Штатное расписание, это важнейший внутренний организационно-распорядительный документ любой компании, в котором отражена ее структура, состав должностей и численность работников․ В процессе деятельности организации неизбежно происходят различные изменения: оптимизация бизнес-процессов, сокращение штата, переименование должностей или отделов․ У кадровиков и руководителей часто возникает вопрос: как правильно оформить изменение в штатном расписании и нужно ли вносить эти корректировки в трудовую книжку сотрудника?
Что считается изменением в штатном расписании?
Само по себе слово «изменение» означает переход объекта из одного состояния в другое․ В контексте кадрового делопроизводства изменение штатного расписания может принимать разные формы․ Чаще всего на практике встречаются следующие ситуации:
- Переименование должности или структурного подразделения (например, должность «специалист по персоналу» выводится из штатного расписания, и вместо нее вводится должность «специалист по персоналу и охране труда»)․
- Изменение оклада (увеличение или уменьшение тарифной ставки)․
- Сокращение численности или штата (полное исключение некоторых должностей из документа)․
Для работника имеют значение только те изменения, которые затрагивают условия его трудового договора․ И именно они могут стать основанием для внесения записей в трудовую книжку․
В каких случаях делается запись в трудовую книжку?
Важно запомнить главное правило: не каждое изменение в штатном расписании влечет за собой запись в трудовую книжку․ Трудовая книжка — это документ о трудовой деятельности и стаже работника, и заполняется она строго по правилам, установленным законодательством․
Переименование должности или отдела
Если за сотрудником сохраняется его трудовая функция, но меняется наименование его должности или подразделения (например, отдел «Маркетинг» переименован в «Департамент по продвижению»), это считается переводом․ Точнее, это оформляется как перевод на другую работу или перемещение с согласия работника․ В этом случае запись в трудовую книжку обязательна․
Изменение оклада
Если в штатном расписании изменился оклад по должности сотрудника, это отражается в дополнительном соглашении к трудовому договору․ Однако в трудовую книжку сведения об изменении оклада не вносятся․ Трудовая книжка содержит информацию о работе, а не о зарплате․
Сокращение штата
Если должность исключается из штатного расписания, и сотрудник увольняется по сокращению численности или штата работников (п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ), в трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием соответствующей статьи․
Пошаговое оформление: от приказа до трудовой книжки
Рассмотрим алгоритм действий на самом частом примере, переименовании должности (например, когда «специалист по персоналу» становится «специалистом по персоналу и охране труда»)․
-
Шаг 1․ Издание приказа об изменении штатного расписания
Руководитель издает приказ о выводе из штатного расписания старой должности и введении новой, либо о внесении изменений в действующее расписание․ В приказе указывается дата, с которой изменения вступают в силу․
-
Шаг 2․ Уведомление работника
Согласно ст․ 74 ТК РФ, если изменение названия должности влечет за собой изменение условий трудового договора, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца до введения этих изменений․
-
После получения согласия работника стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору, где фиксируется новое наименование должности․
-
Шаг 4․ Издание приказа о переводе
На основании дополнительного соглашения издается приказ о переводе сотрудника на новую должность (или о переименовании должности)․ Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись․
-
Шаг 5․ Внесение записи в трудовую книжку
Именно на этом этапе кадровик вносит изменения в трудовую книжку․ Запись делается в разделе «Сведения о работе»․
Как правильно внести запись в трудовую книжку?
При переименовании должности в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись примерно следующего содержания:
Пример:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи․
- В графе 2 указывается дата внесения записи․
- В графе 3 пишется: «Переведен(а) на должность специалиста по персоналу и охране труда» (или «Должность переименована в специалиста по персоналу и охране труда» — формулировка зависит от локальных нормативных актов и сути изменений)․
- В графе 4 указываются реквизиты приказа работодателя (дата и номер), на основании которого внесена запись․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки алгоритм отражения изменений остался прежним․ Работодатель обязан не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло переименование должности (или другой кадровый повод), представить в Социальный фонд России (СФР) соответствующие сведения по форме ЕФС-1․ В программе для кадрового учета (например, 1С) настройка заполнения ЭТК происходит автоматически на основании введенного приказа о переводе или изменении штатного расписания․
Частые ошибки и рекомендации
- Внесение записи об изменении оклада․ Как уже упоминалось, это грубая ошибка․ Трудовая книжка не для этого․
- Нарушение сроков уведомления․ Если переименование должности затрагивает трудовой договор, помните про 2-месячный срок предупреждения․
- Неверная формулировка причины․ Если работник фактически продолжает выполнять ту же работу, а должность просто переименована, не стоит оформлять это как увольнение и новый прием․ Это оформляется именно как изменение условий трудового договора / перевод․
Изменения в штатном расписании — это внутреннее дело организации․ Однако, когда эти изменения затрагивают трудовую функцию, наименование должности или структурного подразделения сотрудника, они обязательно должны найти отражение в его трудовой книжке․ Главное для кадрового специалиста — четко отличать ситуации, требующие внесения записи (перевод, увольнение по сокращению), от ситуаций, когда запись не нужна (изменение оклада, расширение штата новыми единицами)․ Грамотное и своевременное оформление документов защитит работодателя от штрафов, а работника — от проблем с подтверждением стажа в будущем․