В 2026 году переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал обязательным для большинства организаций. Активировать ЭТК — значит официально перейти от бумажной формы к цифровому документу‚ который хранится в системе «Госуслуги» и доступен работодателю и работнику в любое время. Ниже приведена подробная пошаговая инструкция‚ как правильно активировать трудовую книжку‚ какие документы нужны и какие ошибки стоит избегать.
Что такое электронная трудовая книжка?
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ в которую работодатель заносит сведения о трудовой деятельности сотрудника.
- В ЭТК хранятся данные о:
- дате начала работы‚ должности и подразделении;
- присутствующих и отработанных днях;
- присутствующих и отработанных днях;
- присутствующих и отработанных днях;
- присутствующих и отработанных днях;
- присутствующих и отработанных днях;
- присутствующих и отработанных днях;
- присутствующих и отработанных днях;
- Преимущества:
- доступность 24 /7;
- сокращение бумажной работы;
- быстрый обмен данными с ПФР и другими госорганами.
- Недостатки и риски:
- необходимость стабильного интернет‑подключения;
- потенциальные ошибки при вводе данных;
- необходимость соблюдения требований безопасности.
Кто обязан вести электронные трудовые книжки?
Согласно Трудовому кодексу РФ‚ все работодатели‚ у которых в штате более 10 сотрудников‚ обязаны вести ЭТК. В 2025 году эта норма была расширена: теперь обязательна для всех организаций‚ где работает хотя бы один сотрудник.
Как оформить новую электронную трудовую книжку?
- Подготовка заявления
Сотрудник подает заявление о переходе на электронный формат. В заявлении указываются: ФИО‚ дата рождения‚ ИНН‚ дата начала работы‚ должность.
- Проверка данных
Работодатель проверяет корректность введенных сведений и подтверждает согласие сотрудника.
- Выдача бумажной книжки
Согласно статье 66.1 ТК‚ при переходе на ЭТК необходимо выдать сотруднику бумажную трудовую книжку с отметкой «Переход на электронный формат».
- Регистрация в системе «Госуслуги»
Работодатель регистрирует предприятие в системе «Госуслуги» и получает доступ к модулю «Электронная трудовая книжка».
- Внесение данных в ЭТК
Через портал «Госуслуги» работодатель вводит сведения о сотруднике. После подтверждения данные автоматически синхронизируются с ПФР.
Как внести сведения в существующую ЭТК?
- Авторизация в системе
Войдите в личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги».
- Выбор сотрудника
Перейдите в раздел «Трудовая книжка» и выберите нужного сотрудника.
- Добавление записи
Нажмите «Добавить запись» и заполните форму: дата начала работы‚ должность‚ подразделение‚ тип занятости.
- Проверка и подтверждение
Проверьте введенные данные‚ подтвердите запись и сохраните.
Юридические аспекты и частые ошибки
- Неправильный формат даты
В ЭТК даты должны быть в формате ГГГГ‑ММ‑ДД. Ошибки в дате могут привести к отказу в выплате пособий.
- Отсутствие согласия сотрудника
Сотрудник должен подписать заявление о переходе. Без подписи переход считается недействительным.
- Неполные сведения о должности
Необходимо указать точное название должности и подразделение.
- Необновленные данные
При изменении должности‚ места работы или зарплаты необходимо своевременно обновлять ЭТК.
Как посмотреть электронную трудовую книжку?
- Для работодателя
Войдите в личный кабинет на портале «Госуслуги» → «Трудовая книжка» → выберите сотрудника.
- Для работника
Сотрудник может открыть «Госуслуги» → «Мои документы» → «Трудовая книжка» и увидеть все записи.
Как получить выписку из ЭТК?
- Через портал «Госуслуги» можно запросить выписку в формате PDF.
- В МФЦ и ПФР также принимают запросы по бумажному заявлению.
- Для работодателя выписка доступна в личном кабинете в разделе «Выписки».
Как исправить данные в ЭТК?
- Подготовка корректирующего заявления
Сотрудник подает заявление о необходимости исправления данных.
- Внесение изменений
Работодатель вносит корректировку в системе «Госуслуги» и подтверждает запись.
- Проверка и подтверждение
После внесения изменений сотрудник проверяет‚ что данные корректны.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать обе формы одновременно?
Да‚ но в бумажной книжке должна быть отметка о переходе на ЭТК.
- Что делать‚ если данные в ЭТК не совпадают с ПФР?
Обратитесь в службу поддержки «Госуслуги» и уточните причину несоответствия.
- Можно ли отменить переход на ЭТК?
Теоретически возможно‚ но это требует согласия всех сторон и внесения изменений в обе формы.
Активировать трудовую книжку в 2026 году — это не просто формальность‚ а важный шаг к цифровизации кадрового учёта. Следуйте пошаговой инструкции‚ соблюдайте юридические требования и регулярно проверяйте данные в ЭТК. Это обеспечит точность информации‚ ускорит процессы выплаты пособий и снизит риск штрафов за непредставление сведений о трудовой деятельности.
Если у вас возникли вопросы‚ не стесняйтесь обращаться в службу поддержки «Госуслуги» или в отдел кадров вашей организации. Успешного перехода на электронную трудовую книжку!