Цифровизация бизнес-процессов затронула все сферы деятельности, и трудовые отношения не стали исключением․ В целях оптимизации кадрового учета и сокращения бумажной волокиты законодатель внедрил в Трудовой кодекс Российской Федерации новые нормы, регулирующие кадровый электронный документооборот (КЭДО)․ В данной статье мы подробно разберем, что именно представляет собой это понятие, как оно закреплено законодательно и какие ключевые особенности влечет за собой․
Законодательное определение понятия
Согласно нормам актуального трудового законодательства, под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе․
Данное определение закреплено в Статье 22․1 ТК РФ․ Оно устанавливает четыре ключевых этапа жизненного цикла кадрового документа в цифровую эпоху:
- Создание, формирование документа в электронном формате с использованием специализированных информационных систем․
- Подписание, заверение документа усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или иным разрешенным способом, придающим документу юридическую силу․
- Использование — обмен документами между сторонами трудового договора, ознакомление с ними и их исполнение․
- Хранение — архивирование электронных кадровых документов в соответствии с установленными правилами и сроками․
Нормативная база: статьи 22․1 – 22․3 ТК РФ
Регулированию КЭДО посвящены статьи 22․1-22․3 Трудового кодекса РФ, которые были введены в рамках соответствующих поправок (Закон № 377)․ Данные статьи последовательно раскрывают механизмы работы с цифровыми кадровыми документами:
- Статья 22․1 ТК РФ — дает базовое понятие электронного документооборота в трудовых отношениях (приведено выше)․
- Статья 22․2 ТК РФ — регламентирует порядок введения электронного документооборота у работодателя и специфику приема на работу к работодателю, использующему КЭДО․
- Статья 22․3 ТК РФ, определяет порядок использования электронной подписи, а также особенности взаимодействия работника и работодателя посредством КЭДО․
На какие документы распространяется КЭДО?
Правила электронного документооборота применяются к документам, в отношении которых законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника (лица, поступающего на работу) в письменной форме․ Однако закон устанавливает и строгие исключения․
Исключения из правил
КЭДО не применяется к следующим документам:
- Трудовым книжкам;
- Формируемым в электронном виде сведениям о трудовой деятельности․
Эти документы имеют свой специфический порядок ведения и хранения, который регулируется отдельными нормами права․
Порядок введения и согласие работника
Переход на электронный документооборот — это не одностороннее решение работодателя․ Закон строго охраняет права сотрудников․ В соответствии со Статьей 22․2 ТК РФ, работодатель обязан проинформировать об осуществлении электронного документооборота лицо, принимаемое на работу․
Особое внимание законодатель уделяет защите прав лиц с трудовым стажем․ Лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу к работодателю, который осуществляет электронный документооборот либо принял решение о его введении, вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО․ Это означает, что для таких сотрудников переход на «цифру» является добровольным․
Преимущества и значение КЭДО
Внедрение электронного документооборота в сфере служебных трудовых отношений имеет ряд неоспоримых преимуществ:
- Сокращение издержек: экономия на бумаге, печати, почтовой пересылке и архивных площадях․
- Оперативность: мгновенный обмен документами, что особенно актуально для удаленных сотрудников и дистрибьюторов․
- Юридическая значимость: документы, подписанные УКЭП, имеют силу, равную бумажным документам с собственноручной подписью и печатью․
- Исключение утери: электронный архив защищает документы от физической порчи и потери․