Ситуация‚ когда новый сотрудник отказывается предоставлять бумажную трудовую книжку при приеме на работу‚ становится все более распространенной в условиях повсеместного перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако отсутствие этого документа на руках не всегда означает проблему. В данной статье мы подробно разберем‚ как действовать работодателю‚ если работник «не приносит трудовую»‚ и какие права есть у сторон трудовых отношений.

Правовой статус бумажной трудовой книжки в 2026 году

На текущий момент (май 2026 года) бумажные трудовые книжки сохраняют свою силу только для тех работников‚ которые ранее сделали выбор в пользу их ведения и не подавали заявления о переходе на электронную форму. Для тех‚ кто выбрал ЭТК‚ бумажный документ больше не ведется‚ и его отсутствие при приеме на работу является нормой.

Важно помнить: отказаться от ведения электронной трудовой книжки россияне не могут‚ так как такого понятия в действующем законодательстве не существует. Информация о стаже формируется исключительно в электронном виде.

Сценарий 1: Работник перешел на электронную трудовую

Если соискатель сообщает‚ что у него нет бумажной трудовой книжки‚ потому что он перешел на электронный формат‚ работодатель должен действовать следующим образом:

• Запросить у работника сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка из ЭТК). Этот документ работник может получить у предыдущего работодателя‚ в МФЦ или через портал Госуслуг.
• Внести сведения о новой работе в электронную трудовую книжку в установленные законом сроки.
• Если у работника ранее велась бумажная трудовая‚ но он перешел на электронную‚ записи из бумажного варианта уже должны быть оцифрованы. Работодатель вносит только новую запись.

Сценарий 2: Работник сохранил бумажную трудовую‚ но не приносит ее

Если работник относится к категории граждан‚ у которых ведется бумажная трудовая книжка‚ но при приеме на работу он ее не предоставляет (забыл‚ потерял или просто не хочет нести)‚ алгоритм действий строго регламентирован Трудовым кодексом РФ (ст. 312.2 ТК РФ).

Что делать работодателю?

1. Не отказывать в приеме на работу. Отказать соискателю в трудоустройстве работодатель вправе только по причинам‚ связанным с его деловыми качествами. Отсутствие трудовой книжки в момент собеседования не является законным основанием для отказа‚ если человек соответствует квалификационным требованиям.
2. Принять заявление о выборе формы ведения трудовой. При приеме на работу сотрудник должен подать письменное заявление о том‚ хочет ли он‚ чтобы работодатель вносил записи в его бумажную трудовую‚ или же он выбирает только электронную форму.
3. Внесение сведений. Если работник просит вносить записи в бумажную трудовую‚ но не может предоставить ее прямо сейчас‚ работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в электронную форму. В бумажную книжку записи будут внесены позже‚ когда работник ее предоставит.

Важно: Если работник отказывается представить трудовую книжку‚ но предоставляет электронные сведения‚ работодатель обязан руководствоваться данными электронного реестра. Принудительно требовать бумажный документ в 2026 году для тех‚ кто имеет право на ЭТК‚ нельзя.

Ситуация при увольнении: работник не забирает трудовую

Часто проблема «непредоставления» трансформируется в проблему «незабирания» документа при увольнении. Если уволенный сотрудник не приходит за трудовой книжкой или не дает согласие на ее отправку по почте‚ работодатель обязан:

• В день увольнения сделать попытку вручить документ.
• Если работник отсутствует‚ направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте.
• Уведомление направляется заказным письмом с уведомлением о вручении по последнему известному адресу.

Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если работник так и не забрал документ‚ он хранится у работодателя до момента востребования.

Может ли работодатель отказать в трудоустройстве?

Это один из самых частых вопросов. Согласно сложившейся судебной практике и разъяснениям Роструда:

Нет‚ не может. Отсутствие трудовой книжки (бумажной) не является препятствием для заключения трудового договора‚ особенно в эпоху цифровизации. Главное — наличие у человека документов‚ подтверждающих его квалификацию (дипломы‚ сертификаты)‚ и возможность проверить его трудовой стаж через систему Социального фонда России (СФР).

Если работодатель отказывает в приеме на работу исключительно из-за отсутствия бумажной трудовой книжки‚ такие действия могут быть признаны дискриминационными и обжалованы в суде или прокуратуре.

Алгоритм действий для кадровика (Чек-лист)

Чтобы обезопасить компанию и соблюсти права сотрудника‚ выполните следующие шаги:

1. Попросите работника предоставить сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) или доступ к электронной трудовой.
2. Получите письменное заявление от работника о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).
3. Если выбрана бумажная форма‚ а документа нет на руках‚ зафиксируйте это в журнале учета и примите документы для оформления без нее‚ внеся данные в электронный реестр.
4. Не требуйте от работника «отказываться» от электронной трудовой — законодательно такой процедуры не существует.
5. В случае утери работником бумажной трудовой‚ разъясните ему‚ что восстановить ее можно‚ собрав данные с предыдущих мест работы‚ но это не влияет на факт приема на новое место.

Фраза «не приносит трудовую книжку» в 2026 году перестала быть критической проблемой. Современное законодательство и цифровая инфраструктура позволяют оформить сотрудника без физического наличия бумажного документа. Ключевым моментом остается правильное документальное оформление выбора формы трудовой книжки и своевременная передача данных в СФР. Работодателю следует проявлять гибкость‚ опираясь на нормы ТК РФ‚ а работнику — контролировать свои электронные данные‚ чтобы избежать недоразумений при трудоустройстве.