С 1 января 2026 года в России вступают в силу ключевые изменения в регулировании трудовых книжек. Основной принцип: приоритет электронного формата. Однако вопрос‚ на кого именно перестают заводить бумажные трудовые книжки (ТК)‚ вызывает много вопросов и путаницы. Данная статья детально разберет‚ кто имеет право на бумажный документ‚ а кто — нет‚ основываясь на актуальных изменениях Трудового кодекса РФ.
Ключевое правило с 2026 года
Согласно внесенным поправкам‚ с 1 января 2026 года работодатель вправе (а для вновь принимаемых, обязан) вести сведения о трудовой деятельности исключительно в электронном виде. Бумажная трудовая книжка выдаеться только по письменному заявлению работника.
Важно: Это правило касается вновь возникающих трудовых отношений. Для работников‚ уже имеющих бумажную книжку на 31 декабря 2025 года‚ действуют переходные положения.
| Категория работника | Бумажная ТК с | Электронная ТК (обязательно) | Условия |
|---|---|---|---|
| Новые сотрудники (принимаемые на работу с ) | НЕТ (запрещено заводить) | ДА | Если работник не подал заявление о выдаче бумажной ТК до приема на работу. |
| Действующие сотрудники (имеющие бумажную ТК на ) | ДА (до окончания срока действия) | ДА (по желанию) | Могут продолжать вести бумажную книжку до ее заполнения или подать заявление на переход в электронный формат. |
| Действующие сотрудники (без бумажной ТК на ‚ т.к. ранее работали по договорам ГПХ и т.д.) | НЕТ (не заводится) | ДА | Стаж‚ не подтвержденный ранее‚ в электронную книжку не переносится. Запись делается только с момента приема на работу в 2026 году. |
| Все работники (подписавшие заявление о выборе бумажной ТК до ) | ДА | НЕТ (для этого периода) | Заявление должно быть оформлено в установленном порядке. Работодатель ведет бумажную книжку до ее заполнения. |
Подробное объяснение по категориям
Вновь принимаемые на работу с 1 января 2026 года
Это основная категория‚ на которую распространяется новый порядок.
- Не заводят бумажную ТК. Работодатель не имеет права выдать новому сотруднику бланк бумажной трудовой книжки.
- Обязательно ведут электронную ТК; Все записи (прием‚ увольнение‚ вводные данные) вносятся в единую государственную систему (ЕГИС ТК) через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг или иным установленным способом.
- Как подтвердить личность и стаж? Для внесения записи работодателю достаточно данных из паспорта‚ СНИЛС и ИНН работника. Предоставлять саму бумажную книжку или ее копию не требуется.
- Исключение: Если новый сотрудник до приема на работу подаст письменное заявление о желании иметь бумажную трудовую книжку‚ работодатель обязан выдать ему бланк. Но такая практика с 2026 года станет скорее исключением.
Действующие сотрудники на 31 декабря 2025 года
Здесь действует принцип «не навреди» и сохранение уже приобретенных прав.
- Если у работника уже есть заполненная или незаполненная бумажная ТК — она продолжает действовать. Работодатель ведет ее в привычном бумажном формате до окончания (заполнения).
- Если у работника нет бумажной ТК (например‚ он работал по договорам гражданско-правового характера‚ в сельском хозяйстве и т.д;)‚ то с 1 января 2026 года при устройстве на постоянную работу ему не заведут новую бумажную книжку. Его трудовая деятельность будет отражаться только в электронном виде с даты приема на работу.
- Переход с бумажной на электронную: Действующий сотрудник может в любой момент подать заявление о переводе своих сведений в электронный формат. После этого дальнейшее ведение будет только электронным‚ а бумажная книжка (если была) возвращается работнику.
Работники‚ которые ранее не имели стажа (студенты‚ впервые устраивающиеся)
Для них бумажная трудовая книжка с 2026 года не заводится по умолчанию. Первая запись об устройстве на работу будет сделана исключительно в электронную трудовую книжку. Если они позже захотят получить бумажный документ‚ они могут подать заявление‚ но запись о первом приеме будет скопирована из электронного реестра.
Что должен делать работодатель с 2026 года: практические шаги
- При приеме на работу: Уточнить у кандидата‚ есть ли у него бумажная трудовая книжка и не подавал ли он ранее заявление о ее ведении.
- Если заявления о бумажной книжке нет:
- Запросить у работника СНИЛС и ИНН.
- Внести запись о приеме на работу в электронную трудовую книжку через систему ПФР.
- В трудовом договоре и приказе (распоряжении) указывать‚ что сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде.
- Если работник предоставил заявление о ведении бумажной ТК:
- Выдать ему бланк бумажной трудовой книжки.
- Осуществлять записи в нее в соответствии с ТК РФ.
- Уведомить Пенсионный фонд о факте ведения бумажного документа (через отчетность).
- Для действующих сотрудников с бумажной ТК: Продолжать вести ее. По запросу работника — осуществлять перевод сведений в электронный вид.
Важные нюансы и частые вопросы
А что со стажем‚ который был до 2026 года?
Стаж (трудовой стаж для пенсии)‚ накопленный до 1 января 2026 года‚ не теряется. Он отражен в индивидуальном лицевом счете (ИЛС) работника в Пенсионном фонде. Если у работника была бумажная книжка‚ ее данные должны быть переданы в ПФР для загрузки в ИЛС. Если бумажной книжки не было‚ стаж подтверждается иными документами (справки‚ выписки и т.д.) и также должен быть учтен ПФР.
Как работник может проверить свою электронную трудовую книжку?
Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись) или через сайт Пенсионного фонда России. Там же он может получить официальную выписку.
Могут ли работодателя привлечь к ответственности за «незаведение» бумажной книжки новому сотруднику?
Нет. С обязанность по ведению бумажной трудовой книжки снимается с работодателя для вновь принимаемых работников‚ если последние не подали заявление. Напротив‚ выдача бумажного бланка новому сотруднику без его заявления будет нарушением.
Таким образом‚ с 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки перестают заводиться для подавляющего большинства вновь принимаемых на работу граждан. Основной и зачастую единственный формат — электронная трудовая книжка. Исключение составляют только те работники‚ которые явно и письменно изъявили желание иметь бумажный документ до начала трудовых отношений. Для действующих сотрудников‚ уже обладающих бумажной книжкой‚ старый порядок сохраняется до окончания срока ее действия.
Главный вывод для работодателя: с 2026 года стандартная процедура приема на работу — это запись в электронную трудовую книжку на основании СНИЛС и ИНН работника. Бумажный бланк — это специальная процедура по заявлению сотрудника.
Статья подготовлена на основе анализа изменений в Трудовом кодексе РФ и разъяснений контролирующих органов‚ вступающих в силу с 2026 года. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву.