Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж и квалификацию. В 2025‑2026 г. в России произошли значительные изменения в правилах её заполнения, переход на электронный формат и обновление бланков. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно вести трудовую книжку в соответствии с новыми требованиями.
Что изменилось в 2025‑2026 г.?
- Новый порядок ведения и хранения (Порядок 320н) – введены новые правила оформления записей, печати и подписи.
- Обновлённый бланк – с 1 сентября 2025 г. в бумажной форме используются новые шаблоны, а в электронном виде – формат ЭТК (Электронная трудовая книжка).
- Переход на электронные трудовые книжки – с 2020 г. работодатели обязаны вести сведения в системе ЭТК, но бумажные книги остаются актуальными до 2026 г.
- Заполнение при совместительстве – теперь возможна запись о совместительстве даже при наличии предыдущей трудовой книжки у сотрудника.
- Новые требования к ьному листу – печать организации, подпись сотрудника отдела кадров, дата выдачи.
Как правильно заполнить трудовую книжку?
Бумажная трудовая книжка (2025‑2026 г.)
- ьный лист – заполнить согласно образцу 2025 г. Включает:
- ФИО сотрудника
- Дата рождения
- Серия и номер трудовой книжки
- Дата выдачи
- Печать организации и подпись сотрудника отдела кадров
- Первая страница – вносится запись о приёме на работу:
- Дата приёма
- Должность
- Квалификация
- Ставка (если применимо)
- Сведения о месте работы (название организации, адрес)
- Записи о переводе, смене должности, увольнении – каждая запись оформляется в отдельной строке:
- Дата события
- Тип события (перевод, увольнение и т.д.)
- Новая должность (если перевод)
- Причина увольнения (если увольнение)
- Печать и подпись сотрудника отдела кадров
- Запись о смене фамилии – вносится отдельно, указывая старое и новое ФИО.
- Запись о совместительстве – если ранее не было записи, вносится в графе «3» (сведения о совместительстве) с указанием даты начала и окончания.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Для перехода на ЭТК необходимо выполнить следующие шаги:
- Подготовить заявление о выдаче заверенной копии трудовой книжки (образец можно скачать в «КонсультантПлюс»).
- Подтвердить электронную запись в системе ПФР через форму СЗВ‑ТД.
- Заполнить электронный бланк согласно шаблону, доступному в системе «Системы Кадры».
- Убедиться, что в строке «Трудовая книжка» указана дата заявления и статус «Электронно».
- Сохранить и закрыть карточку сотрудника в системе.
При увольнении сотрудника в ЭТК необходимо внести запись о прекращении трудовых отношений, указав дату увольнения и причину. В бумажной версии – аналогичная запись в последней строке книги.
Примеры заполнения
Приём на работу (бумажная)
Дата приёма:
Должность: Специалист по кадрам
Квалификация: 3‑й уровень
Ставка: 15 000 ₽
Место работы: ООО «РосКадры», г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Перевод на другую должность (бумажная)
Дата перевода:
Новая должность: Руководитель отдела кадров
Причина перевода: Повышение
Увольнение (бумажная)
Дата увольнения:
Причина увольнения: Сокращение штата
Смена фамилии (бумажная)
Дата изменения:
Старое ФИО: Иванов Иван Иванович
Новое ФИО: Иванов Иван Александрович
Запись о совместительстве (бумажная)
Дата начала совместительства:
Дата окончания:
Основной работодатель: ООО «ПрофТруд», г. Москва
Второй работодатель: ООО «СекТруд», г; Санкт‑Петербург
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат даты (используйте DD.MM.YYYY).
- Отсутствие печати или подписи сотрудника отдела кадров.
- Запись о совместительстве без указания основной работы.
- Неучёт смены фамилии в ьном листе.
- Переход на ЭТК без подтверждения в ПФР.
Как получить образцы и шаблоны
Образцы заполнения трудовой книжки можно скачать из следующих источников:
- «Бухонлайн» – Образец 2025
- «Системы Кадры» – Образец 2026
- «КонсультантПлюс» – Заявление о выдаче копии
- «Контур» – Порядок заполнения
Ведение трудовой книжки в 2025‑2026 г. требует соблюдения новых правил оформления, использования обновлённых бланков и перехода на электронный формат. При правильном заполнении вы избежите штрафов, ускорите процесс оформления кадровых документов и обеспечите сотрудникам надёжную запись их трудовой истории.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или к специалистам по кадровому учёту.