Извещение работника о необходимости получить трудовую книжку — это официальный документ‚ который работодатель обязан направить бывшему сотруднику в случае‚ если тот не забрал свою трудовую книжку (ТК) в день увольнения․ Правильное оформление этого уведомления защищает компанию от возможных претензий‚ штрафов и судебных споров‚ доказывая‚ что работодатель выполнил свою обязанность по выдаче документа․
Самое главное помнить: Трудовой кодекс РФ (ст․ 91‚ 77) обязывает работодателя в день увольнения выдать работнику его трудовую книжку․ Если это не удалось по вине или по просьбе самого работника‚ необходимо зафиксировать этот факт и направить ему официальное уведомление с требованием явиться за документом․
Когда и зачем нужно извещение?
Ситуации‚ требующие составления уведомления:
- Работник отсутствовал в день увольнения (болезнь‚ командировка‚ отпуск)․
- Работник отказался получить ТК в день увольнения (например‚ из-за несогласия с основанием увольнения)․
- Работник не явился за ТК после предварительного согласования времени․
- Работник не оставил контактные данные или адрес для пересылки․
Цель документа: Документально подтвердить‚ что работодатель выполнил обязанность по выдаче ТК‚ и переложить ответственность за ее получение на бывшего сотрудника с момента‚ когда тот должен был ее забрать․
Правовые основания
Основные нормы:
- Статья 91 ТК РФ — обязанность работодателя в день увольнения выдать работнику его трудовую книжку․
- Статья 77 ТК РФ — порядок увольнения по инициативе работодателя․
- Приказ Минтруда России от № 713н, утверждает форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) для электронной трудовой книжки․ Если ТК ведется в электронном виде‚ работник должен предоставить работодателю форму СТД-Р для внесения сведений․
Порядок составления и отправки уведомления
Форма документа
Уведомление составляется в свободной форме‚ но должно содержать все обязательные реквизиты официального письма․ Рекомендуется оформить его на бланке организации․
Кто подписывает?
Документ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом (начальником отдела кадров‚ HR-менеджером)․ Подпись заверяется печатью организации․
Способы отправки (ОЧЕНЬ ВАЖНО!)
Для доказательства получения выберите юридически значимый способ:
- Заказное письмо с уведомлением о вручении (и описью вложения) через «Почту России»․ Это самый надежный способ‚ так как есть квитанция и уведомление о вручении․
- Вручение под расписку․ Работник должен расписаться в получении на втором экземпляре уведомления․ Если он отказывается — составляйте акт о невозможности вручения с участием свидетелей․
- Электронная почта (если работник ранее соглашался на такую форму коммуникации)․ Сохраните скриншот отправки и прочтения (если есть)․
Не рекомендуется отправлять уведомление обычным письмом без уведомления или через соцсети — это сложно доказать в суде․
Образец (шаблон) уведомления
Ниже приведен заполненный образец с комментариями в скобках․
[Наименование организации]
[Полный юридический адрес]
ИНН [номер] ОГРН [номер]
Тел․: [номер]
Исх․ № [номер]
от «___» __________ 20__ г․
Уведомление
Гражданину(ке):
[ФИО работника полностью]
Адрес: [адрес регистрации/фактический‚ если известен]
Уважаемый(ая) [Имя Отчество]!
Настоящим уведомляем Вас о том‚ что [дата увольнения] между Вами и [наименование организации] был прекращен трудовой договор № [номер] от [дата заключения] на основании [указать статью и пункт ТК РФ‚ например‚ п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ — истечение срока договора]․
В соответствии с частью 1 статьи 91 Трудового кодекса Российской Федерации‚ в день увольнения Вам должна была быть выдана трудовая книжка․ Однако по причине [указать конкретную причину‚ например: Вашего отсутствия в день увольнения по болезни / Вашего отказа от получения документа в день увольнения] Вы не получили ее․
В связи с вышеизложенным‚ настоящим извещаем Вас о необходимости явиться в отдел кадров [наименование организации] по адресу: [адрес организации] для получения своей трудовой книжки․
Трудовая книжка будет храниться у работодателя в течение 3 (трех) лет с даты увольнения․ После истечения указанного срока в случае ее невостребованности документ будет направлен в архив․
В случае неполучения Вами трудовой книжки в установленный срок‚ [наименование организации] не несет ответственности за возможные последствия‚ связанные с утратой или порчей документа․
Приложение: копия приказа (распоряжения) об увольнении № [номер] от [дата]․
_____________________ /[ФИО руководителя]/
(подпись)
М․П․
Ключевые нюансы и особенности
• Срок хранения невостребованной ТК
Работодатель обязан хранить неполученную трудовую книжку в течение 3 лет (ст․ 91 ТК РФ)․ После этого срока ее можно направить в архив․ Хранить в самом архиве ТК следует не менее 75 лет;
• Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если работник вел ЭТК‚ то в день увольнения ему должна быть выдана форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности), бумажный документ‚ подтверждающий электронную запись․ Если работник отказывается ее получить‚ также необходимо составить уведомление․ В этом случае в тексте уведомления нужно указать на выдачу формы СТД-Р․
• Ответственность за невыдачу ТК
За невыдачу трудовой книжки в день увольнения или за не направление уведомления работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 5 000 до 50 000 руб․ для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб․ для юридических лиц)․ Правильно оформленное уведомление является доказательством добросовестности работодателя․
• Что делать‚ если адрес работника неизвестен?
Если в трудовом договоре или при увольнении работник не указал адрес для переписки‚ попытайтесь узнать его через паспортный стол (если есть основание) или через службу безопасности․ Если найти адрес не удается‚ можно направить уведомление по последнему известному адресу (например‚ адресу регистрации по паспорту)․ Факт отправки заказного письма с уведомлением будет доказательством ваших действий․
Извещение работника о необходимости получить трудовую книжку — это простой‚ но критически важный документ в кадровом делопроизводстве․ Его грамотное составление и отправка законным способом:
- Снимает с работодателя риски административной и судебной ответственности․
- Фиксирует момент‚ с которого работник должен был получить документ․
- Позволяет в дальнейшем спокойно направить невостребованную ТК в архив․
Всегда используйте проверенные способы отправки (заказное письмо с уведомлением‚ вручение под расписку) и храните все документы (копию уведомления‚ почтовую квитанцию‚ уведомление о вручении) в личном деле работника․