Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам уже более 5 лет доступен сравнительно новый формат учета стажа, электронная трудовая книжка (ЭТК). С момента ее введения в 2020 году формат успел зарекомендовать себя как удобный и надежный инструмент, который исключает риск потери работником сведений о своем трудовом стаже. Но как именно должна выглядеть ЭТК, какая информация в ней содержится и как ее правильно оформить? Разбираемся в деталях.
Что такое электронная трудовая книжка?
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек. В электронном формате этот документ представляет собой не физический бланк, а массив данных в информационной системе Социального фонда России (СФР).
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако важно помнить: одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Если же сотрудник устроился на работу впервые после 2020 года, ему автоматически оформляется только ЭТК.
Как должна выглядеть ЭТК: визуальный и информационный формат
Поскольку ЭТК не имеет физического носителя в виде книжки, вопрос о том, как она «выглядит», сводится к тому, как она отображается на экранах устройств и в выписках. Визуально электронная трудовая книжка представляет собой структурированный цифровой документ (выписку), в котором отражены все этапы карьеры.
Основные разделы и сведения в ЭТК:
- Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС.
- Сведения о трудовой деятельности:
- Наименование работодателя (юридического лица или ИП).
- Регистрационный номер организации в ПФР/СФР.
- Период работы (даты приема и увольнения).
- Трудовая функция (должность, профессия, специальность с указанием квалификации).
- Код выполняемой трудовой функции по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий).
- Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение) и его причина с ссылкой на статью ТК РФ.
- Документ, на основании которого внесены сведения (приказ, распоряжение).
Где и как посмотреть свою ЭТК?
Работающие по трудовому договору россияне могут посмотреть, как выглядит их ЭТК, несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги»: в личном кабинете формируется электронная выписка, которая имеет официальный вид и может быть распечатана.
- В личном кабинете на сайте СФР: данные обновляются регулярно по мере сдачи работодателем отчетности.
- Через банки: многие кредитные организации предоставляют выписку из ЭТК в своих мобильных приложениях.
- У текущего работодателя: по заявлению работника кадровик обязан предоставить выписку из ЭТК на бумажном носителе или в электронном виде (файлом, подписанным ЭЦП).
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Многие задаются вопросом: как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки при трудоустройстве? В отличие от бумажного формата, где достаточно показать бланк, в случае с ЭТК всё проще. Работник может предоставить:
- Выписку из ЭТК, полученную любым из указанных выше способов.
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (выдается при увольнении предыдущим работодателем).
- Просто сообщить, что он перешел на ЭТК (информация будет подтверждена через межведомственное взаимодействие и отчетность ЕФС-1).
Особенности заполнения ЭТК в кадровых программах (1С:ЗУП)
Для корректного отображения того, как должна выглядеть электронная трудовая книжка в базах СФР, работодателям необходимо правильно настраивать учетные программы. Например, 1С не любит работать с незнакомой для нее информацией, она любит справочники и классификаторы.
Чтобы данные в ЭТК сотрудника отображались корректно и не вызывали ошибок при сдаче отчета ЕФС-1, в 1С:ЗУП необходимо:
- Настроить трудовые функции: каждая должность должна быть сопоставлена с соответствующим кодом ОКЗ. Это критически важно, так как СФР проверяет соответствие наименования профессии ее коду.
- Вести актуальные справочники: при приеме на работу или переводе кадровик должен выбирать трудовую функцию из встроенного классификатора 1С, а не вносить текст вручную.
- Своевременно отправлять отчетность: именно из отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1) информация попадает в электронную трудовую книжку работника.
Преимущества ЭТК для работника и работодателя
Переход на электронный формат имеет очевидные плюсы:
- Для работника: исключен риск потери документа, порчи бумажного бланка (залитие кофе, пожар, кража). Доступ к данным открыт 24/7 из любой точки мира. Упрощается процесс трудоустройства — не нужно носить с собой оригинал документа.
- Для работодателя: снижение бюрократической нагрузки. Не нужно закупать бланки, следить за их правильным заполнением от руки, хранить бумажные книжки в сейфе и нести ответственность за их утрату.
Электронная трудовая книжка — это не просто дань моде на цифровизацию, а надежный и современный инструмент учета стажа. Выглядит она как структурированная цифровая выписка, содержащая исчерпывающую информацию о карьерном пути сотрудника, его должностях и кодах ОКЗ. Главное для работодателя — корректно настроить программы учета (такие как 1С:ЗУП) и вовремя сдавать отчетность, а для работника — знать, где и как получить выписку для подтверждения своего опыта.