Процедура увольнения сотрудников часто сопровождается сложностями, и одна из самых распространенных проблем — невозможность выдать трудовую книжку лично в руки в последний рабочий день. Иногда работодатель отправляет документ по почте, но сотрудник по каким-то причинам не забирает его на почте, и письмо возвращается отправителю. Разберемся, как действовать работодателю и работнику в этой ситуации, чтобы соблюсти закон и избежать негативных последствий.
Обязанности работодателя при увольнении
Согласно трудовому законодательству, в день увольнения работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку. Если же в этот день выдать документ невозможно (например, работник отсутствует или отказывается его забирать), у работодателя возникает конкретная обязанность, прописанная в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.
Работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Порядок отправки трудовой книжки по почте
Важно понимать: просто так отправить трудовую книжку по почте без согласия работника нельзя. Пересылка документа допускается только с согласия работника, выраженного в письменной форме (заявлении).
Сроки отправки
Если работник после получения уведомления от работодателя прислал письменное согласие (просьбу) на пересылку трудовой книжки, работодатель обязан отправить ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Как правильно отправить документ?
Судебная практика показывает, что способ отправки имеет решающее значение. В 2019 году суд вынес важное решение, которое обязательно нужно учитывать работодателям.
Судебный прецедент: почему важна опись вложения
Работодатель отправил уволенному сотруднику трудовую книжку обычным заказным письмом. Почтовая квитанция содержала только информацию о весе отправления и количестве мест, но не конкретизировала, что именно лежит внутри. Работник утверждал, что трудовой книжки в конверте не было. В итоге суд встал на сторону работника, признав факт пересылки документа недоказанным, так как опись вложения отсутствовала.
Рекомендация: отправляйте трудовую книжку ценным письмом с описью вложения. Только опись, заверенная почтовым работником, сможет доказать, что в конверте действительно находилась трудовая книжка, если письмо потеряется или работник заявит, что там был чистый лист бумаги.
Что делать, если письмо вернулось работодателю?
Ситуация, когда работодатель выполнил свою обязанность, направил книжку по заявлению работника, но письмо вернулось из-за того, что сотрудник не забрал его на почте (например, из-за отсутствия извещения или по невнимательности), встречается часто. Возникает вопрос: обязан ли работодатель хранить этот документ?
Ответ однозначный: да, обязан.
Если отправленная трудовая книжка вернулась, работодатель должен:
- Хранить трудовую книжку у себя в архиве. Она должна дожидаться работника.
- Повторно направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой лично либо дать новое согласие на ее отправку по почте (ведь предыдущий адрес мог оказаться недействительным, либо работник захочет забрать документ сам).
- Выдать документ не позднее трех рабочих дней со дня нового письменного обращения работника.
Что делать работнику?
Если вы уволились, но не получили трудовую книжку, ваши действия должны быть следующими:
- Если вы не получали уведомление от работодателя: свяжитесь с отделом кадров и сообщите адрес для отправки документа. Обязательно напишите заявление с просьбой направить трудовую книжку по почте.
- Если письмо потерялось на почте: а вы не получили его по вине почтового сервиса, требуйте от работодателя выдачи дубликата. Если работодатель отправил письмо без описи вложения и без вашего заявления, ответственность за утерю ложится на него.
- Если вы пропустили срок получения на почте: обратитесь к работодателю письменно. Согласно закону, после вашего обращения работодатель обязан выдать вам трудовую книжку (или отправить ее повторно) не позднее трех рабочих дней.
Ответственность работодателя
Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя грозит серьезными последствиями:
- Материальная ответственность: работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ).
- Административная ответственность: штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей).
Однако, если работодатель вовремя отправил уведомление о необходимости забрать документ, а работник проигнорировал его, или если работодатель отправил книжку по письменному заявлению сотрудника ценным письмом с описью, и она затерялась на почте по вине «Почты России», работодатель может быть освобожден от ответственности за задержку.
Резюме
Ситуация, когда работник не забрал трудовую книжку на почте, не снимает с работодателя обязанности хранить этот важный документ. Главное правило для кадровиков — всегда отправляйте трудовую книжку ценным письмом с описью вложения и исключительно при наличии письменного заявления работника. Если письмо вернулось, обязательно сохраните конверт с почтовыми отметками, подшейте его к личному делу и ждите нового обращения сотрудника. Для работников же главное правило — не игнорировать уведомления от бывшего работодателя и своевременно сообщать о своем согласии на пересылку, чтобы избежать бюрократических проволочек.