Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. С 1 января 2023 года в России произошли значительные изменения в её форме, правилах ведения и способах внесения поправок. В этой статье мы разберём основные нововведения, юридические основания, порядок изменения записей и правила обращения с дубликатами.
Юридические основания изменений
Новые требования к трудовым книжкам закреплены в следующих нормативных актах:
- Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 г. № 1250 «Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства».
- Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы бумажной трудовой книжки».
- ГК РФ и Трудовой кодекс РФ (частичные поправки, принятые в 2023 г.)
Эти документы определяют:
- Требования к оформлению и содержанию новой формы трудовой книжки.
- Правила внесения изменений и исправлений.
- Условия выдачи дубликатов и вкладышей.
Новая форма трудовой книжки
С 1 января 2023 года в России вводится новый образец бумажной трудовой книжки. Основные изменения:
- Внутренний макет: изменены разделы «Краткая информация о работнике», «Краткая информация о работодателе» и «Краткая информация о трудовом договоре».
- Все даты теперь записываются арабскими цифрами (например, ).
- Запрещены сокращения в названиях должностей, профессий и специальностей.
- Включены новые поля для указания образовательного уровня и квалификации.
- Вкладки и вкладыши обновлены: теперь они также имеют уникальный штрихкод для сканирования.
Важно: новая форма предназначена только для замены утерянных, испорченных или повреждённых бланков. Работники, которые продолжают вести старую книгу, могут продолжать её использовать, но при необходимости заменить её на новый образец, они должны оформить новый экземпляр.
Кто обязан заменить книгу?
Обязанность по замене лежит на работодателе. Если работник утерял книгу, работодатель обязан выдать дубликат в течение 5 рабочих дней с момента заявления работника.
Внесение изменений и исправлений
Изменения в трудовой книжке вносятся только работодателем. Работник может инициировать запрос, но окончательное решение принимает работодатель.
Порядок внесения изменений
- Инициирование запроса: работник подаёт письменное заявление о необходимости внесения поправки.
- Проверка данных: работодатель проверяет корректность информации, которую нужно изменить.
- Внесение поправки: работодатель подписывает и печатлей отмечает новую запись в соответствующем разделе.
- Подтверждение работника: работник подтверждает правильность внесённой информации, подписывая запись.
- Сохранение копии: работодатель хранит копию записи в электронной системе (ЕИСОТ) и в бумажном виде.
Типичные изменения включают:
- Фамилия, имя, отчество (например, при смене фамилии после брака).
- Дата рождения.
- Образование, профессия, специальность.
- Позиция, должность, место работы.
Особенности внесения поправок в 2025 году
Согласно инструкции по ведению трудовых книжек 2025 г., в 2025 году введены дополнительные требования:
- Записи дат должны быть сделаны арабскими цифрами.
- Запрещено использовать сокращения в названиях должностей и профессий.
- Сведения о кадровых решениях (продление, перевод, увольнение) должны быть оформлены в отдельном разделе «Кадровые решения».
Дубликаты трудовых книжек
Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:
- Книга утеряна, повреждена, уничтожена.
- Книга не соответствует требованиям новой формы.
- Работник переезжает в другой регион и требует новый экземпляр.
Порядок выдачи дубликата:
- Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
- Работодатель проверяет наличие оригинала и подтверждает необходимость выдачи.
- Выдаётся дубликат с отметкой «Дубликат» и датой выдачи.
- Оригинальная книга хранится у работодателя, а дубликат передаётся работнику.
Вкладки и вкладыши
Новый образец трудовой книжки предусматривает использование вкладышей, которые можно вклеить в книгу для указания дополнительных сведений (например, об обучении, стажировках). Вкладки должны быть выданы в соответствии с инструкцией Минтруда и иметь уникальный штрихкод.
Практические советы для работодателей и работников
- Обучение персонала: регулярно проводите тренинги по правильному ведению трудовых книжек.
- Проверка данных: перед внесением изменений обязательно сверяйте данные с личными документами работника.
- Электронное хранение: используйте ЕИСОТ для хранения копий записей, чтобы избежать потери информации.
- Соблюдение сроков: выдавайте дубликаты в течение 5 рабочих дней после заявления.
- Контроль за формой: убедитесь, что используемая книга соответствует требованиям нового образца.
С 1 января 2023 года в России действуют новые правила и форма трудовой книжки, которые требуют от работодателей и работников внимательного соблюдения процедур. Правильное ведение и своевременное внесение изменений обеспечат законность трудовых отношений и защитят права всех участников процесса.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, рекомендуем обратиться к официальным источникам: сайт Минтруда РФ, ЕИСОТ, а также к специалистам по трудовому праву.