Обновлено: 22 мая 2026 года

Правовые основы внесения изменений

Внесение изменений в трудовую книжку регламентируется следующими нормативными актами:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Постановление Минтруда РФ от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Локальные нормативные акты организации.

Какие изменения можно вносить в трудовую книжку

Согласно действующему законодательству, в трудовую книжку могут быть внесены изменения в следующие сведения о работнике:

1. Персональные данные:
   • Фамилия, имя, отчество;
   • Дата рождения;
   • Образование (уровень, наименование учебного заведения, специальность);
   • Профессия, специальность;
   • Квалификация;
2. Сведения о работе:
   • Изменение наименования должности;
   • Перевод на другую постоянную работу;
   • Переименование организации;
   • Изменение структурного подразделения;

Что НЕ подлежит изменению в трудовой книжке

• Записи о награждениях;
• Записи о дисциплинарных взысканиях;
• Записи о поощрениях;
• Записи о переводах на другую работу (если это не связано с изменением наименования должности).

Порядок внесения изменений

Подготовка документов

Для внесения изменений необходимо подготовить следующие документы:

• Заявление работника (если инициатором выступает работник);
• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Документы, подтверждающие изменения:
  • Диплом об образовании;
  • Свидетельство о браке (при изменении фамилии);
  • Свидетельство о рождении;
  • Приказ о переименовании организации;
  • Документы, подтверждающие изменение наименования должности;
• Документы, подтверждающие полномочия лица, вносящего изменения (если изменения вносятся не работодателем).

Алгоритм внесения изменений

Процедура внесения изменений включает несколько этапов:

Этап 1. Проверка оснований для внесения изменений

Этап 2. Оформление приказа (распоряжения)

На основании представленных документов работодатель издает приказ об изменении сведений в трудовой книжке. Приказ должен содержать:

• Основание для внесения изменений;
• ФИО работника;
• Должность;
• Конкретные изменения, которые необходимо внести;
• Ссылку на документы, подтверждающие изменения;
• Подпись руководителя или уполномоченного лица;
• Дату издания приказа.

Этап 3. Внесение изменений в трудовую книжку

Изменения вносятся в следующем порядке:

1. На титульном листе или в разделе «Сведения о работе» зачеркивается старая запись одной тонкой чертой;
2. Над зачеркнутой записью или в следующей строке делается новая запись;
3. В графе «Дата внесения записи» указывается дата внесения изменений;
4. В графе «Наименование документа, на основании которого внесена запись» указывается наименование документа (например, «Диплом о высшем образовании») и его реквизиты;
5. Запись подписывается лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, и заверяется печатью организации (если она применяется).

Этап 4. Ознакомление работника

Работник должен быть ознакомлен с внесенными изменениями под подпись. В трудовой книжке делается отметка о том, что работник с изменениями ознакомлен.

Особенности внесения отдельных видов изменений

Изменение фамилии, имени, отчества

При изменении персональных данных в трудовой книжке:

• Зачеркивается старая фамилия, имя, отчество;
• Вносится новая запись;
• Указывается документ, на основании которого внесены изменения (например, свидетельство о браке);
• В графе «Подпись владельца» работник ставит подпись, подтверждающую правильность внесенных данных.

Изменение наименования должности

При изменении наименования должности:

1. Вносятся изменения в трудовой договор (оформляется дополнительное соглашение);
2. Издается приказ об изменении наименования должности;
3. В трудовую книжку вносится соответствующая запись с указанием основания (приказ).

Изменение наименования организации

При переименовании организации:

• В трудовой книжке делается запись: «Организация переименована в [новое наименование]»;
• Указывается документ, подтверждающий переименование (например, выписка из ЕГРЮЛ);
• Запись заверяется печатью организации.

Что делать при обнаружении ошибки

Если ошибка обнаружена в трудовой книжке:

1. Ошибочная запись признается недействительной;
2. Вносится правильная запись;
3. Указывается основание для исправления;
4. Работник ознакамливается с изменениями под подпись.

Оформление дубликата трудовой книжки

В некоторых случаях может потребоваться оформление дубликата трудовой книжки:

• При утере трудовой книжки;
• При значительных повреждениях, делающих невозможным чтение записей;
• При большом количестве исправлений и изменений.

Порядок оформления дубликата:

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата;
2. Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности работника у предыдущих работодателей;
3. На основании полученных сведений заполняется чистый бланк трудовой книжки;
4. На титульном листе в правом верхнем углу делается пометка «Дубликат»;
5. Вносятся все записи, соответствующие действительности;
6. Дубликат выдается работнику под подпись;

Ответственность за нарушения

За нарушение правил ведения, хранения и внесения изменений в трудовую книжку предусмотрена ответственность:

• Для работодателя:
  • Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей);
  • Возмещение ущерба, причиненного работнику;
  • Привлечение к дисциплинарной ответственности.
• Для работника:
  • Возможные трудности при оформлении пенсии;
  • Проблемы при трудоустройстве;
  • Отказ в предоставлении льгот и компенсаций.

Рекомендации для кадровиков

Для правильного ведения трудовых книжек специалистам кадровой службы рекомендуется:

1. Регулярно проходить обучение по вопросам ведения трудовых книжек;
2. Использовать современные программные средства для автоматизации ведения трудовых книжек;
3. Вести журнал учета трудовых книжек;
4. Своевременно вносить изменения при получении соответствующих документов;
5. Хранить трудовые книжки в сейфах или специальных шкафах;
6. Своевременно выдавать трудовую книжку при увольнении работника;
7. Не допускать исправлений в трудовых книжках без соответствующих оснований.

Внесение изменений в трудовую книжку — ответственная процедура, требующая соблюдения всех норм законодательства. Правильное оформление записей позволяет избежать проблем при оформлении пенсии, трудоустройстве и получении различных льгот. Работодатель должен обеспечить своевременное и корректное внесение изменений на основании подлинных документов, а работник — быть ознакомленным с внесенными изменениями.

Помните: Трудовая книжка — это важный документ, от правильности ведения которого зависит будущее работника. Не допускайте халатности при внесении изменений!