Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Иногда возникает необходимость добавить или исправить запись: забыли оформить прием на работу, обнаружили ошибку в дате, или требуется внести сведения о приостановке трудовых отношений (мобилизация, отпуск без сохранения заработной платы и т.п.). В статье разберём, когда и как можно добавить запись в трудовую книжку, какие документы нужны и какие правила действуют для бумажных и электронных трудовых книжек.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие заполнение трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‑71.
2. Приказ Минтруда России № 3н от «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек».
3. Постановление Правительства РФ № 371 от «Об электронных трудовых книжках».
4. Разъяснительные письма Роструда и Минтруда (например, письмо 14‑6/ООГ‑2853 от ).

Эти документы определяют, что запись в трудовую книжку вносится только работодателем на основании официальных документов (приказа, трудового договора, приказа о приостановлении и т.д.). Работник сам запись не вносит, но может потребовать её от работодателя.

Кто имеет право вносить запись?

• Работодатель (директор, генеральный директор, уполномоченный представитель) – основной субъект.
• В случае электронной трудовой книжки (ЭТК) запись вносится через уполномоченный сервис (Госуслуги) после загрузки сканов или оригинала бумажной книжки.
• Кадровый специалист или бухгалтер, действующий по доверенности, может оформить запись от имени работодателя.

Если работодатель не изъявил желания оформить запись (например, на втором месте работы), то согласно практике, изложенной в источниках, «вносить запись следует по желанию генерального директора». В этом случае работник не обязан требовать запись, но может обратиться в инспекцию труда.

Когда можно добавить запись?

Запись может быть добавлена в следующих ситуациях:

• После обнаружения пропущенной записи (например, забыли оформить прием на работу). По данным от 28 июля 2021 г., «пропущенную запись можно внести в любой момент, когда была обнаружена ошибка».
• При коррекции ошибок (неверная дата, неверный должностной уровень, опечатка).
• В случае приостановления трудовых отношений (мобилизация, частичная мобилизация, отпуск без сохранения заработной платы) – запись о приостановлении и последующем возобновлении.
• При переходе с бумажной на электронную форму – загрузка сканов в ЭТК.
• После восстановления трудовых отношений после увольнения, если работник возвращается в ту же организацию.

Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке

Необходимые документы

• Трудовой договор (или приказ о приеме на работу).
• Приказ о приостановлении/возобновлении трудовых отношений (если применимо).
• Справка о стаже (при необходимости).
• Подтверждающие документы (например, копия приказа о мобилизации).

Порядок заполнения

После внесения записи подпись ставит кадровик или руководитель, а при наличии печати – ставится печать (см. пример от 23 декабря 2024 г.).

Корректировка ошибок

Если ошибка обнаружена после того, как запись уже была внесена, следует:

1. Составить акт исправления (можно в виде приказа о внесении исправления).
2. Сделать зачеркнутую запись (через две линии) с указанием причины исправления.
3. Подписать акт и поставить печать.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Как добавить запись?

• Зайдите в личный кабинет на Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка»).
• Выберите пункт «Добавить запись» и загрузите скан или фото оригинала бумажной записи (если переходите с бумажной формы).
• При необходимости загрузите приказ о приеме, приостановлении или возобновлении трудовых отношений.
• Подтвердите действие – запись будет внесена в реестр застрахованных лиц.

Если сотрудник уже имеет электронный профиль, но запись в бумажной книжке была пропущена, можно обратиться в социальный фонд с оригиналом книжки – они внесут запись в ЭТК (см. рекомендацию от 17 марта 2026 г.).

Преимущества ЭТК

• Отсутствие необходимости хранить бумажный документ.
• Автоматическое обновление данных в реестре ПФР.
• Удобный доступ для работника и работодателя.

Специальные случаи

Мобилизация и частичная мобилизация

Согласно рекомендациям Роструда, при приостановлении трудовых отношений в связи с мобилизацией необходимо внести запись о приостановлении и, после возвращения, запись о возобновлении. При этом запись делается без подписи нового нанимателя – достаточно приказа работодателя.

Переход в электронный реестр в Украине

С 10 июня 2026 г. в Украине все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный реестр застрахованных лиц. Процедура аналогична российской ЭТК, но реализуется через национальный портал «Е-Робоча книжка».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли добавить запись без согласия работодателя?

Нет. Запись вносится только работодателем или уполномоченным им лицом. При отказе работодатель нарушает Трудовой кодекс, и работник может обратиться в инспекцию труда.

Сколько времени даёт закон на исправление пропущенной записи?

Закон не устанавливает конкретный срок. Пропущенную запись можно добавить в любой момент после её обнаружения (см. 28 июля 2021 г.).

Нужна ли печать организации при внесении записи в ЭТК?

Для ЭТК печать не требуется – достаточно загрузить сканы документов и подтвердить действие через личный кабинет.

Можно ли самостоятельно исправить ошибку в своей трудовой книжке?

Нет. Самостоятельные исправления недопустимы. Необходимо оформить приказ об исправлении и выполнить запись через работодателя.

Добавить запись в трудовую книжку можно, но только при соблюдении строгих процедур:

• Запись вносит работодатель на основании официальных документов.
• Для бумажных книжек – заполнение соответствующих граф, подпись руководителя и печать.
• Для электронных книжек – загрузка сканов через Госуслуги или аналогичный портал.
• Пропущенные записи могут быть добавлены в любой момент после их обнаружения.
• Особые случаи (мобилизация, приостановка, переход в электронный реестр) регулируются отдельными приказами и рекомендациями Роструда/Минтруда.

Соблюдая эти правила, работник и работодатель обеспечивают корректность трудовой истории, что важно для расчёта пенсий, социальных выплат и подтверждения стажа.

Дата составления статьи: . Информация основана на официальных источниках (Трудовой кодекс РФ, Приказы Минтруда, разъяснения Роструда) и публичных публикациях за 2021‑2026 гг.