Дата публикации: 21 мая 2026 г.

В этом материале мы разберём, какие изменения произошли в правилах ведения и хранения трудовых книжек, как правильно оформлять записи и какие требования предъявляются к работодателям в 2026 году.

Нормативно‑правовая база

Все изменения регулируются рядом официальных документов:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с дополнениями от 01 марта 2008 г. № 132).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – общие принципы.
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Исполнительные акты и разъяснительные материалы (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, ЕИСОТ).

В 2026 году наиболее актуальными являются пункты Приказа № 320н и Приложение № 2 к нему.

Основные изменения в форме и содержании

Новая форма бланка

С 1 сентября 2021 г. введена новая форма трудовой книжки (Приложение № 2 к Приказу № 320н). Ключевые изменения:

1. Увеличение количества полей для сведений о квалификации и сведениях о профобучении.
2. Добавлен блок «Электронные трудовые книжки (ЭТК)» – предусмотрены возможности переноса данных в цифровой формат.
3. Упрощён порядок заполнения полей «Дата начала работы», «Дата окончания работы» – теперь указываются только календарные даты.

Порядок внесения записей

Согласно п. 35 Правил, все записи, внесённые в трудовую книжку за время работы в организации, должны быть заверены подписью работодателя или уполномоченного лица; Это требование действует без исключений.

Особое внимание уделяется:

• Точности даты и места работы.
• Полноте сведений о должностных обязанностях и условии труда.
• Соблюдению сроков внесения информации (не позднее 30 дней с даты начала работы).

Хранение и архивирование

Работодатель обязан:

1. Хранить оригиналы трудовых книжек в специальном архиве (или в электронном виде, если используется ЭТК).
2. Обеспечить доступность документов в течение всего срока действия трудового договора и 5 лет после его прекращения.
3. Вести журнал учёта трудовых книжек, фиксирующий номер, серию, дату выдачи и место хранения.

Порядок оформления новых записей

Ниже представлен пошаговый алгоритм заполнения новой записи в трудовой книжке:

1. Определение типа записи – переход в новую должность, изменение условий труда, увольнение и т.д;
2. Заполнение реквизитов:
   • Номер и дата записи.
   • ФИО работника (полностью).
   • Должность, подразделение.
   • Дата начала работы.
   • Условия труда (рабочее время, ставка, режим).
   • Сведения о профобучении и повышении квалификации.
3. Подпись работодателя – обязательна в конце каждой записи.
4. Дата подписи – указывается в отдельной колонке.

Пример оформления (см. Приложение № 2):

| № | ФИО | Должность | Дата начала | Условия труда | Подпись работодателя | Дата подписи |
|---|-----|-----------|------------|--------------|----------------------|--------------|
| 1 | Иванов И.И. | Инженер‑механик | | 40 ч/неделя, ставка 55 000 ₽ | ___________________ | |

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 г. в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Главные особенности:

• ЭТК хранятся в защищённой информационной системе (ЕИСОТ).
• Доступ к записям имеет только уполномоченный работодатель и работник.
• Все изменения вносятся через подпись ЭЦП (электронной подписи) работодателя.
• При необходимости выдачи копии работнику предоставляется отчёт в PDF‑формате с электронной подписью.

Переход на ЭТК обязателен для организаций, использующих более 500 сотрудников, а также для государственных учреждений.

Частые ошибки и рекомендации

На основании практики инспекции труда и отзывов экспертов выделены типичные нарушения:

• Отсутствие подписи работодателя – приводит к признанию записи недействительной.
• Неправильное указание даты начала работы – часто фиксируется как «с» вместо полного календарного периода.
• Неучёт переходного периода – при переходе с бумажной на электронную форму необходимо обеспечить совместимость данных.
• Недостаточная архивация – хранение в несоответствующих условиях (влажность, температура) может привести к деградации бумажных копий.

Рекомендации работодателям:

1. Регулярно проводить внутренний аудит заполнения и хранения трудовых книжек.
2. Обучать HR‑персонал новым требованиям и особенностям оформления записей.
3. Переходить на ЭТК постепенно, проверяя совместимость данных с существующими системами.
4. Сохранять копию каждой записи в бумажном виде до полного перехода на электронный формат.

Новые правила ведения и хранения трудовых книжек, вступившие в силу в 2026 году, направлены на повышение прозрачности кадровых отношений и упрощение контроля со стороны государственных инстанций. Соблюдение перечисленных требований позволит:

• Избежать штрафов и проверок от Государственной инспекции труда.
• Обеспечить юридическую защищённость компании в случае споров с сотрудниками.
• Упростить процесс оформления новых работников и вести более точный учёт трудовых отношений.

Для получения более детальной информации рекомендуется обращаться к официальным документам (Приказ № 320н, Приложение № 2) и консультироваться с специалистами по кадровому делу.

Автор: кадровый аналитик, 2026 год.