Дата публикации: 22 мая 2026 г.

В последние годы правила ведения трудовых книжек претерпели значительные изменения. Одним из ключевых изменений стало отменено требование о необходимости вшивания вкладыша в трудовую книжку. В этой статье мы подробно рассмотрим, что изменилось, какие правила нужно соблюдать и как это повлияет на кадровый учет в 2026 году.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

До недавнего времени вкладыш в трудовую книжку использовался для дополнения информации о работнике, когда все страницы основного раздела трудовой книжки были заполнены. Вкладыш содержал сведения о дальнейшей трудовой деятельности работника, например, о новых местах работы, наградах и поощрениях.

Когда вкладыш был необходим?

Согласно предыдущим правилам, вкладыш в трудовую книжку вшивался в следующих случаях:

• Заполнение всех страниц одного из разделов трудовой книжки (например, раздела «Предыдущая работа»).
• Заполнение всех страниц раздела «Награды и поощрения».
• Заполнение раздела «Сведения о наградах и поощрениях».

Что изменилось с 1 сентября 2021 года?

С 1 сентября 2021 года вшивать вкладыш в трудовую книжку больше не обязательно! Это важное изменение, которое упростило процесс ведения трудовых книжек.

Как оформляется трудовая книжка без вкладыша?

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то необходимо оформить отдельный документ, подтверждающий продолжение трудовой деятельности. Это может быть:

• Добавление записи в трудовую книжку: В соответствующем разделе (например, «Предыдущая работа») делается запись о новом месте работы, дате приема на работу и должности.
• Выдача отдельного документа: Работодатель может выдать работнику отдельный документ, подтверждающий его трудовую деятельность в новом месте работы.

Правила учета трудовых книжек в 2026 году

Несмотря на отмену вкладыша, правила учета трудовых книжек остаются в силе. Кадровикам необходимо соблюдать следующие правила:

• Ведение журнала учета трудовых книжек и вкладышей: Необходимо вести журнал, в котором фиксируются все операции с трудовыми книжками, включая выдачу, приемку, заполнение и уничтожение.
• Оформление трудовых книжек: Трудовые книжки должны оформляться в соответствии с требованиями законодательства.
• Хранение трудовых книжек: Трудовые книжки должны храниться в кадровом отделе организации в безопасном месте.
• Электронные трудовые книжки: В 2026 году активно используются электронные трудовые книжки. Работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки работников.

Новая форма трудовой книжки

С 1 января 2023 года действует новая форма трудовой книжки. В новой форме раздел «Сведения о награждениях» включает 5 разворотов, а на ьном листе указано, что печать работодателя ставится на трудовую книжку только при ее наличии.

Важные моменты, которые нужно помнить

• С 1 сентября 2021 года вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно.
• Необходимо вести журнал учета трудовых книжек и вкладышей.
• Трудовые книжки должны оформляться и храниться в соответствии с требованиями законодательства.
• Активно используются электронные трудовые книжки.
• С 1 января 2023 года действует новая форма трудовой книжки.

Где найти дополнительную информацию?

• [КонсультантПлюс](https://www.consultant.ru/)
• [Гарант](https://www.garant.ru/)
• [Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации](https://mintrud.gov.ru/)

Отмена вкладыша в трудовую книжку – это важный шаг в модернизации кадрового учета. Однако, кадровикам необходимо внимательно следить за изменениями в законодательстве и соблюдать все требования, чтобы избежать штрафов и других неприятностей. Помните, что правильное ведение трудовых книжек – это залог защиты прав работников и эффективной работы организации.