Согласно п․ 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225), все работодатели обязаны вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ С сентября 2021 года утвержденная форма этой книги больше не обязательна — организации разрабатывают ее самостоятельно․
Что регистрировать в книге учета?
- Все трудовые книжки, принятые от сотрудников при приеме на работу․
- Все выданные вкладыши (даже если вкладыш был заведен предыдущим работодателем, но его нужно заменить)․
- Трудовые книжки и вкладыши, хранящиеся у организации (в т․ч․ уволенных, но не забравших документы сотрудников)․
Особенности регистрации вкладыша
Ключевой момент: вкладыш регистрируется в книге учета только в том случае, если его заводит текущий работодатель․ Если сотрудник при трудоустройстве предоставляет трудовую книжку с уже имеющимся вкладышем (заведенным ранее), то в книгу вносится только серия и номер самой трудовой книжки․ Информация о старом вкладыше не дублируется․
Практический вывод: При замене вкладыша (например, из-за заполнения) вы как работодатель регистрируете новый бланк в своей книге учета, присваивая ему свой порядковый номер․
Как оформить запись в книге учета?
В первой строке книги указывается фактическая дата начала ее ведения․ Для каждого бланка (книжки или вкладыша) заводится отдельная запись с указанием:
- Порядкового номера записи․
- Серии и номера трудовой книжки или вкладыша․
- ФИО сотрудника (для вкладыша — к какой книжке он относится)․
- Даты выдачи или получения․
- Подписи ответственных лиц и работника․
Бухгалтерский учет: отражение расходов на вкладыши
Трудовые книжки и вкладыши — это материальные запасы однократного применения․ Их приобретение отражается по специальным статьям расходов․
Коды ОКПО/КОСГУ и КВР
Для бюджетных и казенных учреждений действует четкая инструкция:
- КВР (код вида расходов): 244 — «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд»․
- КОСГУ (подстатья): 349, «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения»․
Для коммерческих организаций аналогичные расходы отражаются по счетам 20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы» в корреспонденции со счетом 10 «Материалы» (подсчет «вкладыши»)․
Проводки при приобретении вкладышей
Вариант 1: Приобретение без подотчетного лица (по счету-фактуре, УПД):
Дебет 0 105 06 000 (или 10․XX) Кредит 0 301 11 000 (или 60․XX), приняты к учету вкладыши․
Дебет 0 105 06 000 Кредит 0 302 00 000 — списаны при выдаче сотруднику․
Вариант 2: Приобретение через подотчетное лицо:
- Выдача аванса:
Дебет 0 302 00 000 (или 71․XX) Кредит 0 301 11 000 (или 50․XX) - Представление авансового отчета с приложением чека/УПД:
Дебет 0 105 06 000 (или 20/26) Кредит 0 302 00 000 (или 71․XX)
НДС
Приобретенные вкладыши как бланки строгой отчетности облагаются НДС по стандартной ставке (20%)․ Сумма НДС принимается к вычету при наличии надлежаще оформленных документов (счет-фактура, УПД)․
Порядок действий: пошаговая инструкция
- Приобретение: Закупайте вкладыши через отдел снабжения или подотчетное лицо․ Получите счет-фактуру/УПД․
- Кадровый учет: При выдачи нового вкладыша сотруднику зарегистрируйте его в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (отдельной строкой, с присвоением номера)․
- Бухгалтерский учет: Примите вкладыши на счет запасов (0 105 06 000 для бюджетников, 10․XX для коммерческих)․ Списание производится при фактической выдаче сотруднику․
- Оформление: На вкладыше ставят штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера․ С 2021 года вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно (п․ 33 Порядка № 320н), но его нужно приобщить к личному делу сотрудника или хранить отдельно, обеспечив сохранность․
Частые ошибки и штрафные санкции
- Ошибка: Отсутствие Книги учета движения или ведение неполной (неучет вкладышей)․
Риск: Штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ для должностных лиц (от 5 000 до 50 000 руб․) или дисквалификация․ - Ошибка: Неправильное отражение расходов (не по КОСГУ 349, а по другим статьям)․
Риск: Завышение/занижение расходов, проблемы при проверке (для бюджетников)․ - Ошибка: Вшивание вкладыша в трудовую книжку (хотя это и не запрещено, но не требуется)․
Риск: Излишние работы, возможное повреждение документа․
Учет вкладышей в трудовую книжку — это два взаимосвязанных процесса:
- Кадровый: Обязательная регистрация каждого выданного вкладыша в Книге учета движения с указанием его реквизитов․
- Бухгалтерский: Отражение затрат на приобретение по КОСГУ 349 (для бюджетников) или по счетам 10/20/26 (для коммерческих) с корректным оформлением первичных документов․
Соблюдение этих правил обеспечит законность кадрового документооборота и правильное формирование расходов в учете․
Примечание: Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства и практики на 2026 год․ Перед применением рекомендуется свериться с внутренними регламентами организации и консультациями профессиональных бухгалтеров/кадровиков․