С 2021 года в России вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ, касающиеся ведения трудовых книжек. Согласно статьям 66 и 66.1 ТК РФ, каждый работник имеет право выбрать способ ведения своей трудовой книжки — в бумажном или электронном виде. Работодатель обязан учитывать выбор сотрудника и оформить соответствующее заявление. В этой статье вы найдете актуальные образцы заявлений на 2026 год, пояснения по их заполнению и юридические основания.

Почему важно правильно оформить заявление?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий стаж, должности, награды и другие сведения о трудовой деятельности сотрудника. От того, как оформлено заявление, зависит:

• Правильность внесения данных в Единый реестр трудовых книжек (ЕРТК);
• Соответствие требованиям Росударственной инспекции труда;
• Возможность сотрудника в будущем получать пенсию, пособия и другие льготы;
• Отсутствие споров при увольнении или переходе на другую работу.

Виды заявлений на ведение трудовой книжки

В зависимости от ситуации работник может подать одно из следующих заявлений:

Заявление о ведении трудовой книжки в бумажной форме

Подается, если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую книжку, даже если работодатель предлагает перейти на электронный формат.

Образец заявления (2026 год)

Заявление

Я, [ФИО полностью], [должность], прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпись: _____________
[ФИО расшифровка]

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Подается, если работник желает отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронный формат. После подачи такого заявления работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку и передать сведения в Пенсионный фонд РФ.

Заявление

Я, [ФИО полностью], [должность], настоящим заявляю о своем желании перейти на ведение трудовой книжки в электронной форме в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Прошу прекратить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме и передать сведения о моей трудовой деятельности в Единый реестр трудовых книжек.

Подпись: _____________
[ФИО расшифровка]

Заявление о выдаче трудовой книжки на руки

Подается при увольнении, если работник хочет получить свою трудовую книжку на руки (в бумажном виде) или подтвердить наличие электронной трудовой книжки.

Образец заявления

Заявление

Прошу выдать мне на руки трудовую книжку в связи с увольнением с должности [должность] по [основание увольнения, например: ст. 77 ТК РФ].

Подпись: _____________
[ФИО расшифровка]

Заявление о выдаче копии трудовой книжки

Подается, если работник нуждается в копии трудовой книжки для предоставления в другие организации (например, банк, ПФР, вуз).

Заявление

Прошу предоставить мне копию трудовой книжки в соответствии с частью 3 статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации для целей [указать цель: например, оформление кредита, поступление в вуз и т.д.].

Подпись: _____________
[ФИО расшифровка]

Как правильно заполнить заявление?

Чтобы заявление имело юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:

1. Форма, заявление пишется от руки или печатается на бумаге, подписывается лично работником.
2. ФИО — указываются полностью, как в паспорте.
3. Должность, указывается точно, как в штатном расписании.
4. Ссылка на закон — обязательно указывается статья ТК РФ (66 или 66.1).
5. Дата и подпись — без даты и личной подписи заявление не имеет юридической силы.
6. Расшифровка подписи — желательно, чтобы подпись была расшифрована печатными буквами.

Особенности для работодателей

Работодатель обязан:

• Предоставить сотруднику информацию о возможностях ведения трудовой книжки в электронном виде не позднее 31 декабря 2020 года (для действующих сотрудников).
• Оформить заявление в день его подачи.
• Внести запись в трудовую книжку (если работник выбрал электронный формат): «Трудовая книжка ведется в электронной форме на основании заявления работника от [дата]».
• Передать сведения в ПФР в течение 1 рабочего дня после получения заявления.
• Хранить бумажные заявления в кадровом деле сотрудника не менее 75 лет.

Использование в 1С

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3 и выше) предусмотрена возможность автоматического формирования заявления о ведении трудовой книжки. При оформлении приказа о приеме на работу в поле «Способ ведения трудовой книжки» выбирается: «бумажная» или «электронная». Программа генерирует готовый шаблон заявления, который можно распечатать и подписать;

Часто задаваемые вопросы

Можно ли менять выбор способа ведения трудовой книжки?

Да. Работник может в любой момент подать новое заявление, например, отказаться от электронной трудовой книжки и вернуться к бумажной. Однако после перехода на электронный формат бумажная книжка больше не ведется, она остается у работника как архивный документ.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В этом случае подается заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель обязан восстановить сведения на основании документов (приказы, справки, трудовые договоры). В случае, если работник уже имеет электронную трудовую книжку, дубликат не выдается — все данные хранятся в ЕРТК.

Обязательно ли подавать заявление при первом трудоустройстве?

С 1 января 2021 года при первом трудоустройстве работодатель оформляет только электронную трудовую книжку, если работник не подал заявление о ведении бумажной. То есть, если заявление не подано — автоматически создается электронная книжка.

Как проверить, есть ли у работника электронная трудовая книжка?

Работник может проверить наличие электронной трудовой книжки через:

• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru);
• Портал Госуслуги (gosuslugi.ru);
• Приложение «Мои документы».

Выбор способа ведения трудовой книжки — это личное право каждого работника. Правильно оформленное заявление, залог законности, прозрачности и отсутствия конфликтов в кадровом учете. Не забывайте: даже если вы работаете в крупной компании с автоматизированными системами, заявление должно быть подписано лично сотрудником и храниться в его личном деле.

Совет: всегда сохраняйте копии всех заявлений, связанных с трудовой книжкой. Это защитит вас как работника и как работодателя в случае проверки трудовой инспекцией или спора о стаже.

Важно! Все образцы заявлений, приведенные в этой статье, соответствуют действующему законодательству РФ на 2026 год. Рекомендуется использовать их как шаблоны, но адаптировать под конкретную ситуацию и требования вашей организации.

Если вы используете программу 1С — воспользуйтесь встроенными шаблонами. Если оформляете вручную — следуйте образцам выше. Ваша трудовая книжка — это ваша история профессиональной жизни. Оформляйте её правильно.