В 2026 году процедура заверения копий трудовых книжек претерпела ряд важных изменений, связанных с переходом на электронные форматы и обновлением государственных стандартов делопроизводства. Работодателям и сотрудникам необходимо знать новые требования, чтобы избежать ошибок при оформлении документов для банков, визовых центров или государственных органов.
Основные изменения в 2026 году
С 18 августа 2025 года вступили в силу новые правила оформления заверительных надписей, которые базируются на ГОСТ Р 7.0.8-2025. Эти нормы заменили ранее действовавший ГОСТ Р 6.30-2003. Ключевые нововведения:
- Унификация требований к заверению бумажных и электронных копий;
- Четкое разграничение сроков действия копий, заверенных работодателем (до 30 дней), и нотариально заверенных копий (без ограничений);
- Обязательное указание даты заверения и должности лица, осуществившего заверение.
Как правильно заверить копию трудовой книжки?
Процедура заверения зависит от формата документа:
Бумажная трудовая книжка
- Снимите копии всех заполненных страниц.
- Пронумеруйте страницы и прошейте документ (если копий более одной).
- На последней странице после последней записи сделайте надпись: «Работает по настоящее время» (если сотрудник продолжает трудиться).
- Проставьте заверительную надпись на каждой странице или на прошивке:
«Копия верна. Должность [должность]. Подпись [подпись]. Расшифровка подписи [ФИО]. Дата [дата].»
Электронная трудовая книжка (форма СТД-СФР)
Для электронных версий требуется:
- Выгрузка документа через портал Госуслуг или СФР;
- Заверение усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя;
- При печати бумажной версии — дополнительное заверение по правилам ГОСТ Р 7.0.8-2025.
Сроки действия заверенных копий
Важно помнить:
- Копия, заверенная работодателем, действительна 30 календарных дней с даты заверения. После этого требуется обновление документа.
- Нотариальная копия не имеет ограничений по сроку действия, но должна быть обновлена при внесении новых записей в оригинал.
Типичные ошибки при заверении
Избегайте следующих нарушений:
- Отсутствие даты заверения или подписи;
- Использование старых формулировок без указания должности заверителя;
- Заверение незаполненных страниц;
- Игнорирование требования о прошивке многостраничных копий.
Образец заверительной надписи (2026 год)
На каждой странице копии:
«Копия верна.
Менеджер по кадрам
[Подпись] И.И. Петрова
«
На прошивке многостраничного документа:
«Прошито и пронумеровано [количество] страниц.
Копия верна.
Директор ООО ‘Пример’
[Подпись] А.А. Сидоров
«
Соблюдение новых правил заверения трудовых книжек в 2026 году гарантирует юридическую силу документов и защищает интересы как работодателей, так и сотрудников. При возникновении сомнений рекомендуется обращаться к актуальным версиям приказов Минтруда и консультациям в системе КонсультантПлюс.
Дата актуализации информации: 22 мая 2026 года.