Отдел труда (чаще называемый отделом кадров или HR-отделом) работает с двумя основными группами документов: кадровыми (при приеме, переводе, увольнении работника) и документацией по охране труда (ОТ)․ Их ведение регламентировано Трудовым кодексом РФ, отраслевыми актами и внутренними локальными нормативными актами (ЛНА) организации․ Данный обзор составлен на основе актуальных требований на 2026 год․

Кадровые документы при приеме на работу

В соответствии с ТК РФ, при приеме на работу гражданин РФ, иностранец или несовершеннолетний обязан предоставить работодателю определенный набор документов․ Разделим их на обязательные и дополнительные․

Обязательный перечень документов (ТК РФ)

• Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность (для иностранцев — миграционная карта, вид на жительство, разрешение на работу)․
• Трудовая книжка (в бумажном или электронном виде)․ Оригинал остается в отделе кадров при приеме на основное место работы․
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования)․
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика)․

Дополнительные документы (могут запрашиваться)

• Документ об образовании (диплом, аттестат) и его нотариально заверенный перевод (для иностранных)․
• Справка о состоянии здоровья (медицинская книжка, справка от терапевта, флюорография) — требуется для отдельных профессий и должностей по ТК РФ и отраслевым нормативам․
• Военный билет (для военнообязанных)․
• Книжка водителя (если работа связана с вождением)․
• Свидетельство о браке/рождении ребенка (для оформления льгот, пособий)․

Важные нюансы

Запрещено требовать: документы, не предусмотренные ТК РФ и иными федеральными законами (например, характеристику с предыдущего места работы, справку об отсутствии судимости — если это не требуется по специальному закону для конкретной должности)․

Оригиналы всех документов (кроме справок для бухгалтерии) после сверки с копиями возвращаются работнику․ Трудовая книжка (бумажная) остается в отделе кадров․

Документация по охране труда (ОТ)

Это комплекс локальных нормативных актов (ЛНА), инструкций, журналов и других документов, которые работодатель обязан разработать, утвердить и вести для обеспечения безопасных условий труда․ Перечень обязательных документов по ОТ регламентирован, в т․ч․, Примерным положением о системе управления охраной труда от № 776н и проверочными листами Роструда․

Основные локальные нормативные акты (ЛНА)

1. Положение о системе управления охраной труда (СУОТ)․
2. Положение об организации обучения по охране труда и проверке знаний․
3. Положение о комиссии по охране труда․
4. Положение о порядке расследования несчастных случаев на производстве․
5. Программа (план) мероприятий по улучшению условий и охраны труда․

Инструкции по охране труда

Разрабатываются для каждой профессии, должности и вида работ (особенно повышенной опасности)․

• Инструкция по охране труда для работника․
• Инструкция по охране труда для руководителя работ․
• Инструкции для конкретных операций (например, «Инструкция по эксплуатации станка», «Инструкция по работе на высоте»)․

Журналы и акты учета по ОТ

• Журнал регистрации инструкций по охране труда (с отметками об ознакомлении работников)․
• Журнал (лист) регистрации инструктажей: вводного, первичного, повторного, внепланового, целевого․
• Журнал учета выдачи инструкций по охране труда․
• Акты о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ)․
• Акты о результатах проверок условий труда, состояния СИЗ, соблюдения требований ОТ․
• Протоколы (акты) расследования несчастных случаев на производстве․
• Журнал учета медицинских осмотров (предварительных, периодических) и психиатрических освидетельствований (если требуется)․

Документы по обучению и проверке знаний

• Программы (планы) обучения по ОТ для различных категорий персонала․
• Протоколы (ytest) проверки знаний требований ОТ (с отметками об успешной сдаче)․
• Удостоверения/книжки о проверке знаний требований ОТ․
• Журнал учета обучения по охране труда․

Документы по производственному контролю за условиями труда

• Программа производственного контроля за соблюдением требований ОТ․
• Журналы (акты) проверок по производственному контролю․
• Отчеты о результатах производственного контроля․

Кто отвечает и что проверяют надзорные органы?

Ответственность за разработку, актуализацию и хранение всего комплекта документов по ОТ лежит на работодателе и специалисте по охране труда․ При проверках Роструд и другие надзорные органы в первую очередь запрашивают и проверяют именно этот перечень․ Отсутствие даже одного из обязательных документов может привести к предписанию, штрафу или приостановке деятельности․

Таким образом, перечень документов в отделе труда делится на две ключевые группы:

1. Кадровые — для оформления трудовых отношений с сотрудником (паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, ИНН и др․)․
2. По охране труда — для обеспечения безопасности на рабочем месте (ЛНА, инструкции, журналы инструктажей и проверок знаний, акты СОУТ и расследований)․

Важно помнить: требования могут детализироваться в отраслевых правилах, коллективном договоре и других внутренних документах организации․ Перед приемом на работу и при планировании работ по ОТ необходимо сверяться с актуальными редакциями нормативных правовых актов․

Примечание: Данная статья носит справочно-информационный характер․ Для решения конкретных кадровых и правовых вопросов рекомендуется консультация с юристом или специалистом по охране труда․