Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Обновлено: 22 мая 2026 года

Ситуация‚ когда директор организации забирает трудовую книжку‚ может возникнуть по разным причинам: при многократном продлении полномочий‚ при увольнении или даже в процессе текущей работы. Однако такая практика таит в себе множество правовых рисков как для руководителя‚ так и для компании. В этой статье мы разберем все нюансы‚ связанные с изъятием трудовой книжки директором‚ и дадим практические рекомендации по правильному оформлению документов.

Почему директор не должен забирать трудовую книжку

Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ она ведется на каждого работника‚ проработавшего в организации более пяти дней. Для директора‚ как и для любого другого сотрудника‚ этот документ имеет особое значение‚ так как:

Подтверждает стаж работы;
Является основанием для начисления пенсии;
Может потребоваться при устройстве на новую работу;
Служит доказательством в судебных спорах.

Важно помнить: Трудовая книжка — это собственность работника‚ а не работодателя. Даже если директор является единственным учредителем компании‚ он не имеет права изымать этот документ в личных целях или хранить его у себя.

Ситуации‚ когда директор может забирать трудовую книжку

При многократном продлении полномочий

Часто встречается ситуация‚ когда генеральный директор переизбирается на новый срок без оформления увольнения и приема на работу. В этом случае:

Необходимо вносить соответствующие записи в трудовую книжку;
Следует оформлять приказы о продлении полномочий;
Необходимо уведомлять СФР (Страховой фонд России) о смене руководителя;
Все изменения должны быть зафиксированы в соответствующих документах.

Пример из практики: В 2019 году генеральный директор был избран на должность‚ но записи в трудовой книжке не обновлялись до 2024 года. Такая ситуация может привести к:

Проблемам с подтверждением стажа;
Возможным спорам с налоговыми органами;
Юридическим рискам при проверках.

Практический случай:
Генеральный директор ООО был переизбран на новый срок несколько раз без оформления увольнения. При проверке выяснилось‚ что записи в трудовой книжке не обновлялись с 2019 года. В результате компании пришлось восстанавливать записи через суд‚ что заняло несколько месяцев и потребовало дополнительных расходов.

При увольнении директора

При увольнении генерального директора необходимо строго соблюдать процедуру:

Оформление приказа об увольнении: Приказ должен быть подписан уполномоченным лицом (например‚ председателем совета директоров или учредителем). Директор не может подписывать приказ о своем увольнении‚ так как в момент издания приказа он уже не имеет полномочий.
Выдача трудовой книжки: В последний рабочий день директор должен получить трудовую книжку под подпись. Если он отказывается‚ необходимо составить акт и направить уведомление о необходимости забрать документ.
Запись в трудовой книжке: Вносится запись об увольнении с указанием причины (например‚ по собственному желанию или по решению учредителей).

Нарушение этих правил может привести к:

Штрафам со стороны трудовой инспекции;
Возмещению ущерба директору (если он не получил трудовую книжку в срок);
Проблемам с подтверждением стажа в будущем.

Критическая ошибка: Если директор издал приказ об увольнении сам на себя и забрал трудовую книжку без оформления‚ это может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства и повлечь за собой административную ответственность.

В процессе текущей работы

В некоторых случаях директор может забирать трудовую книжку для внесения записей или проверки. Однако это не являеться законным основанием для изъятия документа. Трудовая книжка должна храниться:

В сейфе или другом надежном месте;
С доступом только у уполномоченных лиц;
С обязательной регистрацией в Книге учета движения трудовых книжек.

Что делать‚ если директор уже забрал трудовую книжку

Если трудовая книжка уже изъята директором‚ необходимо предпринять следующие шаги:

Потребовать вернуть документ

Направить директору письменное требование о возврате трудовой книжки. В документе указать:

Причину истребования;
Срок возврата (обычно 3-5 рабочих дней);
Последствия неисполнения требования (например‚ обращение в трудовую инспекцию или суд).

Оформить недостающие записи

Если в трудовой книжке отсутствуют записи за период работы директора‚ необходимо:

Внести все необходимые записи в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек;
Указать периоды работы и занимаемые должности;
Заверить записи подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).

Уведомить СФР

Если изменения в трудовой книжке директора не были своевременно отражены в системе СФР‚ необходимо:

Подать сведения о смене руководителя;
Убедиться‚ что данные в системе актуальны;
При необходимости запросить выписку из СФР для подтверждения стажа.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек может привести к следующим последствиям:

Для директора

Административная ответственность: Штраф до 5 000 рублей за нарушение порядка ведения трудовых книжек (статья 5.27 КоАП РФ).
Гражданско-правовая ответственность: Возмещение ущерба работнику‚ если трудовая книжка не была выдана в срок.
Уголовная ответственность: В исключительных случаях‚ если изъятие трудовой книжки привело к значительному ущербу (например‚ невозможности подтвердить стаж для назначения пенсии).

Для организации

Штрафы: От 30 000 до 50 000 рублей за нарушение трудового законодательства;
Компенсационные выплаты: Возмещение неполученного заработка работнику за период задержки выдачи трудовой книжки;
Проблемы с проверками: Возможные санкции со стороны трудовой инспекции‚ налоговых органов и Пенсионного фонда.

Важно: Работодатель обязан хранить невостребованные трудовые книжки до востребования в соответствии с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Срок хранения — до востребования‚ но не менее 50 лет.

Как правильно оформить документы при изъятии трудовой книжки

Если трудовая книжка была изъята директором‚ необходимо оформить следующие документы:

Акт об изъятии трудовой книжки

В акте указать:

Дата и место составления;
ФИО лица‚ изъявшего документ;
Причина изъятия;
Подписи присутствующих лиц (если есть свидетели).

Письменное требование о возврате

Требование должно быть направлено директору заказным письмом с уведомлением. В документе указать:

Основание истребования;
Срок возврата;
Последствия неисполнения;
Реквизиты организации.

Книга учета движения трудовых книжек

Все операции с трудовыми книжками должны быть зафиксированы в соответствующей книге. В ней указываются:

Дата выдачи/возврата;
ФИО получателя;
Основание выдачи;
Подпись получателя.

Часто задаваемые вопросы

Может ли директор быть единственным учредителем и членом организации‚ и как это влияет на трудовые отношения?

Ответ: Да‚ директор может быть единственным учредителем. Однако в этом случае трудовые отношения регулируются не только Трудовым кодексом‚ но и Гражданским кодексом. Нормы о зарплате‚ режиме рабочего времени и ведении трудовой книжки могут не распространяться на такого директора. Однако трудовая книжка все равно должна вестись и храниться в организации.

Что делать‚ если работник не забирает трудовую книжку после увольнения?

Ответ: Работодатель обязан:

Направить работнику уведомление о необходимости забрать трудовую книжку;
Если работник не явился‚ хранить документ до востребования;
Не позднее 7 дней после получения уведомления от работника (если он не явился) направить ему трудовую книжку по почте;
Зафиксировать все действия в соответствующих документах.

Кто должен подписывать трудовую книжку при увольнении директора?

Ответ: При увольнении директора трудовую книжку подписывает:

Лицо‚ уполномоченное на подписание приказов об увольнении (например‚ председатель совета директоров или учредитель);
Сам директор — при получении трудовой книжки;
Ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник.

Директор не может подписывать приказ о своем увольнении!

Изъятие трудовой книжки директором правовые риски и рекомендации