В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала безальтернативным и основным форматом учета трудового стажа в Российской Федерации. Бумажные книжки, которые еще можно было сохранить у себя «на память» или для подтверждения стажа до 2020 года, теперь играют второстепенную роль. Ключевым документом, регулирующим взаимодействие работодателя и сотрудника в этой сфере внутри организации, являются Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
В данной статье мы подробно разберем, какие изменения необходимо внести в ПВТР, как правильно сформулировать пункты об электронном документообороте и какие нормативные акты следует учитывать в текущей дата-ситуации (май 2026 года).
Почему необходимо менять ПВТР?
Правила внутреннего трудового распорядка — это обязательный локальный нормативный акт (ЛНА), который регламентирует порядок приема, перевода, увольнения работников, а также их права и обязанности. Поскольку с 2020 года в России запущен процесс перехода на электронные трудовые книжки, а к 2026 году он завершен, в тексте ПВТР больше нельзя использовать формулировки, предполагающие исключительно бумажный носитель.
Основные причины для внесения изменений:
- Приведение документации в соответствие с федеральным законодательством (ТК РФ и законы о персонифицированном учете).
- Четкое определение порядка взаимодействия работодателя и сотрудника в цифровой среде.
- Закрепление ответственности за ведение и передачу сведений в Социальный фонд России (СФР).
- Устранение правовых рисков при проверках трудовой инспекции.
Какие разделы ПВТР требуют корректировки
При актуализации Правил внутреннего трудового распорядка в 2026 году необходимо проанализировать весь текст документа. Фраза «трудовая книжка» должна быть дополнена или заменена на «сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)».
Ключевые разделы, подлежащие правке:
Прием на работу
В этом разделе необходимо указать, что при приеме на работу сотрудник знакомится с порядком ведения его электронной трудовой книжки. Если работник впервые трудоустраивается, работодатель обязан завести ему электронную трудовую (сформировать отчетность). Если сотрудник перешел на ЭТК ранее, работодатель лишь продолжает вносить сведения.
Пример формулировки: «При приеме на работу работодатель формирует и передает в СФР сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде в соответствии с установленным законодательством порядком».
Перевод на другую работу
Любой перевод (на другую должность, в другое структурное подразделение) фиксируется в электронной базе. В ПВТР следует прописать, что основанием для внесения записи в ЭТК является приказ (распоряжение) работодателя, с которым работник ознакомлен.
Увольнение
Это критически важный раздел. В бумажную эпоху книжку выдавали на руки в день увольнения. В 2026 году процедура изменилась:
- Работодатель обязан передать сведения об увольнении в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
- Работнику по его заявлению предоставляется выписка из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р или электронная подпись).
- В ПВТР нужно четко прописать сроки и способ предоставления работнику копии сведений об увольнении.
Поощрения и дисциплинарные взыскания
Сведения о награждениях вносятся в ЭТК. Информация о дисциплинарных взысканиях в электронную трудовую, как правило, не вносится (за исключением увольнения как вида взыскания), но порядок фиксации этих событий во внутренних базах работодателя должен быть отражен в ЛНА.
Организационные моменты: кто отвечает за ЭТК?
- Своевременную подачу отчетности в СФР.
- Корректность вносимых данных.
- Защиту персональных данных работников при работе с электронными системами.
- Выдачу выписок сотрудникам.
Также необходимо обновить должностную инструкцию ответственного сотрудника, добавив туда функции по работе с электронными сведениями о трудовой деятельности.
Порядок электронного взаимодействия
Современные ПВТР должны содержать пункт о цифровом взаимодействии. Работодатель вправе установить порядок, при котором заявления работников (например, о выборе формы трудовой книжки, если такие случаи еще рассматриваются переходный период, или о предоставлении выписки) подаются в электронном виде через корпоративный портал или систему электронного документооборота (ЭДО), если это предусмотрено техническими возможностями организации и согласовано с работником.
Алгоритм действий работодателя в 2026 году
Чтобы привести документы в порядок, руководителю организации следует выполнить следующие шаги:
- Аудит: Проверить текущую версию ПВТР на наличие устаревших терминов («бумажная трудовая книжка» без упоминания электронной).
- Разработка изменений: Подготовить новую редакцию пунктов ПВТР, добавив ссылки на «сведения о трудовой деятельности» и формы отчетности СФР (СТД-СФР, СТД-Р).
- Согласование: Если в организации есть профсоюз или иной представительный орган работников, проект изменений необходимо согласовать с ними.
- Утверждение: Издать приказ об утверждении новой редакции ПВТР.
- Ознакомление: Ознакомить всех действующих сотрудников с изменениями под подпись (в т.ч. в электронном виде, если используется ЭДО).
Электронная трудовая книжка в 2026 году, это не просто цифровая копия бумажного документа, а единая база данных, содержащая полную историю карьерного пути гражданина. Грамотное отражение работы с ЭТК в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) защищает интересы как работодателя, минимизируя штрафы, так и работника, гарантируя прозрачность его стажа.
Не забывайте, что актуальные формы отчетов (например, СТД-СФР) и регламенты взаимодействия с Социальным фондом России могут обновляться, поэтому мониторинг законодательства должен быть постоянным.