В 2026 году в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января 2026 г. все работодатели обязаны перевести свои кадровые документы в электронный формат. Директор, который хочет оформить переход на ЭТК именно для себя, может сделать это, подав заявление о переходе на электронные трудовые книжки самостоятельно.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книги. В ней хранятся сведения о:

• ФИО сотрудника;
• СНИЛС и дата рождения;
• Местах работы и периодах занятости;
• Должностях и должностных ставках;
• Сведениях о трудовом стаже и прочих важных данных.

Все эти сведения находятся в единой базе Социального фонда, что упрощает контроль и проверку информации.

Почему ЭТК важна

• Удобство – доступ к документам в любой момент через личный кабинет.
• Безопасность – минимизация риска потери или порчи бумажных копий.
• Экономия времени – автоматизированные запросы и отчёты.

Почему директор может подать заявление о переходе на ЭТК сам себе

Для многих руководителей, особенно малых и средних предприятий, процесс оформления ЭТК может казаться сложным. Однако:

1. Директор имеет право самостоятельно оформить заявление о переходе на электронную форму для своего трудового статуса.
2. Это позволяет избежать задержек, связанных с передачей документов в кадровый отдел.
3. Самостоятельное оформление ускоряет переходный период и обеспечивает соответствие требованиям законодательства.

Как правильно составить заявление

Общие требования к форме

Заявление может быть написано в произвольном порядке, но должно содержать:

• Шапку с указанием наименования организации и ФИО директора;
• Текст заявления, в котором указывается желание перейти на электронную форму трудовых книжек;
• Подпись директора и дату составления.

Пример заявления

Заявление

о переходе на электронную форму трудовых книжек

Я, Иванов Иван Иванович, директор ООО «Пример», прошу внести изменения в мою трудовую книгу и перевести её в электронный формат, в соответствии с требованиями Федерального закона № 178‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения перехода на электронные формы ведения кадровых документов».


Подпись: ______________________

Пошаговая инструкция по оформлению заявления

1. Подготовка текста. Сформулируйте запрос, используя образец выше.
2. Проверка соответствия. Убедитесь, что в тексте указаны все обязательные реквизиты.
3. Печать (при необходимости). При желании заявление можно распечатать на листе А4.
4. Подпись. Поставьте свою подпись в конце документа.
5. Отправка. Подайте заявление в отдел кадров или в соответствующий орган (например, в Социальный фонд) – можно как в бумажном виде, так и в электронном кабинете.
6. Подтверждение. Получите подтверждение о приёме заявления и о дате перехода на ЭТК.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли подать заявление онлайн? Да. Через личный кабинет на портале Госуслуги или на сайте СФР можно загрузить текст заявления и подписать его электронной подписью.
• Сколько времени занимает переход? Обычно процесс занимает от 5 до 10 рабочих дней после подачи заявления.
• Нужна ли подпись руководителя? Для собственного заявления подпись директора (самого себя) является достаточной.
• Что делать, если в ЭТК уже есть записи? При переходе в электронный формат необходимо перенести все имеющиеся записи, что делается автоматически через систему СФР.

Переход на электронные трудовые книжки – обязательный шаг в условиях цифровой трансформации российского бизнеса. Директор, оформивший самостоятельно заявление о переходе на ЭТК, демонстрирует инициативу, ускоряет процесс адаптации и гарантирует соответствие текущему законодательству. Следуя приведённой инструкции и используя пример заявления, любой руководитель может быстро и без лишних сложностей перейти в электронный формат.

Если у вас возникнут вопросы по заполнению заявления или работе с ЭТК, рекомендуем обратиться в кадровый отдел или консультироваться с экспертом по кадровому праву.

Ключевые слова: электронная трудовая книжка, заявление о переходе, директор, самостоятельное оформление, 2026, Социальный фонд, кадровые документы.