Да, трудовая книжка претерпела кардинальные изменения с 1 января 2026 года. Основной тренд — полный переход на электронный формат (ЭТК) как основной способ ведения, при сохранении возможности бумажного носителя только по инициативе работника. Данные изменения закреплены в новом классификаторе профессий, обновленных правилах Трудового кодекса и приказах Минтруда.

Главное изменение: Электронная трудовая книжка (ЭТК) — новый стандарт

С 2026 года завершается переходный период. Теперь:

• Электронный формат становится основным и приоритетным. Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, повышение, взыскания) формируются в виде электронной записи в единой государственной информационной системе (ЕГИС) «Трудовая книжка».
• Бумажная трудовая книжка (БТК) выдается только по письменному заявлению работника. Если сотрудник не подал такое заявление до 31 декабря 2025 года, его стаж будет вестись исключительно в электронном виде.
• Работодатель обязан передавать сведения о каждом кадровом событии в ЕГИС «Трудовая книжка» независимо от формата, который выбрал работник. Отсутствие передачи данных — нарушение.

Как работает ЭТК для работника?

Работник может в любой момент:

1. Получить выписку из электронной трудовой книжки (официальный документ с электронной подписью).
2. Запросить бумажный дубликат своей ЭТК через МФЦ или портал «Госуслуги» (если у него нет БТК).
3. Просматривать свою историю через личный кабинет на портале «Трудовая книжка» (требуется подтвержденная учетная запись на «Госуслугах»).

Бумажная трудовая книжка в 2026 году: кому и зачем?

БТК не отменена полностью, но ее использование строго регламентировано. Она выдается только в двух случаях:

• По письменному заявлению работника, поданному до (или позже, если работник уже имел БТК и не отказался от нее).
• Если на момент вступления изменений в силу у работника уже была оформлена БТК и он не подал заявление на переход в ЭТК. В этом случае работодатель продолжает вести ее по старым правилам, но также обязан передавать данные в электронную систему.

Важно: Прием на работу с предъявлением старой бумажной книжки возможен. Работодатель обязан принять ее и внести соответствующую запись (как в БТК, так и в ЭТК).

Что изменилось в правилах заполнения и ведения?

Независимо от формата, актуальны следующие нововведения:

Новый классификатор профессий (ОКПДТР)

С 2026 года применяется обновленный Общероссийский классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов (ОКПДТР). В записях об изменении условий трудового договора (например, о переходе на другую должность) теперь указывается код и название профессии/должности согласно этому классификатору.

Ужесточение правил исправления ошибок

Правила стали строже:

• Неверная запись признается недействительной и не учитывается при расчете стажа.
• Исправление производится только путем создания новой, правильной записи с указанием даты внесения исправления и подписью ответственного лица. Старая запись не зачеркивается, а остается в истории.
• В ЭТК исправление вносится в виде отдельной корректирующей записи с обязательным указанием причины.

Обновленный бланк (для БТК)

Бланк бумажной книжки утвержден приказом Минтруда от № 320н. Существенных изменений в его оформлении в 2026 году не было. Записи вносятся разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме устоявшихся).

Обязанности работодателя в 2026 году

Работодатель (как юридическое лицо, так и ИП) обязан:

1. Передавать сведения о каждом факте трудовых отношений (прием, увольнение, изменение условий договора) в ЕГИС «Трудовая книжка» в течение 3 рабочих дней с даты события.
2. Обеспечить работника информацией о его электронной трудовой книжке (уведомить о создании записи).
3. Выдать бумажную трудовую книжку по первому требованию работника, если он выбрал этот формат.
4. Хранить сведения о трудовой деятельности в течение 75 лет (как в электронном, так и в бумажном виде, если он ведется);

Частые вопросы и ответы (FAQ)

Q: Если у меня уже есть старая бумажная книжка, что делать?

A: Если вы не подали заявление на отказ от нее до , работодатель продолжит в нее вносить записи. Одновременно все ваши данные будут передаваться в электронную систему. Вы можете в любой момент получить выписку из ЭТК или попросить дубликат БТК.

Q: Что будет с моим стажем, если я работал до 2026 года?

A: Все данные о трудовой деятельности, внесенные до 2026 года в бумажные книжки, автоматически перенесены в ЕГИС «Трудовая книжка» государственными органами (ПФР). Ваш стаж сохранится. При переходе на ЭТК вы получите полную электронную историю.

Q: Нужно ли мне что-то делать для получения ЭТК?

A: Нет. Если вы не подали заявление на бумажную книжку, с ваша трудовая книжка будет вестись в электронном виде автоматически. Рекомендуется активировать учетную запись на портале «Госуслуги» для доступа к ней.

Q: Можно ли сменить формат (с электронного на бумажный или наоборот)?

A: Да. Работник вправе в любой момент подать заявление работодателю на перевод с электронного формата на бумажный (или наоборот). Работодатель обязан исполнить заявление в течение 5 рабочих дней.

С 2026 года трудовая книжка в России стала преимущественно цифровым документом. Ключевое правило: бумажный формат — только по желанию работника. Для работодателей это означает новые обязанности по оперативной передаче данных в госсистему. Для работников — удобство доступа к истории труда онлайн, но и необходимость следить за корректностью записей в личном кабинете. Главное — помнить о сроке: заявление на бумажную книжку нужно было подать до конца 2025 года, чтобы сохранить традиционный формат.

Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных документов и публикаций за 2025-2026 годы. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к кадровому специалисту или в Пенсионный фонд РФ.