.
- Провести обучение персонала – семинары по работе с ЕФС‑1, правилам защиты персональных данных.
- Тестировать процесс – выполнить пробный ввод данных для нескольких сотрудников, проверить корректность передачи в ПФР.
- Обеспечить резервное копирование – хранить копии всех электронных записей в течение 5 лет в соответствии с ТК РФ.
- Вести журнал изменений – фиксировать даты и причины всех правок в ПВТР и инструкциях.
Внедрение электронных трудовых книжек – это не просто технологический переход, а комплексная правовая трансформация, требующая своевременного обновления локальных нормативных актов, в частности правил внутреннего трудового распорядка. При правильном подходе организация получает:
- Сокращение бумажного документооборота;
- Ускорение обмена данными с ПФР и другими государственными органами;
- Повышение прозрачности и контроля за трудовым стажем сотрудников;
- Снижение риска административных штрафов за несоответствие требованиям законодательства.
Следуя изложенному алгоритму и используя предложенный образец пункта ПВТР, любой работодатель сможет безболезненно адаптировать свою кадровую политику к современным требованиям.
Источник информации: КонсультантПлюс, Фирммейкер, Министерство труда и социальной защиты РФ, Контур.Экстерн, официальные приказы Минтруда России (2020‑2026 гг.). Дата актуализации – .