С 1 января 2026 года порядок ведения трудовых книжек претерпел изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки и сохранением бумажных для некоторых категорий работников. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о приеме на работу в трудовую книжку, какие требования предъявляются к оформлению, а также рассмотрим образцы записей.

—

Общие правила внесения записей в трудовую книжку

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и пункту 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, записи о приеме на работу должны вноситься:

• В раздел «Сведения о работе»;
• На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу;
• Не позднее недельного срока со дня издания приказа;
• Чернилами черного, синего или фиолетового цвета (световодостойкими).

Важно! Сокращения в записях не допускаются; Все данные вносятся полностью.

—

Кого касается бумажная трудовая книжка в 2026 году?

С 1 января 2021 года работодатели обязаны предоставлять в Социальный фонд России (СФР) сведения по форме ЕФС-1 в отношении всех работников. Однако бумажные трудовые книжки сохраняются для следующих категорий:

1. Работники, трудоустроенные до 1 января 2021 года, если они не перешли на электронную форму;
2. Работники, у которых это первое место работы и они выбрали бумажную трудовую;
3. Работодатели-физические лица без статуса ИП (они не обязаны вести электронные трудовые).

Если работник трудоустраивается впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется — ведется только электронная.

—

Как правильно внести запись о приеме на работу?

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» по следующему образцу:

Пример записи:

1; Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка», ИНН 1234567890
Принят на должность менеджера по продажам в отдел продаж.
Основание: Приказ № 15 от

—

Особенности заполнения для разных ситуаций

Прием на работу впервые (без бумажной трудовой)

Если работник трудоустраивается впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не оформляется. Вместо этого:

• Оформляется электронная трудовая книжка;
• Работодатель направляет сведения в СФР по форме ЕФС-1;
• Работник может запросить бумажную выписку через Госуслуги или СФР.

Прием на работу с сохранением бумажной трудовой

Если работник выбрал бумажную трудовую книжку (например, трудоустроен до 2021 года), запись вносится по стандартной форме, как указано выше.

Прием на работу по совместительству

Если работник принимается на работу по совместительству, запись также вносится в трудовую книжку, но с указанием:

Принят на должность «бухгалтер» по совместительству в ООО «Ромашка».
Основание: Приказ № 20 от

—

Электронная трудовая книжка: что изменилось?

С 1 января 2026 года:

• Все новые трудовые книжки ведутся в электронном формате;
• Бумажные трудовые сохраняются только для работников, трудоустроенных до 2021 года и не перешедших на электронную форму;
• Работодатели обязаны предоставлять сведения в СФР по форме ЕФС-1;
• Работники могут запросить бумажную выписку через Госуслуги или СФР.

Как оформить электронную трудовую:

1. Заключить трудовой договор;
2. Оформить приказ о приеме на работу;
3. Внести сведения в СФР по форме ЕФС-1;
4. Работник может запросить выписку через личный кабинет на Госуслугах.

—

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение правил ведения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ:

• Штраф до 50 000 рублей для должностных лиц;
• Штраф до 200 000 рублей для юридических лиц;
• При повторном нарушении — дисквалификация.

—

С 1 января 2026 года порядок ведения трудовых книжек изменился, но основные правила остались прежними:

• Записи вносятся в раздел «Сведения о работе»;
• Используются чернила черного, синего или фиолетового цвета;
• Сокращения не допускаются;
• Бумажные трудовые сохраняются только для определенных категорий работников.

Если у вас остались вопросы по оформлению записей, обратитесь к юристу или кадровому специалисту.

Важно! Всегда проверяйте правильность внесенных записей, так как исправления в трудовой книжке делать сложно.

—

Дата публикации: 21 мая 2026 года.