В 2026 году переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) подходит к завершению‚ однако вопросы‚ связанные с выбором формата ведения учета стажа‚ по-прежнему актуальны. Особую сложность вызывают ситуации‚ когда новый сотрудник при приеме на работу не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки на предыдущем месте работы или просто «молчит» по этому поводу.

В этой статье мы подробно разберем‚ как действовать бухгалтеру и кадровику‚ если работник «не выбрал» формат‚ и какие ошибки нельзя допускать.

Правовой статус «молчунов»: бумажная или электронная?

Самое главное‚ что нужно помнить работодателю: если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки до конца 2020 года‚ он автоматически остался с бумажным вариантом.

Согласно разъяснениям Минтруда (в частности‚ Письмо от № 14-2/ООГ-1202) и Федеральному закону № 439-ФЗ:
Принцип сохранения права. Работники‚ которые не подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) в 2020 году‚ сохранили право на ведение бумажной книжки.
Отсутствие выбора приравнивается к бумажному варианту. Если сотрудник утверждает‚ что «ничего не выбирал»‚ юридически это означает‚ что он является владельцем бумажной трудовой книжки.
Невозможность двойного стандарта. Нельзя вести трудовую деятельность одновременно в двух форматах по желанию работодателя. Либо бумажная (для тех‚ кто не отказался)‚ либо электронная (для тех‚ кто подал заявление‚ или для тех‚ кто устраивается на работу впервые после 1 января 2021 года).

> Важно: Сотрудник‚ который не определился с выбором в 2020 году‚ не лишается права перейти на ЭТК в будущем. Он может подать заявление о переходе на электронную форму в любой момент‚ уже работая у вас. До момента подачи такого заявления вы обязаны вести его бумажную трудовую книжку.

Алгоритм действий при приеме «не определившегося» сотрудника

Если к вам приходит соискатель‚ у которого на предыдущем месте работы не было подано заявление о выборе формы ТК‚ или он просто не знает‚ что делать‚ следуйте этой инструкции:

Шаг 1. Запросите бумажную трудовую книжку

Попросите сотрудника предоставить бумажную трудовую книжку.

• Если книжка на руках: Внесите запись о приеме на работу в бумажный бланк в общем порядке. Параллельно сведения передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде (форма ЕФС-1)‚ так как отчетность теперь единая.
• Если книжки нет (утеряна): Вы обязаны восстановить ее или завести новую‚ сделав соответствующие записи на основании документов от предыдущих работодателей.

Шаг 2; Проверка сведений о трудовой деятельности

Сотрудник может предоставить выписку из СФР (СТД-Р или СТД-СФР). Внимательно изучите её:

• Если в сведениях есть отметка о том‚ что работник подал заявление о переходе на ЭТК (отказался от бумажной)‚ то бумажную книжку вы не заводите и записи в нее не вносите.
• Если такой отметки нет — ведем бумажную книжку.

Шаг 3. Оформление в учетных системах (1С и аналоги)

При заполнении карточки сотрудника в программе (например‚ 1С:ЗУП) часто возникает вопрос: какую галочку ставить в поле «Способ ведения трудовой книжки»?

• Если сотрудник ранее не выбирал ЭТК‚ в системе может потребоваться указать статус «Бумажная» или «Не выбрана» (в зависимости от версии ПО и настроек).
• Внимание: Флажок «Способ ведения выбран по предыдущему месту работы» влияет на формирование отчетов. Если сотрудник «молчун»‚ он юридически остался с бумажной книжкой. Не ставьте отметку «Электронная»‚ если нет письменного заявления работника.

Частые ошибки и спорные ситуации

Ошибка 1: Работодатель сам решил перевести сотрудника на ЭТК

Некоторые бухгалтеры‚ видя отсутствие заявления‚ самостоятельно принимают решение не вести бумажную книжку‚ считая‚ что раз работник «не выбрал»‚ значит‚ можно вести только электронную.
Последствия: Это нарушение трудового законодательства. Если работник впоследствии потребует внести запись в бумажную книжку (например‚ для визы или банка)‚ а она не велась‚ работодателю грозит штраф. Кроме того‚ суды встают на сторону работников в спорах о самовольном переводе на ЭТК без их согласия.

Ошибка 2: Отказ в приеме бумажной книжки

Если сотрудник приносит бумажную трудовую книжку последней записью от 2019 или 2020 года и говорит: «Я ничего не подписывал‚ давайте работать»‚ работодатель обязан принять эту книжку и продолжить ведение.
Фраза «вы не выбрали‚ значит у вас электронная» — неверна. Отсутствие выбора = сохранение бумажного формата.

Ошибка 3: Путаница с внешними совместителями

При приеме внешнего совместителя также необходимо уточнить статус его трудовой книжки по основному месту работы.

• Если по основному месту он остался с бумажной книжкой‚ то при приеме к вам (как к совместителю) бумажная книжка хранится у основного работодателя. Вы только сдаете отчет ЕФС-1.
• Если же совместитель принес бумажную книжку (так как основное место работы позволяет хранить её у сотрудника или он работает у вас по договору‚ где это предусмотрено)‚ правила те же: нет заявления об отказе от бумаги, ведем бумагу.

Что делать‚ если сотрудник настаивает на «неопределенности»?

Бывают случаи‚ когда работник говорит: «Я не хочу ни бумажную‚ ни электронную‚ просто оформите меня».
В этом случае работодатель должен занять выжидательную‚ но законную позицию:
Объяснить работнику‚ что по закону (ст. 66.1 ТК РФ и ФЗ-439) выбор должен быть сделан.
Поскольку в 2020 году он не подал заявление об отказе от бумажной книжки‚ по умолчанию вы продолжаете вести бумажный вариант.
Внесите запись в бумажную трудовую книжку.
Предложите работнику написать заявление о переходе на ЭТК‚ если он действительно хочет отказаться от бумажного носителя. Без этого заявления вы не имеете права прекращать заполнение бумажного бланка.

> Совет: Если договориться с работником не удалось‚ и он отказывается писать любые заявления‚ продолжайте вести бумажную трудовую книжку. За это вас не оштрафуют‚ так как вы следуете принципу сохранения прав работника («молчуны» остаются с бумажными книжками). Штрафы грозят как раз за отказ в приеме бумажной книжки или за непредоставление сведений.

Особенности для новых работников (после 2021 года)

Ситуация кардинально меняется‚ если сотрудник устраивается на работу впервые после 1 января 2021 года.

• У таких людей бумажных трудовых книжек быть не может.
• Им не нужно делать выбор.
• На них сразу заводится только электронная трудовая книжка.
• Бумажный бланк им не выдается и не ведется.

Если же человек имел стаж до 2021 года‚ но потерял трудовую книжку и нигде не работал с тех пор‚ он все равно считается владельцем бумажной формы‚ пока не напишет заявление о переходе на ЭТК или не восстановит книжку.

Резюме для бухгалтера и кадровика

Нет выбора = Бумажная книжка. Отсутствие заявления об отказе от бумажной ТК в 2020 году означает‚ что работник сохранил право на бумажный носитель.
Обязанность вести. Вы обязаны вносить записи в бумажную трудовую книжку‚ если работник ее предоставил‚ даже если он утверждает‚ что «ничего не выбирал».
Отчетность. Сведения о приеме‚ переводе и увольнении передаются в СФР в электронном виде (ЕФС-1) независимо от формата хранения книжки у работника.
Риски. Отказ в приеме бумажной книжки или самовольный перевод сотрудника на ЭТК без его заявления могут привести к судебным спорам и штрафам.
Будущее. Сотрудник в любой момент может написать заявление о переходе на ЭТК. С момента подачи такого заявления вы прекращаете вносить записи в бумажную книжку (делаете финальную запись о переходе на ЭТК) и выдаете книжку на руки работнику.

Помните: в спорных ситуациях закон встает на сторону сохранения прав работника на бумажный документ‚ если он явно не отказался от него в установленный законом срок. Будьте внимательны при заполнении полей в программах учета и всегда требуйте письменных заявлений при смене формата ведения стажа.