С 1 января 2021 года в Российской Федерации начался переход на электронные трудовые книжки, новый формат учёта трудовой деятельности работников, предусмотренный Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ; Этот закон внес существенные изменения в Трудовой кодекс РФ и обязал работодателей адаптировать свои внутренние документы, включая Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), к новым требованиям. В 2026 году эти изменения остаются актуальными, и игнорирование их может повлечь административную ответственность.

Почему нужно менять ПВТР?

Правила внутреннего трудового распорядка, это локальный нормативный акт, регулирующий порядок приёма, увольнения, режима работы, отпусков, дисциплинарной ответственности и других аспектов трудовых отношений. С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) изменился не только способ хранения сведений о трудовой деятельности, но и сама процедура их оформления, передачи и предоставления работникам.

Если ПВТР не обновлён, в нём могут содержаться устаревшие положения, например:

• обязанность работника представлять бумажную трудовую книжку при приёме на работу;
• порядок выдачи трудовой книжки при увольнении в бумажном виде;
• ответственность кадровой службы за хранение бумажных трудовых книжек.

Такие положения теперь противоречат закону и могут стать основанием для проверки трудовой инспекции и наложения штрафа.

Обязательные изменения в ПВТР

В соответствии с требованиями закона и разъяснениями Минтруда России, в ПВТР необходимо внести следующие изменения:

Указание на возможность ведения трудовой книжки в электронном виде

В разделе, посвящённом приёму на работу, необходимо добавить положение о том, что:

«Сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ. При приёме на работу работник представляет документ, удостоверяющий личность. При отсутствии у работника бумажной трудовой книжки сведения о его трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд Российской Федерации».

Порядок выбора формата трудовой книжки

Согласно закону, каждый работник имеет право выбрать: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Это право должно быть закреплено в ПВТР:

«Работник вправе выбрать форму ведения трудовой книжки: бумажную или электронную. Выбор осуществляется путём подачи письменного заявления работодателю. Работодатель обязан предоставить работнику информацию о последствиях выбора формата ведения трудовой книжки и обеспечить возможность подачи заявления в течение 30 календарных дней с даты приёма на работу».

Процедура обмена сведениями с ПФР

Работодатель обязан ежемесячно передавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников. Это требование должно быть отражено в ПВТР:

«Кадровая служба обязана ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным, формировать и передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства».

Уточнение порядка выдачи трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника, выбравшего бумажную трудовую книжку, она выдаётся на руки. Если работник выбрал электронный формат — бумажная книжка не выдаётся, но работодатель обязан предоставить ему выписку из ЭТК:

«При увольнении работника, выбравшего электронную форму ведения трудовой книжки, работодатель обязан в день увольнения выдать работнику на руки выписку из электронной трудовой книжки в бумажном виде или в электронной форме (по выбору работника). При этом бумажная трудовая книжка работнику не выдаётся».

Ответственность за хранение и обработку данных

Поскольку сведения о трудовой деятельности теперь хранятся в информационной системе ПФР, а работодатель является их формирующим органом, в ПВТР необходимо включить положение о защите персональных данных:

«Работодатель обеспечивает конфиденциальность, точность и безопасность сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде. Доступ к информации осуществляеться только уполномоченными сотрудниками кадровой службы в рамках их должностных обязанностей. Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с Федеральным законом от № 152-ФЗ».

Сроки и порядок внесения изменений

Согласно закону, работодатели обязаны были внести изменения в ПВТР до 30 июня 2020 года. Однако, поскольку переход на ЭТК продолжается, и новые сотрудники поступают на работу ежедневно, актуализация ПВТР — это не разовая процедура, а постоянная обязанность.

В 2026 году работодатели обязаны:

1. Проверить актуальность ПВТР на предмет соответствия законодательству о ЭТК;
2. Внести необходимые изменения в течение 10 рабочих дней после выявления несоответствий;
3. Ознакомить всех работников с новой редакцией ПВТР под роспись не позднее 3 рабочих дней после вступления изменений в силу.

Изменения в ПВТР оформляются приказом руководителя организации, который должен содержать:

• номер и дату приказа;
• основание для внесения изменений (ФЗ № 439-ФЗ);
• ссылку на редакцию ПВТР, подлежащую изменению;
• перечень вносимых изменений;
• дату вступления изменений в силу (не ранее дня подписания приказа).

Что будет, если не внести изменения?

Несоблюдение требований законодательства о электронных трудовых книжках влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, при проверке трудовой инспекцией могут быть вынесены предписания об устранении нарушений, а в случае повторного нарушения — штрафы будут увеличены.

Рекомендации работодателям в 2026 году

1. Проведите аудит ПВТР, сверьте текущую редакцию с требованиями ФЗ № 439-ФЗ и приказом Минтруда № 320н от .
2. Обновите инструкции по кадровому делопроизводству, они должны детально описывать процедуру формирования, передачи и хранения ЭТК.
3. Обучите кадровый персонал — работники кадровой службы должны знать, как работать с ЭТК, как формировать данные в системе ПФР и как выдавать выписки.
4. Информируйте новых сотрудников — при приёме на работу обязательно разъясните им право выбора формата трудовой книжки и предложите подать заявление.
5. Сохраняйте все заявления работников — как о выборе ЭТК, так и о сохранении бумажной книжки — как минимум 5 лет.

Внедрение электронных трудовых книжек — это не просто техническое изменение, а фундаментальная трансформация кадрового документооборота. Правила внутреннего трудового распорядка — это основа регулирования трудовых отношений внутри организации. Их своевременная актуализация в связи с переходом на ЭТК — не просто формальность, а обязанность работодателя перед законом и работниками.

В 2026 году, когда электронные трудовые книжки уже стали нормой, игнорирование изменений в ПВТР может привести к серьёзным последствиям — от штрафов до потери доверия со стороны сотрудников. Поэтому регулярный аудит и обновление локальных нормативных актов — это не просто рекомендация, а стратегическая необходимость для любого работодателя.

Помните: закон требует не только изменений в документах, но и их понимания и соблюдения всеми участниками трудовых отношений.