В сфере кадрового делопроизводства дата 1 сентября традиционно ассоциируется не только с началом учебного года, но и с вступлением в силу важных нормативных изменений․ Анализируя актуальную информацию и нормативную базу, действующую на текущий момент (май 2026 года), можно выделить ключевые аспекты, которые регулируют оформление бумажных трудовых книжек․

Хотя переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) для новых сотрудников произошел еще в 2021 году, бумажный документооборот сохраняется для тех, кто вел трудовые до этого момента, а также в случаях восстановления данных․ Ниже представлен подробный разбор изменений, которые вступили в силу 1 сентября 2021 года и остаются актуальными вплоть до 1 сентября 2027 года․

Обновленная форма бланка трудовой книжки

Одним из самых заметных изменений стало внедрение нового бланка трудовой книжки․ Согласно данным, актуальным до 1 сентября 2027 года, действуют следующие правила:

• Увеличенный объем: В новой форме количество листов для сведений о работе увеличено․ Теперь в книжке предусмотрено 14 разворотов вместо прежних 10․ Это позволяет реже использовать вкладыши и продлевает срок службы основного документа․
• Серия и номер: Упрощено требование к указанию серии и номера․ Теперь они могут быть указаны на одной из четырех страниц каждого развернутого листа, что облегчает идентификацию документа при копировании или сканировании отдельных страниц․
• Срок действия формы: Форма бланка, введенная в 2023 году и дополненная изменениями, действует бессрочно или до 1 сентября 2027 года․ До этой даты отмена бумажных книжек или кардинальная смена правил их ведения не планируется;

Новые правила внесения записей: от ручки к принтеру

С 1 сентября 2021 года (и действует по сей день) были существенно смягчены требования к техническим средствам, используемым для заполнения трудовых книжек․

Ранее записи можно было вносить только вручную․ Теперь кадровикам разрешено:

Вносить записи вручную чернилами черного, синего или фиолетового цвета․
Использовать технические средства (принтеры, штампы) для внесения записей․

> Важно: При использовании принтера или иного технического средства запись должна быть выполнена четко, без смазывания текста, и соответствовать требованиям к цвету чернил (черный, синий, фиолетовый)․ Это значительно упрощает работу кадровых служб с большим документооборотом и снижает риск ошибок из-за неразборчивого почерка․

Отмена обязательного прошивания вкладыша

Еще одно существенное упрощение коснулось процедуры вшивания вкладышей․ Если страницы раздела «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» заканчиваются, необходимо использовать вкладыш․

• Старое правило: Вкладыш нужно было обязательно вшивать в трудовую книжку․
• Новое правило (с ): Вшивать вкладыш не обязательно․ Он просто вкладывается вместе с трудовой книжкой․
• Нюанс: Несмотря на отсутствие обязанности прошивать, вкладыш являеться неотъемлемой частью трудовой книжки․ Без самой трудовой книжки вкладыш недействителен․ Номер и серия вкладыша должны быть указаны в самой трудовой книжке на ьном листе или в специальном разделе․

Особенности ведения записей о переводах

В контексте изменений важно помнить и о содержательной части записей․ Согласно Трудовому кодексу РФ и сложившейся практике:

• Сведения о временных переводах в трудовую книжку, как правило, не вносятся․
• Однако, если временный перевод становится постоянным (например, по истечении срока временного перевода работник продолжает работать на новой должности, и это оформляется дополнительным соглашением), то в трудовую книжку вносится запись о переводе на постоянную основу․
• Дата начала работы на новой должности в таком случае может быть указана как дата фактического начала работы по временному переводу, если это подтверждено документами․

Электронные трудовые книжки: контекст 2026 года

На текущую дату (май 2026 года) уже более четырех лет действует правило, согласно которому:

• Сотрудники, впервые трудоустраивающиеся с 1 января 2022 года, получают сведения о трудовой деятельности исключительно в электронном виде․ Бумажную трудовую им не заводят․
• Для работников, имевших бумажные трудовые до 2021 года, сохраняется возможность выбора: вести бумажную параллельно с электронной или отказаться от бумажной․

Минтруд продолжает совершенствовать форму сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р, СТД-СФР)․ Например, в 2025 году были внесены уточнения в формы отчетов, что требует от работодателей внимательного отслеживания актуальных шаблонов в системах кадрового учета․

Резюме для работодателей и кадровиков

Используйте новые бланки: Убедитесь, что в наличии есть бланки с 14 разворотами․
Техника в помощь: Смело используйте принтеры для внесения записей, соблюдая цветовой режим․
Без иглы: Не требуйте обязательного прошивания вкладышей, достаточно их правильного оформления и вложения․
Контроль сроков: Следите за новостями Минтруда, так как после 1 сентября 2027 года возможны новые изменения в законодательстве о труде․

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит корректное ведение документации сотрудников․