Неправильная запись о приёме в трудовой книжке может создать проблемы как для работника, так и для работодателя. В этой статье мы подробно разберём, как правильно аннулировать (отменить) запись о приёме, какие документы нужны, какие формы заполнять и какие сроки соблюсти.
Когда нужно аннулировать запись о приёме?
- Если в трудовой книжке указана неверная дата начала работы.
- Если работник был принят в другую организацию, но в книжке осталась запись о прежнем работодателе.
- Если в записи допущена ошибка в названии организации, должности или в других реквизитах.
- Если запись о приёме была сделана после того, как работник уже работал в другой компании и в её трудовой книжке уже была зафиксирована информация о приёме.
В любом случае, аннулирование должно проводиться работодателем, который внес ошибочную запись.
Что такое аннулирование записи?
Аннулирование – это официальное признание записи в трудовой книжке недействительной. Для этого в строку, где была сделана ошибка, ставится символ «Х» в колонке 11 (признак отмены записи). В колонке 12 указывается дата аннулирования, а в колонке 13 – подпись и должность лица, ответственного за исправление.
Пример записи о приёме
До аннулирования:
№ Дата начала работы Должность Организация Признак отмены Дата отмены Подпись 1 Инженер ООО «Ромашка» — — Иванов И.И.
После аннулирования:
№ Дата начала работы Должность Организация Признак отмены Дата отмены Подпись 1 Инженер ООО «Ромашка» Х Иванов И.И.
Как правильно аннулировать запись?
- Определите точную строку, которую нужно аннулировать. В трудовой книжке каждая запись имеет порядковый номер.
- Заполните аннулирующую запись. В колонке 11 поставьте «Х». В колонке 12 укажите дату аннулирования. В колонке 13 подпишите и укажите свою должность.
- Подготовьте корректирующий документ. Для бумажной трудовой книжки это может быть корректирующий раздел 1.1 формы ЕФС‑1 (сведений о приёме, переводе, увольнении). В электронном виде – внесите изменение в ЭТК через 1С‑Бухгалтерию.
- Подтвердите исправление. В случае бумажной книжки работодателю необходимо подписать и поставить печать. В электронном варианте – подтвердить через систему «Система Фонда социального страхования» (СФР).
- Сохраните копию. Сделайте копию аннулирующей записи и храните её в кадровом учёте.
Как оформить корректирующий документ (форма ЕФС‑1)
Форма ЕФС‑1 – это справка о приёме, переводе, увольнении. Для аннулирования записи о приёме в разделе 1.1 указывается знак «Х» в графе 11.
| Графа | Описание |
|---|---|
| № | Порядковый номер записи |
| Дата начала работы | Дата, когда работник был принят |
| Должность | Указанная должность |
| Организация | Наименование работодателя |
| Признак отмены | «Х» – запись аннулирована |
| Дата отмены | Дата, когда запись была аннулирована |
| Подпись | Подпись лица, ответственного за исправление |
Шаги по заполнению формы
- В колонку № введите порядковый номер записи, которую аннулируете.
- В колонку «Дата начала работы» оставьте исходную дату.
- В колонку «Признак отмены» поставьте «Х».
- В колонку «Дата отмены» укажите текущую дату.
- Подпишите документ и укажите свою должность.
- Сохраните копию и отправьте в СФР (если применимо).
Как отменить запись в электронной трудовой книжке (ЭТК)
В электронном виде процедура аналогична бумажной, но изменения вносятся через систему 1С‑Бухгалтерия или через портал «Электронная трудовая книжка».
- Откройте профиль работника в системе.
- Найдите нужную запись о приёме.
- Выберите опцию «Отменить запись» или «Внести исправление».
- В появившемся окне поставьте «X» в поле «Признак отмены» и укажите дату аннулирования.
- Подтвердите действие, введя свой логин и пароль.
- Система автоматически обновит запись и отправит уведомление в СФР.
Возможность судебного аннулирования
Если ошибка обнаружена спустя длительное время и работодатель не исправил её в течение 3 лет, работник может обратиться в районный суд. В заявлении необходимо указать:
- Номер и дата записи в трудовой книжке.
- Причину ошибки.
- Требуемое исправление (аннулирование).
Судебное решение об аннулировании будет иметь силу, но в большинстве случаев работодатели предпочитают исправлять записи самостоятельно, чтобы избежать судебных разбирательств.
Сроки и обязательства работодателя
- Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан исправлять ошибки в трудовой книжке в течение 30 дней с момента их обнаружения.
- Если ошибка в ЭТК, то исправление должно быть внесено в течение 10 рабочих дней.
- При отсутствии исправления работник может потребовать компенсацию за нарушение прав.
Практические советы
- Всегда проверяйте данные перед записью в трудовую книжку.
- Храните копии всех документов, подтверждающих факт приёма.
- Если вы не уверены в правильности записи, сразу уточните у кадровика.
- При аннулировании обязательно ставьте «X» в колонку 11 и подписывайтесь.
- Сохраняйте копии всех корректировок в личном архиве кадровой службы.
Аннулирование записи о приёме в трудовой книжке – это важный процесс, который защищает права как работника, так и работодателя. Соблюдение правильной процедуры, использование корректирующих форм и своевременное внесение изменений позволяют избежать конфликтов и судебных разбирательств. Если вы столкнулись с ошибкой в трудовой книжке, не откладывайте исправление – действуйте быстро и официально.
Для более подробной информации и актуальных образцов заполнения можно обратиться к официальным источникам: КонсультантПлюс, 1С‑Бухгалтерия и Система Фонда социального страхования.