С 2025 года в сфере трудового законодательства РФ произошли значительные трансформации, касающиеся формы, содержания и хранения трудовых книжек. Эти изменения обусловлены вводом новых нормативных актов, упрощением процедур и переходом к более цифровому документообороту. В статье собраны самые актуальные новости, подкреплённые примерами и рекомендациями.

Отмена запрета на вывоз и пересылку трудовых книжек за границу

Ранее вывоз, пересылка и истребование личных документов граждан СССР и иностранцев регулировался Законом СССР от 24 июня 1991 г. № 2261‑1. С 22 июня 2024 года этот запрет отменён законом 145‑ФЗ. Теперь работодатели могут отправлять копии или оригиналы трудовых книжек по почте в другие страны, что особенно актуально для компаний с международными филиалами.

• Порядок отправки: заявление работодателя + копия паспорта сотрудника.
• Сроки доставки – не более 30 дней.
• Подтверждение получения – электронное подписание в системе «КЭДО».

Как направить работнику трудовые книжки по почте?

Подготовьте оригинал или заверенную копию.
Оформите конверт с пометкой «Трудовая книжка – документ, требующий конфиденциальности».
Включите сопроводительное письмо с указанием причины отправки.
Отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Новые требования к форме и содержанию записей

С 1 января 2023 года введена новая форма трудовых книжек. Её может печатать не только Гознак, но и любое предприятие, соответствующее определённым требованиям (сертификат качества, наличие контроля качества печати).

Ключевые изменения в форме

1. Штамп и подпись – теперь обязательны только в случае изменения данных.
2. Раздел «Код вида занятости» – обновлён в соответствии с новыми кодами ОКПД2.
3. Поле «Электронный идентификатор» – добавлен для привязки к системе КЭДО.
4. Дубликат – появился отдельный бланк для оформления при потере оригинала.

Все изменения фиксируются в Правилах ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году, опубликованных Министерством труда и социальной защиты.

Электронный документооборот (КЭДО) как обязательный инструмент

По прогнозам Минтруда, кадровый электронный документооборот (КЭДО) станет обязательным для работодателей уже в 2024 году. Это значит, что:

• Все записи в трудовых книжках должны быть внесены в электронную форму.
• Ведутся только те записи, которые подтверждены электронной подписью.
• Хранение данных переходит в защищённые облачные сервисы, доступные только уполномоченным лицам.

Для большинства компаний переход на КЭДО требует обновления внутренних процессов и обучения HR‑специалистов.

Как правильно оформить запись в трудовых книжке: примеры для разных ситуаций

Ниже представлены типовые примеры заполнения записей, которые помогут избежать ошибок.

Приём на работу

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Дата приёма на работу: 
Должность: Менеджер по продажам
Подразделение: Отдел продаж
Код занятости: 01 – “Офисные работники”

Перевод на другую должность

Дата перевода: 
Новая должность: Руководитель отдела маркетинга
Код новой должности: 05 – “Управленческие должности”

Увольнение

Дата увольнения: 
Причина увольнения: Сокращение штата
Последний рабочий день: 

Дублирование и замена утраченных книжек

С 2026 года введен новый бланк дубликата, который оформляется в случае утраты или порчи оригинальной трудовой книжки.

• Бланк дубликата имеет отдельный номер серии.
• Для получения дубликата необходимо подать заявление и оплатить государственную пошлину (150 руб.).
• В дубликате указываются все данные, присутствующие в оригинале, плюс отметка «Дубликат».

После выдачи дубликата в оригинальном виде книжка считается недействительной, поэтому все дальнейшие записи вносятся в новый документ.

Проверка и заверение записей в 2024‑2025 годах

Для юридически корректного заверения записей в трудовых книжках используются следующие процедуры:

1. Заверение работником – подпись сотрудника под соответствующей записью.
2. Заверение другой организацией – если запись вносится в книжку бывшего работодателя, её можно заверить текущим работодателем через электронный справочник.
3. Электронная подпись – в рамках КЭДО запись может быть подписана ЭП, что упрощает процесс проверки.

Эти действия фиксируются в Инструкции по проверке трудовых книжек, опубликованной в 2024 году.

МРОТ и другие нормативные изменения, влияющие на трудовые книжки

С 1 января 2023 года размер МРОТ составил 16 242 рубля. Этот показатель используется при расчёте:

• Сумм отпускных.
• Пособий по временной нетрудоспособности.
• Коэффициентов при оформлении записей о повышении квалификации.

Хотя изменение МРОТ напрямую не затрагивает формат трудовых книжек, оно влияет на финансовую часть записей, связанных с компенсациями.

Для успешного соблюдения новых требований к трудовым книжкам рекомендуется:

1. Провести аудит текущих записей и сравнить их с новыми форматами.
2. Перейти на электронный документооборот (КЭДО) и обучить персонал работе с электронными подписями.
3. Обеспечить наличие новых бланков дубликатов и знать порядок их оформления.
4. Обновить внутренние регламенты по отправке трудовых книжек за границу.
5. Следить за изменениями в законодательстве – в частности, за публикациями Минтруда и ФНС.

Только системный подход и своевременное внедрение новых процедур позволят избежать штрафов, упростить работу с персоналом и обеспечить прозрачность кадровых документов.

Автор: кадровый аналитик, 22 мая 2026 г.