В современных условиях кадровое делопроизводство тесно intertwined с цифровыми технологиями. Кадровик (HR‑специалист) отвечает за оформление‚ хранение и использование трудовых книжек сотрудников – как бумажных‚ так и электронных. Ниже представлен подробный обзор актуальных норм‚ практических рекомендаций и полезных ресурсов‚ которые помогут специалисту по кадрам эффективно работать с трудовыми книжками в 2026 году.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ‚ фиксирующий трудовую деятельность гражданина: места работы‚ должности‚ периоды работы‚ награды и взыскания. Она необходима для:

• подсчёта страхового стажа и расчёта пенсии;
• подтверждения опыта при приёме на новую работу;
• оформления социальных выплат (больничные‚ декретные пособия и т.д.);
• ведения кадрового учёта внутри организации.

С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ однако бумажный вариант сохраняется для тех‚ кто не перешёл на электронный формат или предпочитает его вести.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): основные моменты

Нормативная база

Согласно приказу Минтруда от № 713н‚ справка о трудовой деятельности‚ ранее называвшаяся СТД‑ПФР‚ теперь обозначается как СТД‑СФР. Эта форма используется для предоставления сведений о трудовом стаже при трудоустройстве‚ получении социальных выплат и других целях.

Где посмотреть электронную трудовую книжку в 2026 году?

Сотрудник может получить выписку из ЭТК следующими способами:

1. Через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»).
2. В офисе ПФР/СФР – по заявлению выдаётся справка СТД‑СФР в течение 3 рабочих дней.
3. Через работодателя: кадровик формирует запрос в СФР и получает электронную выписку‚ которую затем передаёт сотруднику.

Преимущества и недостатки ЭТК

• Преимущества: мгновенный доступ к данным‚ отсутствие риска потери или повреждения документа‚ автоматизация расчёта стажа‚ интеграция с 1С‑ЗУП и другими HR‑системами.
• Недостатки: необходимость наличия подтверждённой учётной записи в ЕСИА‚ возможные технические сбои при передаче данных‚ зависимость от работы государственных сервисов.

Как кадровик работает с ЭТК?

При приёме на работу кадровик:

• Запрашивает у сотрудника согласие на предоставление сведений из ЭТК (форма СТД‑СФР).
• Получает выписку через личный кабинет СФР или через запрос в организацию.
• Вносит данные в внутренние кадровые системы (например‚ 1С‑ЗУП 8.3) для расчёта отпусков‚ больничных и пенсионных начислений.
• При увольнении формирует справку о трудовой деятельности и передаёт её сотруднику.

Бумажная трудовая книжка: когда всё ещё актуальна?

Бумажная трудовая книжка остаётся обязательной для сотрудников‚ которые:

• Не подали заявление о переходе на ЭТК;
• Работают в организациях‚ где ведение электронных трудовых книжек пока не реализовано;
• Предпочитают вести документ вручную (например‚ в небольших фирмах или у индивидуальных предпринимателей).

Как правильно заполнять бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Основные правила:

1. На ьном листе указываются ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия.
2. Каждая запись о приёме‚ переводе или увольнении оформляется отдельной строкой с указанием даты‚ названия организации‚ должности и основания (приказ‚ договор).
3. Записи делаются чёрной или синей пастой; при исправлении ошибки аккуратно зачёркивают неверную информацию и пишут правильную сверху‚ заверяя подписью и датой.
4. Если в фамилии или имени встречаеться буква «ё»‚ а в паспорте стоит «е» (или наоборот)‚ исправление производится путём добавления двух точек над буквой «е» – это допустимо и не требует оформления отдельного акта.

Где взять образцы и формы?

На порталах Клерк.РУ‚ КонсультантПлюс и в системах 1С‑ЗУП 8.3 доступны актуальные образцы заполнения трудовой книжки на 2024‑2026 годы‚ а также инструкции по работе с ними.

Роль кадровика в управлении трудовыми книжками

Согласно профстандарту специалиста по кадрам (2026 год)‚ кадровик выполняет следующие функции‚ связанные с трудовыми книжками:

• Обеспечение timely и корректного оформления записей при приёме‚ переводе и увольнении сотрудников.
• Контроль за соблюдением требований к ведению как бумажных‚ так и электронных трудовых книжек.
• Взаимодействие с ПФР/СФР для получения справок СТД‑СФР и подачи заявлений о переходе на ЭТК.
• Обучение сотрудников правилам заполнения и хранения трудовых книжек.
• Ведение архива трудовых книжек (в электронном виде – скан‑копии или данные из ЭТК) и обеспечение их конфиденциальности.

Кроме того‚ кадровик отвечает за интеграцию данных из трудовых книжек в HR‑аналитику: расчёт среднего стажа‚ выявление кадровых рисков‚ планирование преемственности и т.д.

Полезные ресурсы и ссылки

• Клерк.РУ – раздел «Электронные трудовые книжки»: актуальные новости‚ инструкции и видеоматериалы.
• КонсультантПлюс – статьи по заполнению трудовых книжек‚ образцы форм‚ комментарии к изменениям в законодательстве.
• Портал Госуслуги – личный кабинет для получения СТД‑СФР и выписки из ЭТК.
• 1С‑ЗУП 8.3 – модуль кадрового делопроизводства с готовыми шаблонами для работы с трудовыми книжками.
• Форум специалистов по кадрам – обсуждение практических вопросов‚ обмен опытом и получение советов от коллег.

В 2026 году работа кадровика с трудовыми книжками требует знания как традиционных бумажных процедур‚ так и новых электронных процессов. Умение быстро получать и проверять справку СТД‑СФР‚ корректно вносить данные в ЭТК‚ а также грамотно вести бумажные документы – ключевые компетенции‚ которые обеспечивают легальность кадрового учёта и защищают права как сотрудников‚ так и работодателя. Следуя представленным рекомендациям и используя перечисленные ресурсы‚ специалист по кадрам сможет эффективно выполнять свои обязанности и минимизировать риски ошибок в трудовых книжках.