С 1 января 2021 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Для вновь принимаемых на работу сотрудников, у которых ранее не было трудового стажа, бумажная трудовая книжка не заводится. Однако ситуация, когда работник утверждает о наличии стажа, но не предоставляет саму книжку (потерял, утеряна), или когда оформлен дубликат, но сотрудник не забирает его, остается актуальной. Неправильные действия работодателя в такой ситуации могут привести к административной ответственности.

В этой статье подробно разберем, как действовать работодателю, если сотрудник не предоставил трудовую книжку при приеме на работу, а также что делать, если оформленный дубликат не получен.

Прием на работу без предоставления трудовой книжки

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 67), при приеме на работу работник обязан представить работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• документы воинского учета (для военнообязанных);
• документ об образовании и (или) о квалификации (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или навыков).

Важно: Если работник устраивается впервые (первое место работы) или идет на работу по совместительству, он не обязан предоставлять трудовую книжку. В этом случае работодатель оформляет с ним трудовой договор и вносит запись в свою электронную систему учета (ЭТК) или, если работник уже имеет стаж, но книжку потерял, — действует по другой процедуре.

Сотрудник утверждает, что работал ранее, но книжку потерял

Если работник заявляет, что ранее работал, но бумажная трудовая книжка утеряна, работодатель должен потребовать от него:

1. Написать заявление об утрате трудовой книжки. Заявление подается работодателю по месту последнего места работы, где была внесена последняя запись. Если это невозможно (например, организация ликвидирована), заявление подается в архивное учреждение по месту хранения документов ликвидированного работодателя или в территориальный орган Пенсионного фонда России (ПФР).
2. Получить от работника справку о трудовом стаже. Эту справку может выдать ПФР на основании имеющихся у него сведений (если стаж был страховым). Также справку могут выдать архивы или предыдущие работодатели, если они сохранили данные.

На основании заявления об утрате и справки о стаже работодатель (текущий) не оформляет новую бумажную трудовую книжку. Вместо этого он обязан:

• Внести информацию о стаже, подтвержденном справкой, в электронную трудовую книжку (ЭТК) работника через сервис ПФР «Сведения о трудовой деятельности» (СТД);
• При отсутствии возможности внести запись в ЭТК (например, если у работника нет СНИЛС или он не подключен к ЭТК), сделать соответствующую запись в собственной электронной системе учета кадров (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) и выдать работнику справку о трудовом стаже по форме СТД-Р (утверждена постановлением Правительства РФ № 891).

Ключевой момент: С 2021 года бумажная трудовая книжка для новых сотрудников не заводится. Даже если работник имел стаж ранее, но книжку потерял, его стаж фиксируется в электронном виде. Работодатель не должен изготавливать новый бумажный бланк «Трудовая книжка».

Оформление дубликата трудовой книжки (если она была выдается ранее)

Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, которая была у него на руках (например, при увольнении с предыдущего места работы), и она утеряна, процедура следующая:

1. Работник пишет заявление об утрате на имя последнего работодателя, в котором была последняя запись.
2. Работодатель в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления обязан оформить и выдать дубликат трудовой книжки (ст. 81 ТК РФ, Постановление Правительства № 891).
3. Дубликат оформляется на новом бланке установленного образца. Все записи переносятся в том же порядке, что и в оригинале, с указанием «Дубликат» и номера.
4. Работодатель вручает дубликат работнику под расписку или направляет его почтовым письмом с уведомлением о вручении.

Что делать, если сотрудник не пришел за дубликатом (или за справкой)?

Ситуация: работодатель оформил дубликат (или справку СТД-Р) и вызвал работника для получения, но тот не явился или игнорирует уведомления.

Действия работодателя:

1. Направить работнику письменное уведомление (заказным письмом с уведомлением о вручении или под роспись при личной передаче) о необходимости получить документ в течение определенного срока (например, 5 рабочих дней). В уведомлении указать, что в случае неполучения документ будет считаться врученным, а ответственность за его дальнейшую судьбу лежит на работнике.
2. Зафиксировать факт направления уведомления (сохранить почтовую квитанцию, копию уведомления с отметкой о вручении или подписью работника).
3. Составить акт о невозможности вручения. В акте указать дату, место, причину (работник не явился, не ответил на звонок и т.д.), список приложений (копия уведомления). Акт подписывается комиссией (не менее двух человек) из сотрудников организации.
4. После истечения срока, указанного в уведомлении, считать документ врученным. Работодатель может приостановить выплаты, связанные с трудовой книжкой (например, выходное пособие, если оно не выплачено), но только если это предусмотрено трудовым договором или локальным нормативным актом. Важно: Нельзя удерживать сумму выходного пособия в счет неполученной трудовой книжки, это нарушение ТК РФ.
5. Передать документ на ответственное хранение в отдел кадров или бухгалтерию с пометкой «Не востребован сотрудником [ФИО] с [дата]». Хранить такой документ нужно не менее 3 лет (как и другие кадровые документы).

Если сотрудник позже потребует выдать дубликат или справку: Работодатель обязан выдать ему копию, хранящуюся в организации, и может взыскать с сотрудника затраты на изготовление дубликата (если он был изготовлен), если это предусмотрено локальными актами. Однако, если дубликат уже был изготовлен и не получен, работодатель вправе потребовать от сотрудника компенсацию почтовых расходов (если отправлял).

Ответственность работодателя за непредоставление трудовой книжки

Если работник не предоставил трудовую книжку при приеме на работу, а работодатель не потребовал ее и не оформил необходимые документы (заявление, справку), это может быть расценено как нарушение трудового законодательства.

Возможные последствия:

• Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей; для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.
• При увольнении работник может потребовать восстановления на работе, если не предоставление книжки стало причиной увольнения (например, по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — не предоставление документов, необходимых для оформления).
• Риск признания трудового договора незаключенным (если не оформили вовсе), но это маловероятно, если есть факт работы.

Практические рекомендации работодателю

1. При приеме на работу: Всегда проверяйте наличие трудовой книжки. Если ее нет, а стаж есть — требуйте заявление об утрате и справку о стаже (из ПФР или архива). Вносите данные в ЭТК или выдают справку СТД-Р.
2. При оформлении дубликата: Оформляйте его строго в рамках 15 рабочих дней. Вручайте под расписку или отправляйте заказным письмом с уведомлением.
3. Если сотрудник не забирает: Направьте письменное уведомление с требованием получить документ. Сохраните все доказательства направлений (почтовые квитанции, акты). После истечения срока считайте документ врученным и храните у себя.
4. Ведите внутренний учет: Внесите в журнал регистрации кадровых документов факт изготовления дубликата/справки и факт его вручения (или невозможности вручения).
5. Обновите локальные акты: В положении о трудовых книжках (если оно есть) или в инструкции для кадровых работников закрепите порядок действий при отсутствии/утрате трудовой книжки и процедуру вручения дубликатов.

Ситуация, когда сотрудник не приходит за трудовой книжкой (дубликатом или справкой), не должна создавать проблем для работодателя, если все действия документально оформлены. Главное, соблюдать процедуру: требовать от работника заявление и подтверждающие документы, оперативно оформлять дубликат или справку, надлежащим образом уведомлять о готовности и фиксировать факт вручения или невозможности вручения. При наличии электронной трудовой книжки (ЭТК) многие вопросы решаются проще — стаж фиксируется в цифровом виде, а бумажный носитель становится вторичным.

Примечание: Статья подготовлена на основе анализа информации по состоянию на 23 мая 2026 года и действующего законодательства РФ. Для решения конкретных случаев рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву.