Отдел кадров — это важнейшее структурное подразделение любой организации, именно он является связующим звеном между работодателем и сотрудником. В компетенцию кадровых специалистов входит оформление множества документов, но ключевыми среди них всегда остаются трудовой договор и трудовая книжка. В 2026 году правила их ведения и оформления имеют свои важные особенности, о которых необходимо знать как работодателю, так и работнику.

Трудовой договор: основа трудовых отношений

С каждым принимаемым на работу сотрудником законодательство требует заключать трудовой договор в письменной форме. Этот документ обязателен и должен содержать ряд существенных условий, регламентированных Трудовым кодексом РФ. Неправильное заключение договора влечет за собой серьезные последствия для работодателя.

Документы при приеме на работу

Для заключения трудового договора сотрудник обязан предъявить в отдел кадров определенный пакет документов. В соответствии с актуальными правилами, в этот список входит:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС;
• Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (в электронном виде);
• Документы воинского учета (для военнообязанных);
• Документ об образовании (если работа требует специальных знаний);
• В отдельных случаях — иные документы, прямо предусмотренные законом.

Исключение составляет ситуация, когда трудовой договор заключается впервые — в этом случае трудовая книжка у соискателя еще отсутствует, и ее оформлением занимается сам работодатель.

Трудовая книжка: бумажная и электронная

Оформлением трудовой книжки занимается отдел кадров или другое уполномоченное лицо в компании. При трудоустройстве этот документ передается в отдел кадров предприятия, где в него сначала вносятся все необходимые записи, а затем он включается в личное дело сотрудника. Заполненная бумажная трудовая книжка хранится в отделе кадров вплоть до увольнения работника, и выдается ему на руки в день окончательного расчета.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

Сегодня параллельно с бумажной формой активно функционирует электронная трудовая книжка. Работодатель формирует электронные сведения о трудовой деятельности на всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор. Неважно, на какую ставку трудится работник, полный или неполный рабочий день.

Для перехода к формату ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в виде ЭТК необходимо подать соответствующее письменное заявление в Центр по кадровому администрированию Управления персонала.

Как завести ЭТК через портал Госуслуг самостоятельно

Работник может инициировать процесс активации электронной трудовой книжки через портал Госуслуг. После завершения процедуры в личном кабинете появляется статус «ЭТК активирована», а доступ к истории трудовых записей осуществляется через раздел «Электронная трудовая книжка».

Важно: Срок перехода ограничен указанной в уведомлении датой. Пропуск этого срока приводит к необходимости обращения в отдел кадров организации для повторного инициирования процесса.

Как заполнить электронную трудовую книжку

Сведения о трудовой деятельности для ЭТК заполняются по форме ЕФС-1. Это подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. В электронной трудовой книжке отражаются данные о приеме, увольнении, переводе и другие кадровые события.

Правила внесения записей в трудовую книжку

Образцы записей в трудовую книжку в 2026 году (прием, увольнение, перевод, смена фамилии, переход на ЭТК) должны составляться строго по Правилам заполнения, утвержденным Приказом Минтруда 320н. За ошибки в заполнении предусмотрена ответственность.

Печать отдела кадров

В целях оптимизации работы с кадровой документацией в ООО (и иных обществах) организация может наделить отдел кадров правом иметь круглую печать с указанием фирменного наименования организации и указанием посередине поля слов «Отдел кадров». Именно этой печатью отдела кадров заверяются трудовые книжки и вкладыши к ним.

Оформление трудового договора без записи в трудовую книжку

В некоторых случаях возможно оформить трудовой договор без записи в трудовую книжку, то есть по новым правилам ведения ЭТК (когда работник выбрал электронный формат и отказался от бумажного носителя). Для правильного оформления таких ситуаций кадровики используют специализированные справочники и актуальные обзоры последних кадровых изменений.

Также стоит помнить про отдельные категории работников. Например, по Главе 45 ТК РФ регулируются особенности регулирования труда работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев (статья 289 ТК РФ). В таких временных рамках ведение трудовой книжки также имеет свои нюансы.

Грамотное ведение кадровой документации — залог безопасности как для сотрудника, так и для компании. Отдел кадров должен строго следить за соблюдением требований к трудовому договору, актуальными правилами внесения записей в бумажную трудовую книжку (с обязательным заверением печатью) и корректным формированием отчетности по форме ЕФС-1 для электронной трудовой книжки.