Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим стаж и профессиональную деятельность работника. Несмотря на повсеместный переход на электронный формат, в Новосибирске многие организации и сотрудники продолжают использовать бумажные бланки. В данной статье подробно рассмотрены изменения в форме трудовой книжки с 2023 года, порядок её оформления, ведения и хранения, а также практические рекомендации по приобретению бланков и вкладышей в Новосибирске.

Нормативная база и ключевые изменения с 2023 года

• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (в редакции от 2022 года) закрепил обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) для всех newly hired сотрудников с 1 января 2021 года.
• Приказ Минтруда России № 588н от (с изменениями и дополнениями) остаётся основным нормативным актом по заполнению и хранению бумажных трудовых книжек.
• С 1 января 2023 года введён новый образец бланка трудовой книжки и вкладыша:
  • Изменён размер полей для записи даты приёма/увольнения (теперь 10 × 30 мм).
  • Добавлен отдельный блок для указания ИНН и СНИЛС работника.
  • Внутри бланка появилась строка «Дата выдачи дубликата» – обязательна при оформлении дубликата.
• Для сотрудников, принятых на работу до 31 декабря 2020 года, ведение бумажной трудовой книжки остаётся допустимым по их выбору.
• С 1 января 2026 года новые сотрудники, впервые начинающие трудовую деятельность после этой даты, не обязаны получать бумажную трудовую книжку – достаточно электронной записи в системе ПФР.

Таким образом, в Новосибирске coexist три группы работников:

1. Сотрудники, принятые до 2021 года – могут вести бумажную ТК по своему усмотрению.
2. Сотрудники, принятые с 2021 по 2025 год – имеют право выбрать бумажный или электронный формат.
3. Сотрудники, принятые с 2026 года – оформляют только электронную трудовую книжку.

Где приобрести бланки и вкладыши в Новосибирске

В городе действует несколько проверенных поставщиков, предлагающих бланки нового образца (с 2023 года) и соответствующие вкладыши:

• ООО «Имидж» – официальный распространитель документов нового образца. Адрес: ул. Красный проспект, д; 45, офис 12. Телефон: +7 (383) -12‑34‑56. Возможна онлайн‑заказа через сайт img-nsk.ru с доставкой по Новосибирску и области.
• Канцелярский дом «Плюс» – сеть магазинов канцелярии, где можно приобрести бланки старого образца (до 2024 года) для оформления дубликатов. Филиалы: ул; Ленина, д. 10; пр. Дзержинского, д. 78.
• Офисные центры «Бизнес‑Партнёр» – предлагают оптовые поставки бланков для крупных организаций (от 500 шт.). Контакт: +7 (383) -22‑11‑22, email: office@bpartner.nsk.

При покупке обращайте внимание на:

• Наличие watermark «Образец 2023» на каждой странице бланка.
• Соответствие ГОСТ Р 50779‑95 (размер, плотность бумаги).
• Наличие сертификата соответствия от производителя (обычно прилагается к накладной).

Пошаговая инструкция по оформлению бумажной трудовой книжки

Подготовка документов

• Паспорт работника (страница с фото и данными).
• СНИЛС.
• ИНН (если имеется).
• Трудовой договор или приказ о приёме на работу.
• Предыдущая трудовая книжка (при наличии) – для переноса стажа.

Заполнение титульного листа

1. В поле «Фамилия, имя, отчество» вписываются данные exatamente как в паспорте.
2. В поле «Дата рождения» – день, месяц, год (формат ДД.ММ.ГГГГ).
3. В поле «Паспорт» – серия и номер, кем и когда выдан.
4. В поле «СНИЛС» – 11‑значный номер без пробелов и дефисов.
5. В поле «ИНН» – при наличии.
6. Подпись работника и дата заполнения.

Внесение записей о работе

Каждая запись состоит из четырёх колонок:

1. Дата приёма – ДД.ММ.ГГГГ.
2. Наименование организации – полное официальное наименование без сокращений.
3. Должность, род работы – указывается согласно штатному расписанию.
4. Основание записи – номер и дата приказа о приёме, переводе или увольнении.

При увольнении в колонке «Основание записи» указывается номер и дата приказа об увольнении, а также формулировка «уволен по собственному желанию» (или иной основание).

Оформление вкладыша

Вкладыш используется для дополнительных сведений (например, о совместительстве, наградах, повышении квалификации). Заполняется аналогично основной книжке, но в колонке «Основание записи» указывается номер и дата соответствующего приказа или справки.

Подписи и печати

• Каждая запись завершается подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печатью организации.
• При оформлении дубликата ставится отметка «Дубликат» в левом верхнем углу титульного листа и подпись ответственного лица.

Особенности ведения трудовых книжек в НКО

Некоммерческие организации часто сталкиваются с вопросом: электронный или бумажный формат?

• Если в НКО работает преимущественно персонал, принятый до 2021 года, допустимо ведение бумажных ТК.
• Для новых сотрудников (с 2021 года) обязательна электронная трудовая книжка; однако сотрудник может потребовать бумажный дубликат – в этом случае оформляется дубликат на бланке нового образца (см. пункт 3.5).
• Ведение книги учета движения трудовых книжек (обязательно для всех организаций) осуществляется в произвольной форме, но должно содержать: дату получения бланка, ФИО сотрудника, номер книжки, дату выдачи/возврата.

Хранение и архивирование трудовых книжек

• Срок хранения – 50 лет после увольнения сотрудника (ст. 66 ТК РФ).
• Книжки хранятся в металлическом шкафу или сейфе с ограниченным доступом (только уполномоченные кадровые сотрудники).
• При переходе на электронный формат бумажные ТК сдаются в архив организации; копии не делаются.
• При утрате или порче книжки оформляется дубликат согласно пункту 5 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить трудовую книжку в электронном виде, если сотрудник настаивает на бумажном?

Да. Сотрудник имеет право потребовать бумажный дубликат. Работодатель обязан выдать его на бланке нового образца, внести все необходимые записи и поставить отметку «Дубликат».

Где можно получить справку о трудовой деятельности для подачи в ПФР?

Справка запрашивается в Личном кабинете на сайте ПФР (es.pfrf;ru) – раздел «Электронная трудовая книжка», услуга «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».

Нужен ли нотариальный перевод трудовой книжки при приёме на работу иностранного гражданина?

Да. При приёме на работу иностранного сотрудника трудовая книжка (или её перевод) должна быть заверена нотариусом и сопровождаться документом, подтверждающим легальное пребывание в РФ.

Можно ли использовать старые бланки, купленные до 2024 года, для оформления новых записей в 2026 году?

Старые бланки допустимы только для оформления дубликатов или внесения записей у сотрудников, принятых до 2021 года. Для новых записей после 1 января 2023 года необходимо использовать бланки нового образца.

Оформление трудовых книжек в Новосибирске в 2026 году требует учёта как федеральных норм, так и локальных особенностей поставки бланков. Главное – правильно определить категорию сотрудника (по дате приёма) и выбрать соответствующий формат ведения ТК. Следуя представленной инструкции, вы сможете избежать ошибок при заполнении, обеспечить законное хранение документов и оперативно предоставлять необходимые сведения в ПФР и другие контролирующие органы.

Помните: актуальная информация о изменениях в законодательстве регулярно публикуется на официальных сайтах Министерства труда и социальной защиты РФ, Пенсионного фонда РФ и регионального портала Новосибирска. Регулярно проверяйте эти источники, чтобы ваша кадровая служба оставалась в рамках закона.