Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Ситуация, когда уволенный сотрудник не забирает свою трудовую книжку, встречается достаточно часто. Это создаёт проблемы как для самого работника (трудно устроиться на новое место), так и для работодателя (нарушение законодательных требований и риск штрафов). Ниже представлен пошаговый алгоритм действий, основанный на действующем трудовом законодательстве и практике кадровых служб.

Правовые основания

Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1) – работодатель обязан в день увольнения выдать трудовую книжку работнику под расписку.
Если работник отказывается принять документ, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться за книжкой.
При отсутствия реакции сотрудника в течение разумного срока (обычно 10‑15 рабочих дней) работодатель вправе оформить акт о неполучении трудовой книжки и принять меры по её хранению или выдаче дубликата.
В случае утери или повреждения оригинала работник может потребовать выдачу новой трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ).

Первые шаги работодателя

Направление письменного уведомления сотруднику (заказным письмом с уведомлением о вручении или вручение под расписку). В уведомлении указать:
- ФИО сотрудника и дату увольнения;
- Требование явиться в отдел кадров для получения трудовой книжки;
- Срок, в течение которого необходимо явиться (например, 5 рабочих дней);
- Последствия неуплаты (оформление акта, возможное взыскание расходов на дубликат).
Фиксация факта получения/неполучения уведомления (копия расписки, почтовый чек, акт о вручении).
Если сотрудник не явился в указанный срок – переходим к оформлению акта.

Оформление акта о неполучении трудовой книжки

Акт составляется в двух экземплярах (один остаётся у работодателя, второй направляется сотруднику). В акте указываются:

Название организации и её реквизиты;
Дата и место составления акта;
ФИО сотрудника, его должность и дата увольнения;
Ссылка на направленное уведомление (номер, дата, способ доставки);
Констатация факта, что сотрудник не явился за трудовой книжкой и не предоставил объяснения;
Решение работодателя (например, хранение книжки в отделе кадров, выдача дубликата по заявлению сотрудника);
Подписи ответственных лиц (руководитель отдела кадров, юрист, сотрудник, если он присутствует).

Пример шапки акта:

АКТ
о неполучении трудовой книжки
№ ____ от «__» __________ 202__ г.

Мы, нижеподписавшиеся, namely:
[ФИО руководителя отдела кадров] – руководитель отдела кадров,
[ФИО юриста] – юрист компании,
[ФИО сотрудника] – уволенный сотрудник (при наличии),
составили настоящий акт о том, что…

Что делать, если сотрудник всё же не появляется?

Хранить трудовую книжку в отделе кадров в течение установленного срока (как правило, 50 лет после увольнения).
При запросе сотрудника о выдаче дубликата:

Потребовать письменное заявление о выдаче новой трудовой книжки с указанием причины отсутствия оригинала;
Проверить данные в книге учёта трудовой деятельности (если велась);
Оформить новую трудовую книжку согласно образцу, утверждённому Минтруда.

Если сотрудник отказывается подавать заявление, можно обратиться в Пенсионный фонд РФ с запросом о факте выдачи оригинала (это поможет подтвердить, что книжка не была выдана).
В случае умышленного удержания документа работником возможна дисциплинарная ответственность (выговор, замечание) только если трудовые отношения ещё не прекращены. После увольнения дисциплинарное взыскание применить нельзя, но можно потребовать возмещения расходов на изготовление дубликата через суд (ст. 393 ТК РФ).

Возможные последствия для работника

Трудности при трудоустройстве: новые работодатели требуют оригинал трудовой книжки или её заверенную копию.
Риск штрафов для работодателя, если тот не выполнит свои обязательства по выдаче документа (ст. 5.27 КоАП РФ).
Возможность взыскания с работника расходов на изготовление дубликата (госпошлина, изготовление бланка) через суд.

Как действовать, если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку