В 2026 году кадровое делопроизводство в России окончательно закрепилось в цифровом формате. С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), и сегодня, 22 мая 2026 года, бумажный вариант документа остался лишь у узкой категории работников, написавших соответствующее заявление до конца 2020 года, или ведется параллельно по их просьбе.

Основным инструментом фиксации кадровых событий стала форма ЕФС-1 (ранее известная как СЗВ-ТД), которая подается в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР). Ниже приведена подробная инструкция по правильному оформлению приема и увольнения сотрудников.

Общие принципы ведения записей в 2026 году

Сегодня работодатель обязан фиксировать все кадровые изменения в электронной форме. Бумажная трудовая книжка (если она ведется) заполняется строго в соответствии с данными, переданными в СФР.

Ключевые правила:

• Форма отчетности: Единая форма ЕФС-1 (раздел 1).
• Сроки подачи:
• При приеме и увольнении, не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• При переименовании организации или подаче сведений о стаже за прошлые периоды (до 2020 года), до 25 числа месяца, следующего за отчетным.
• Язык записей: Русский язык. Даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Оформление приема на работу

При приеме сотрудника на работу необходимо выполнить ряд последовательных действий, чтобы избежать штрафов и ошибок в стаже работника.

Алгоритм действий при приеме:

Определение формата трудовой:

• Если сотрудник впервые трудоустраивается в 2026 году, бумажная трудовая ему не заводится. Все данные ведутся только в электронном виде.
• Если сотрудник перешел на ЭТК ранее, запись вносится только в электронную базу и форму ЕФС-1.
• Если сотрудник сохранил бумажную книжку, запись дублируется в ней.

Издайте приказ: Оформите приказ о приеме на работу (форма Т-1 или собственная форма работодателя).

Заполните раздел 3 трудовой книжки (бумажной):

• В графе 3 укажите: должность, специальность, профессию с указанием квалификации.
• В графе 4 укажите дату и номер приказа.
• Важно: В бумажной версии не нужно указывать название организации в графе 3, если оно уже есть в заголовке раздела.

Сформируйте отчет ЕФС-1:

• В поле «Тип записи» выберите код «ПРИЕМ».
• Укажите структурное подразделение (если принято в обособленное подразделение, зарегистрированное как отдельный юрлицо, или если это требуется внутренним учетом).
• Укажите дату приема.

> Важно помнить: Ошибка в дате приема может повлиять на расчет пенсии и северного стажа сотрудника. Перепроверяйте данные перед отправкой в СФР.

Оформление увольнения сотрудника

Увольнение, критически важный этап, так как именно дата увольнения фиксирует окончание трудового стажа у конкретного работодателя.

Порядок действий при увольнении:

Издайте приказ об увольнении: Основанием могут быть собственное желание работника, соглашение сторон, сокращение штата и т.д.
Произведите расчет: Выплатите все причитающиеся суммы в последний рабочий день.
Заполните трудовую книжку (бумажную):

• В графе 3 укажите причину увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ (например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
• В графе 4 укажите реквизиты приказа об увольнении.
• Заверьте запись подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
• Сотрудник должен поставить свою подпись в графе 5 (ознакомление).

Подготовьте и отправьте ЕФС-1:

• Тип записи: «УВОЛЬНЕНИЕ».
• Укажите причину увольнения (код причины).
• Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)

В 2026 году большинство работников используют исключительно ЭТК. Как заполнить такую книжку?

• Физически заполнять нечего: Электронная трудовая книжка, это запись в информационной системе СФР. Работодатель не «заполняет» файл, он передает структурированные данные через отчет ЕФС-1.
• Доступ работника: Сотрудник можетть свою трудовую историю через портал Госуслуг, в личном кабинете на сайте СФР или заказав выписку в МФЦ/клиентской службе фонда.
• Отказ от бумажной версии: Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель больше не имеет права вносить записи в его бумажную книжку (она выдается на руки работнику с отметкой о переходе на ЭТК).

Частые вопросы при заполнении ЕФС-1:

• Что делать, если допущена ошибка? Необходимо сформировать корректирующий отчет ЕФС-1 с типом записи «ИЗМЕНЕНИЕ ЗАПИСИ», указав правильные данные.
• Нужно ли печатать бумажную копию при увольнении? По требованию работника работодатель обязан выдать заверенную выписку из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р).
• Как быть с договорами ГПХ? Сведения о работе по гражданско-правовым договорам также передаются в СФР через форму ЕФС-1 с соответствующим кодом типа записи.

Ответственность работодателя

Несвоевременная подача сведений или внесение неверных данных влечет административную ответственность по ст; 15.33.2 КоАП РФ. Штрафы могут достигать 50 000 рублей за каждый случай нарушения, а при повторных нарушениях суммы значительно возрастают.

Контрольный список перед отправкой отчета:

1. Проверена дата приказа и дата в отчете ЕФС-1.
2. Верно указан код мероприятия (ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ).
3. Основание увольнения в бумажной книжке дословно совпадает с формулировкой в законе и отчете.
4. Отчет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту кадрового документооборота и сохранение пенсионных прав ваших сотрудников.